Reibungslose Kommunikation für maßgeschneiderte Projekte

So erhöht IT‘LEC mit PlanRadar die Qualität seiner Projekte durch bessere Kommunikation innerhalb der Teams

IT’LEC, ein Elektrizitätsunternehmen, das sich im Bereich Luxuslandhäuser spezialisiert hat, sah sich mit den Anforderungen seiner einzigartigen, anspruchsvollen Kundschaft konfrontiert. Die Koordination mehrerer auf verschiedene geografische Regionen verteilter Projekte wies ein hohes Maß an Komplexität auf und stellte die Kommunikation und das Qualitätsmanagement vor besondere Herausforderungen.
Um diesen zu begegnen, setzt IT‘LEC auf PlanRadar, damit alle Teams unabhängig vom Standort auf die gleichen aktuellen Informationen zugreifen sowie Aufgabenmanagement und Lokalisierung auf digitalisierten Plänen erfolgen können.
In der Folge verbesserte sich die Kommunikation innerhalb der Teams, die Qualität erhöhte sich, während Antwortzeiten geringer wurden. Teams vor Ort haben nun Zugriff auf genaue Informationen auf Plänen, was ihre Aufgaben optimiert. Daneben können mit PlanRadar vor Ort Fortschrittsberichte erstellt werden, welche klare Einblicke in Projekte liefern.

Die Herausforderung: eine anspruchsvolle Kundschaft zufriedenzustellen, die höchste Lieferqualität erwartet

Alexis Meyer ist Leiter der Entwicklungsabteilung bei IT‘LEC. Er bildet die Verbindung zwischen Architekt:innen, Projektmanager:innen und den Teams vor Ort. Nach Sammlung aller Anfragen der Architekt:innen und Projektmanager:innen erstellt er die Pläne, in die er so viele Informationen wie möglich aufnimmt. Sein Hauptziel liegt in der möglichst einfachen und klaren Darstellung der Informationen, die er dann an die Teams vor Ort weiterleitet.

IT‘LEC betreibt gleichzeitig eine ganze Reihe von Projekten, die sich mehr als 70 km voneinander entfernt befinden können. Dies stellt eine organisatorische Herausforderung dar, die Nachverfolgung und Anwesenheit vor Ort sicherzustellen, und führt zu einer hohen Komplexität auf Grund der vielen Informationsquellen, die verarbeitet werden müssen. Dessen ungeachtet liegen die Hauptherausforderungen in der Qualität des fertigen Projekts, das den hohen Standards der Kundschaft im Luxussegment genügen muss. Daher ist es für Meyer grundlegend wichtig, die Anforderungen der Architekt:innen und Projektmanager:innen in den Plänen klar darzustellen, damit die Bauteams unter idealen Bedingungen arbeiten und das erwartete Maß an Exzellenz erbringen können. Vor dem Einsatz von PlanRadar schickte Meyer die Pläne per E-Mail an die Teams vor Ort. Diese druckten sie dann aus und trugen Anmerkungen auf Papier ein. Das Problem bestand darin, dass es dadurch mehrere verschiedene Pläne für das gleiche Projekt gab und so Fehler mangels zentralisierter Informationen auftraten.

Die Lösung: Zentralisierung von Informationen auf einer einzigen Plattform

Dank seinem Background im Bauwesen hatte Meyer bereits die Kommunikation zwischen Projektbeteiligten als potenzielle Fehlerquelle erkannt. Zunächst versuchte Meyer, des Problems mit den Tools Herr zu werden, die er bereits hatte (Excel …), aber er konnte nichts finden, das all seinen Bedürfnissen genügte. Dann stieß er auf PlanRadar. 

