Für den reibungslosen Betrieb von Gebäuden ist die Hausverwaltung zunehmend auf effizienzsteigernde Tools angewiesen. Als große Hilfe haben sich dabei verschiedene digitale Helfer erwiesen, die von einfachen Zeitplänen in Excel bis hin zu komplexer Facility Management Software reichen. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen eine Excel-Vorlage für die Hausverwaltung kostenlos für den Download zur Verfügung und zeigen Ihnen, wie Sie sie mit PlanRadar nutzen, um Ihre Arbeitsplanung mit Software auf eine neue Stufe zu heben.
Excel-Vorlage für Hausverwaltung kostenlos herunterladen
Laden Sie sich hier eine gratis Vorlage für die Hausverwaltung im Excel-Format herunter. Sie können die Vorlage in Excel einfach an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen, indem Sie weitere Felder und Zeilen hinzufügen. Mittels Vorlage behalten Sie einfach und effizient den Überblick über alle anfallenden und zu erledigenden Arbeiten. Sowohl geplante Wartungs- und Reinigungsmaßnahmen als auch spontane Arbeiten wie Reparaturen lassen sich damit einfach und übersichtlich planen.
Füllen Sie einfach das untenstehende Formular aus, um die Vorlage herunterzuladen.
Hausverwaltung-Vorlage mit PlanRadar nutzen
Die besten Ergebnisse mit der Vorlage erzielen Sie, wenn Sie sie mit der Nutzung von PlanRadar kombinieren. Denn mit PlanRadar erfolgt die Datenerfassung über die Vorlage digital. Dadurch stehen Informationen sofort zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung, so dass Sie auf Knopfdruck fertige Arbeitsplanungen und Protokolle erstellen.
So digitalisieren Sie die Vorlage mit PlanRadar:
Schritt 1: Laden Sie unsere kostenlose Hausverwaltung-Vorlage herunter.
Schritt 2: Exportieren Sie die Vorlage in eine PDF-Datei.
Schritt 3: Verwenden Sie einen PDF-Editor (z. B. Acrobat Pro oder PDF-XChange Editor), damit Ihre PDF-Datei ausfüllbare Felder verwendet.
Die folgenden Feldtypen werden in PDF-Formularen unterstützt:
– Textfelder
– Dropdown-Menüs
– Radio-Button
– Kontrollkästchen
Wir unterstützen keine Scripting-, Berechnungs- oder Bildfelder.
Schritt 4: Laden Sie Ihre PDF-Datei, die jetzt Formularfelder enthält, in PlanRadar hoch.
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Wie Sie die Hausverwaltung Excel-Vorlage effizient nutzen
Wir haben für Sie in der Wartungsplan-Vorlage für die Hausverwaltung einige beispielhafte Arbeiten samt Zeitaufwänden angelegt. Sie können die Vorlage vor Ort oder im Büro entweder am Tablet oder PC bearbeiten und ausfüllen. Alternativ lässt sich das Excel-Dokument auch ausdrucken, so dass Sie die Planung von Arbeiten und Maßnahmen auch auf Papier durchführen können.
Sie können die Vorlage auch beliebig nach eigenen Wünschen und Vorgaben verändern und erweitern, denn wir haben das Excel-Dokument frei zugänglich, also nicht schreibgeschützt gemacht. Das erlaubt Ihnen, auch spontan auf Veränderungen oder Entwicklungen zu reagieren und entsprechende Veränderungen vorzunehmen.
Moderne Hausverwaltung mit digitalen Tools unterstützen
Ob wirtschaftliche, kaufmännische, oder technische Hausverwaltung – digitale Lösungen sorgen in jedem Bereich für nachhaltige Effizienzsteigerungen. Denn die Aufgaben im Facility Management sind in den letzten Jahren beständig komplexer geworden, unabhängig davon, ob es Kosten, Mieter, technische oder legale Aspekte betrifft.
Für kleinere Objekte ist eine erfolgreiche Hausverwaltung mit Excel absolut möglich. Ab einer gewissen Größe wird aber eine Spezialsoftware für Gebäudemanagement- und Verwaltung zu einer lohnenden Investition. Diese kann mehrere Aufgabengebiete der Hausverwaltung miteinander verknüpfen und sorgt so für eine enorme Arbeitsersparnis und beugt zudem Fehler und Missverständnisse vor.
Mehr Effizienz mit PlanRadar als Software für die Hausverwaltung
Die Hausverwaltung-Software PlanRadar unterstützt Sie bei vielen Prozessen im Facility Management.
Verwalten täglicher Aufgaben
Behalten Sie stets den Überblick über Ihre To-Do-Liste und delegieren Sie Aufgaben an Ihr Team und Auftragnehmer, indem Sie alle Aktivitäten an einem Ort überwachen. Digitale Checklisten, automatisches Berichtswesen und mehr reduzieren Ihren administrativen Aufwand. Sie erfassen Daten direkt vor Ort mit mobilen Geräten und weisen Mitarbeitern und externen Partnern Aufgaben mit wenigen Klicks zu.
