Die Zukunft des Property und Facility Managements
Wie digitale Lösungen die Arbeit 2023 und darüber hinaus verändern werden
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Erfolgreiches Objektmanagement ist wie das Jonglieren mit drei Bällen – Zeit, Kosten und Qualität. Objektmanagement Software unterstützt Anwender:innen, verschiedene Prozesse rund um den Betrieb und die Verwaltung von Immobilien effizienter zu machen. In diesem Artikel sehen wir uns die wichtigsten Funktionen an und zeigen, wie die Software in der Praxis funktioniert.
Was ist Objektmanagement Software?
Objektmanagement Software dient dazu, das Management, bzw. die Bewirtschaftung einer oder mehreren Immobilien zu digitalisieren. Je nach Software und Anbieter werden verschiedene Funktionen angeboten. Objektmanagement Software hat als Zielgruppe primär Immobilienbesitzer:innen und Immobilienverwalter:innen im Fokus. Zu den wichtigsten Funktionen zählen unter anderem:
- Mietmanagement
- Immobilienbewertung und -analyse
- Verwaltung von Dokumenten wie Verträge und Abrechnungen
- Kommunikation mit Mieter:innen, Hausmeister:innen
- Planung von Maßnahmen wie Wartungen und Reparaturen
Unterschied zwischen Objektmanagement Software und Facility Management Software
Objektmanagement Software und Facility Management Software haben viele Überschneidungen, was ihre Anwendergruppen und Funktionen betrifft. Dennoch gibt es einige wesentliche Unterschiede. Software für das Facility Management oder Computer Aided Facility Management richtet sich an jene Personen und Unternehmen, die sich um den Betrieb und die Instandhaltung von Gebäuden kümmern. Zu den wichtigsten Funktionen zählen:
- Wartungs- und Reparaturmanagement
- Ressourcen- und Inventarverwaltung
- Raum- und Arbeitsplatzverwaltung
- Reinigungs- und Pflegemanagent
- Compliance
Was ist ein Ticketsystem für Hausmeister:innen?
Ein Ticketsystem für Hausmeister ist eine eine spezifische Art von Facility Management Software mit einem Fokus auf die Verwaltung und Verfolgung von Wartungs- und Reparaturanfragen. Hier sind die Hauptmerkmale und Vorteile:
- Erstellung von Tickets: Bewohner:innen oder Eigentümer:innen können Wartungsanfragen (Tickets) erstellen, die automatisch im System erfasst werden.
- Priorisierung und Kategorisierung: Tickets können nach Dringlichkeit und Art der Aufgabe (z.B. Elektrik, Sanitär, Reinigung) kategorisiert und priorisiert werden.
- Zuweisung und Verwaltung: Tickets werden an den zuständigen Hausmeister oder Handwerker zugewiesen, der die Aufgabe übernimmt.
- Statusverfolgung: Der Status jedes Tickets (z.B. neu, in Bearbeitung, abgeschlossen) lässt sich in Echtzeit verfolgen.
- Kommunikation: Meist bietet die Software für Hausmeister auch eine Plattform für die Kommunikation zwischen Hausmeistern, Bewohnern und Eigentümern, um Informationen zu teilen und Rückmeldungen zu geben.
- Dokumentation: Jede Aktivität und jedes Update zum Ticket wird dokumentiert, was eine lückenlose Nachverfolgung ermöglicht.
- Berichterstattung: Ticketsystem für Hausmeister kann Berichte über die Anzahl und Art der Tickets, Bearbeitungszeiten und andere Leistungsindikatoren generieren.
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Wer verwendet Objektmanagement Software?
Software zur Verwaltung von Immobilie wird von verschiedenen Personen verwendet. Dazu zählen in der Regel die folgenden:
Eigentümer:innen
- Nutzen Objektmanagement Software, um Gebäude effizient und produktiv zu verwalten.
- Planung von Wartungen, Sanierungen und Leerständen.
- Verwalten von Mietverträge und Mietzahlungen
- Überwachung der Immobilienleistung und Rendite
- Kommunikation mit Mieter:innen und Dienstleister:innen
- Dokumentenmanagement (Verträge, Rechnungen, Abrechnungen)
- Budgetierung und Finanzberichterstattung
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Regularien
Hausmeister:innen und Immobilienverwalter:innen
- Planung und Durchführung von Wartungs- und Reparaturarbeiten
- Software für die Hausverwaltung ermöglicht die Verfolgung und Dokumentation von Arbeitsaufträgen
- Inventar- und Materialverwaltung
- Erstellen von Sicherheits- und Inspektionsprotokollen
- Kommunikation mit Eigentümer:innen, Mieter:innen und Handwerker:innen
- Dokumentation von Vorfällen und Schäden
- Planung und Koordination von Reinigungs- und Pflegearbeiten
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Handwerker:innen
- Empfang und Bearbeitung von Arbeitsaufträgen
- Dokumentation der durchgeführten Arbeiten
- Kommunikation mit Hausmeister:innen und Eigentümer:innen
- Planung und Terminierung von Reparaturen und Wartungsarbeiten
- Erstellung von Kostenvoranschlägen und Rechnungen
Welche Vorteile bietet Software für Hausmeister?