Während der einmonatigen kostenlosen Testzeit von PlanRadar bemerkte Meyer, dass damit nicht nur alle seine Probleme beseitigt waren, sondern die Plattform  ihm auch neue Möglichkeiten bot. Für IT‘LEC besteht der Hauptvorteil von PlanRadar in der Fähigkeit zur Zentralisierung aller Baustelleninformationen wie Pläne, Datenblätter und wichtige Dokumente sowie ihrer Synchronisierung an einem Ort. Da PlanRadar auf Smartphones und in Browsern genutzt werden kann, können alle Teams auf die Informationen jederzeit und überall zugreifen. Bei IT‘LEC schätzt man vor allem das Aufgaben-Tool, mit dem Aufgaben direkt auf dem digitalisierten Plan in der Anwendung angeordnet und Nutzer:innen zugewiesen werden können. Ein weiterer Vorteil der Plattform liegt in der Fähigkeit zur automatischen Aktualisierung von Plänen ohne Verlust der bereits gespeicherten Aufgaben. 

Zusätzlich ist nach Ansicht von IT‘LEC die Bereitstellung durchgängig aktualisierter Informationen eine herausragende Funktion. In einem Bereich wie dem Luxussegment können sich Anforderungen über Nacht ändern. Reaktionsfähigkeit ist daher immer erforderlich. Dank PlanRadar mit seiner Datensynchronisierung für alle Projektbeteiligten haben Teams ungeachtet der Entfernung voneinander immer den gleichen Informationsstand. Heute nutzt IT‘LEC 50 Pläne für 30 laufende Projekte mit PlanRadar. 

Das Ergebnis: reibungslosere Kommunikation und bessere Lieferqualität

Die Qualität der Kommunikation zwischen den Teams hat sich erhöht. Dank der Zentralisierung der Informationen und dem direkten Zugriff auf die gleichen aktuellen Informationen für alle erhöhen sich Informationsfluss und Fortgang der Projekte, sodass IT‘LEC die Anforderungen seiner Kundschaft besser erfüllen kann. Zum Beispiel können Teams vor Ort über die Aufgabenfunktion von PlanRadar beim Ziehen eines Elektrokabels für Beleuchtungskörper direkt auf dem Plan auf alle notwendigen Informationen zugreifen: Lage des Kabels, Art des Kabels, technische Datenblätter für die Beleuchtung, die über das Kabel versorgt werden, usw. Nach Aussagen Meyers „liegt das Ziel beim Einsatz von PlanRadar auch in der Vereinfachung der Arbeit für die Personen vor Ort. Heute wird erwartet, alles jederzeit zu wissen. Wie kompliziert! Mit PlanRadar können Personen vor Ort jederzeit auf die nötigen Informationen zugreifen!“ Eine weitere tolle Funktion, die man beim Verwenden von PlanRadar entdeckte, war die Bearbeitung von Berichten direkt aus der Anwendung heraus. Mit nur wenigen Klicks kann Meyer Fortschrittsberichte für die Kundschaft direkt von der Baustelle aus erstellen. Dies verschafft eine klare Übersicht über den Fortschritt der Projekte. 

„Derart genaues Reporting direkt von der Baustelle vermittelt der Kundschaft ein gutes Bild“.“ Alexis Meyer fügt hinzu: „Ich habe diese Berichte allen meinen Kunden und Kundinnen gesendet, die meinten, dass sie das nie zuvor gesehen hätten, und es großartig fanden! Sie konnten das gesamte Projekt im Voraus, jeden Lichtschalter usw. sehen …“ Mit Hilfe der Anwendung verbringt Meyer weniger Zeit mit der Bearbeitung von Berichten. Er kann schnell einen Bericht mit einem Teil, der den Plan mit Anmerkungen sowie Nummern enthält, und einem zweiten Teil mit der Beschreibungslegende dieser Nummern erstellen. Dies verschafft der Kundschaft einen klaren, genauen Überblick über den Fortschritt der Arbeiten. Künftig plant man, PlanRadar bei 100 % der Projekte von IT‘LEC zum Einsatz zu bringen und die Verwendung der BIM-Modelle bei den Kunden und Kundinnen zu fördern, um die Projekte klarer und sichtbarer zu gestalten.