Wartungsarbeiten planen und überwachen
Legen Sie Erinnerungen für wiederkehrende Wartungsmaßnahmen fest und reagieren Sie kurzfristig auf spontane Reparaturen. Behalten Sie alle Arbeiten in digitalen Wartungsplänen im Blick und Koordinieren Sie alle Arbeitsschritte auf einer zentralen Plattform.
Von überall auf Informationen zugreifen
Ob Grundrisse, Installationsanleitung oder Informationen über technische Anlagen: Bewahren Sie Dokumente sicher an einem zentralen Ort auf. Profitieren Sie von transparenten Prozessen und machen Sie alle Arbeiten samt der damit einhergehenden Kommunikation auf Knopfdruck nachvollziehbar.
Was sind die Leistungsbereiche einer Hausverwaltung?
Sehen wir uns einmal etwas genauer an, was von einer modernen Hausverwaltung alles verlangt wird. Welche Aufgaben im Detail zu erfüllen sind, hängt von zwei Faktoren ab. Zum einen gibt es die gesetzlichen Vorgaben, welche etwa in Deutschland im Gesetz über das Wohnungseigentum und das Dauerwohnrecht geregelt sind. Darüber hinaus steht es den Immobilieneigentümern natürlich zu, der Hausverwaltung mit zusätzlichen Aufgaben zu betrauen.
Damit kann der Leistungskatalog der Hausverwaltung äußerst umfassend werden. Grob lässt sich das Aufgabenspektrum in drei Bereiche einteilen. Bei größeren Objekten können diese Bereiche tatsächlich getrennt voneinander existieren, wobei es natürlich immer auch Schnittstellen und Überschneidungen gibt. Bei kleineren Objekten ist es aber üblich, dass eine Verwaltung sich um alle drei Teilbereiche gleichzeitig kümmert.
Die wirtschaftliche Hausverwaltung
Der wirtschaftliche Leistungsbereich der Hausverwaltung umfasst unter anderem die Erfassung und Bezahlung von anfallenden Rechnungen und die damit verbundene Buchführung. Sämtliche Ein- und Ausgänge sind zu erfassen und in entsprechenden Intervallen abzurechnen.
Eine weitere Aufgabe der wirtschaftlichen Hausverwaltung ist die Erstellung eines Wirtschaftsplans für das kommende Jahr. Hier gilt es sicherzustellen, dass alle voraussichtlichen Kosten gedeckt werden können. Erfahrungen aus den vergangenen Jahren sind hier unerlässlich, um eine gute Prognose für das nächste Wirtschaftsjahr erstellen zu können.
Schlussendlich ist eine jährliche Hausgeldabrechnung zu erstellen. Diese umfasst alle angefallenen Kosten und Einnahmen, sowie eine Abrechnung inklusive Aufschlüsselung der Umlage auf die einzelnen Eigentümer des Mietobjektes. Diese wird schließlich auf der jährlichen Eigentümerversammlung präsentiert.
Die kaufmännische Verwaltung
Die kaufmännische Verwaltung umfasst unter anderem die Vertretung des Mieteigentümers gegenüber den Mietern, inklusive Eintreiben der Miete, Einhaltung des Hausrechts und so weiter. Zudem fällt auch die Veranlagung der Einnahmen in diesen Bereich, bzw. der Aufbau von Rücklagen für künftige Investitionen.
Zudem beschäftigt sich die kaufmännische Verwaltung mit der Kostenoptimierung. Darunter kann zum Beispiel eine Neuverhandlung von Gas-, Strom- und Wasserverträgen fallen, von Versicherungsverträgen und anderen Kostenfaktoren. Auch eine Vertretung gegenüber der Gemeinde bzw. der Stadt wird in der Regel von der kaufmännischen Verwaltung übernommen.
Die technische Verwaltung
Die technische Verwaltung umfasst die Instandhaltung, Modernisierung und Sanierung der Mietobjekte. Hier ist unter anderem der Erhalt der sanitären Anlagen beinhaltet, der Wasser-, Gas- und Stromversorgung und alles was sonst noch an technischen Maßnahmen notwendig ist, um den Mietern ein angemessenes Wohnerlebnis zu ermöglichen.
Ein weiteres wichtiges Aufgabengebiet der technischen Verwaltung ist es, mögliche Schäden am Mietobjekt frühzeitig erkennen und nach Möglichkeit vermeiden bzw. beheben zu können. Dazu gehören regelmäßige Inspektionen der Infrastruktur sowie vorbeugende Reparaturen. Wird hier grob fahrlässig gehandelt und kommt es so zu vermeidbaren Schäden am Mietobjekt oder anliegenden Immobilien, so kann die technische Hausverwaltung selbst für die Schäden haftbar werden. Dieser Aspekt ist also in seiner Wichtigkeit nicht zu unterschätzen.