Softwares für das digitale Objektmanagement kommen mit verschiedenen Vorteilen. Folgend stellen wir Ihnen eine Auswahl vor:
- Flexible Bewirtschaftung: Software für Hausmeister erleichtert die Immobilienbewirtschaftung. Statt Prozesse analog und ineffizient abzuarbeiten, erfolgen viele Dinge mit wenigen Klicks. Ein geringerer administrativer Aufwand bedeutet niedrigere Kosten und mehr Zeit für das, was zählt.
- Überblick behalten: Mit Software für Hausmeister behalten Anwender:innen den Überblick. Dies gilt sowohl für die Verwaltung als auch für Sanierungen, Reparaturen und die Leerstandplanung.
- Effizientes Störungsmanagement: Störungen erfordern rasche Planung und Umsetzung von Maßnahmen sowie deren Koordination: Digitales Störungs- und Mängelmanagement unterstützt Nutzer:innen von der Identifikation über die Kategorisierung bis hin zur Behebung und Dokumentation von Störungen und Mängeln.
- Weniger administrativer Aufwand: Software für das Objektmanagement verringert den administrativen Aufwand enorm. Tätigkeiten wie die Kategorisierung, Sortierung, Ablage und Erstellung von Reports generieren keinen Gewinn, sind aber oft unumgänglich. Software automatisiert diese Aufgaben.
- Einfache Kommunikation: Software für Hausmeister unterstützt eine reibungslose Kommunikation. Wichtige Informationen gehen nicht verloren, Missverständnisse können besser vermieden werden.
- Sichere Dokumentenspeicherung: Viele Softwares für das Objektmanagement bewahren Dokumente sicher in einer verschlüsselten Cloud auf. Anwender:innen können Zugriffsrechte erteilen und Dokumente jederzeit abrufen.
Objektmanagement Software in der Praxis
Wie sieht das Arbeiten mit Software für das Objektmanagement in der Praxis aus? Wir veranschaulichen dies am folgenden Beispiel, in dem die Software PlanRadar für das Erfassen, Kommunizieren und Nachverfolgen eines Reparatur-Auftrags in einer Immobilie verwendet wird. PlanRadar ist eine Plattform für die Dokumentation, Kommunikation und das Reporting rund um Bau- und Immobilienprojekte. Die Software macht zahlreiche Prozesse effizienter und sorgt so für eine Zeitersparnis von bis zu 7 Arbeitsstunden pro Woche.
1. Schaden erfassen und Ticket erstellen
In einer Immobilie wird der Eigentümerin von einem Mieter ein undichtes Eckventil gemeldet. Die Eigentümerin erstellt ein Ticket und weist es dem Facility Manager zu. Dieser begutachtet den Schaden vor Ort und fügt zum Ticket einer genaue Beschreibung und einigen Bilder und andere wichtige Informationen hinzu. Darüber hinaus verortet er das Ticket exakt auf einem digitalen Plan des Objekts.
2. Arbeitsauslastung von Mitarbeiter:innen überprüfen und Ticket zuweisen
Anschließend überprüft der Facility Manager die Auslastung seiner Mitarbeiter:innen. Anhand der aktuellen Benutzermetriken sieht er, welche Personen im Team gerade mit vielen Aufgaben beschäftigt sind und wer noch über freie Ressourcen verfügt. Mit einem Klick weist er das Ticket an eine Mitarbeiterin zu, die sich zeitnah um die Behebung des Schadens kümmern kann.
3. Nachverfolgung in Echtzeit
Die Eigentümerin der Immobilie wird über alle Änderungen im Ticket in Echtzeit informiert. Sie sieht den aktuellen Status der Arbeiten und die einhergehende Kommunikation zwischen Facility Manager und Mitarbeiterin. Anhand von Statistik-Dashboards kann sie zudem alle Informationen zur gesamten Immobilien mit wenigen Klicks aufrufen. So erhält sie einen Überblick über alle gerade erfolgenden Arbeiten und deren Status. Auf Wunsch erstellt sie oder der Facility Manager auf Knopfdruck fertige Berichte für die Dokumentation.
Wie das Beispiel zeigt, vereinfacht PlanRadar verschiedene Prozesse, die mit der Erfassung und Behebung des Schadens einhergehen. Darüber hinaus unterstützt die Software Immobilienbesitz:innen, Objektmanager:innen und Facility Manager:innen noch bei zahlreichen weiteren Aufgaben.
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