Als Verwalter ist es daher oberstes Gebot Schäden so früh wie möglich zu erkennen und nach Möglichkeit erst gar nicht entstehen zu lassen. Eine alte Wasserleitung frühzeitig ersetzen zu lassen ist deutlich billiger als bis zum Rohrbruch abzuwarten und erst dann auf bereits entstandene Schäden zu reagieren.
Notwendige Reparaturen können von der Verwaltung selbst durchgeführt bzw. an entsprechende Serviceunternehmen vergeben werden. Die Verwaltung ist dabei sowohl für die Überwachung der Reparaturmaßnahmen als auch für die Abrechnung verantwortlich. Die Vergabe und Abrechnung von Reparaturmaßnahmen können allerdings auch in den kaufmännischen Bereich fallen.
Tatsächlich kommt es in den wenigsten Fällen zu einer harten Trennung der drei Aufgabengebiete, da sich viele Aufgaben und Kompetenzen überschneiden.
Wichtige Aufgaben der Hausverwaltung im Überblick
Sehen wir uns einige der wichtigsten Aufgaben im Detail an, die das Facility Management heutzutage zu erfüllen hat. Prinzipiell kann eine Verwaltung den Objekteigentümer in fast allen Bereichen vertreten, wobei die Details natürlich vom jeweils abgeschlossenen Verwaltungsvertrag abhängen.
Verwaltung der Mieteinahmen
Eine wichtige Funktion ist die Verwaltung der Mieteinahmen. Diese sind natürlich im besten Interesse der Wohnungseigentümer zu verwalten. Hier geht es nicht nur um eine exakte Abrechnung der Mieteinnahmen, sondern auch um die Schaffung von Rücklagen für notwendige Reparaturen, Sanierungen oder anstehende Modernisierungsmaßnahmen.
Größere Investitionen müssen allerdings in der Regel von der Eigentümerversammlung abgesegnet werden.
Mietzinsfestsetzung
Sofern nicht anders vertraglich geregelt kann die Hausverwaltung die Miete für die verwalteten Objekte selbstständig festlegen. Hier sind natürlich immer sowohl die wirtschaftlichen als auch die gesetzlichen Rahmenbedingungen, wie zum Beispiel die aktuelle Lage am Mietmarkt oder regionale Mietobergrenzen, zu beachten.
Zugleich gehört es zu den Aufgaben, die fälligen Mieten einzutreiben und säumige Mieter zu mahnen. Im extremen Fall ist von der Verwaltung auch eine Delogierung durchzuführen.
Auswahl und Verwaltung der Mieter
Die Hausverwaltung ist oft auch direkt für die Auswahl und Verwaltung der Mieter zuständig. Sie entscheidet in diesem Fall, wer als Mieter akzeptiert wird, ob Mietverträge verlängert werden und kümmert sich auch um die notwendigen Arbeiten bei einem Auszug eines Mieters bzw. Mieterin.
Die Hausverwaltung ist zudem der erste Ansprechpartner des Mieters bzw. der Mieterin. Sie muss sich in Vertretung des Objekteigentümers bei anfallenden Problemen und Streitigkeiten um eine schnelle, nachhaltige und langfristige Lösung kümmern.
Verwaltung der Mietobjekte
Der größte Brocken ist sicherlich die Verwaltung des Mietobjektes selbst. Dazu gehören etwa die Verwaltung von Versicherungs- und Versorgungsverträge, die rechtzeitige Bezahlung von Rechnungen, die Ermittlung von notwendigen Instandhaltungsmaßnahmen und noch einiges mehr.
Abhängige von den abgeschlossenen Mietverträgen und den gesetzlichen Rahmenbedingungen müssen dabei nicht nur die Anliegen und Wünsche des Objekteigentümer berücksichtigt werden, sondern auch die der Mieter. Letztere haben zum Beispiel bei Modernisierungsmaßnahmen oft ein Mitsprachrecht, besonders wenn es im Zuge der Modernisierung zu einer Erhöhung der Betriebskosten kommen würde.
Erstellung der jährlichen Bilanz
Die Hausverwaltung hat von Gesetzes wegen für eine ordnungsgemäße Buchführung zu sorgen. Dazu gehört auch die Erstellung einer jährlichen Bilanz und Jahresabrechnung. Zudem ist eine jährliche Hausgeldabrechnung zu erstellen, wobei die Gewinne bzw. Verluste nach einem vorher festgelegten Schlüssel auf die Eigentümer umgelegt werden.
Technische Verwaltung
Zu guter Letzt muss sich die Hausverwaltung auch um die technischen Anlagen im Mietobjekt kümmern. Dazu gehört etwa die Früherkennung von notwendigen Reparaturen, die Instandhaltung der technischen Installationen, wie etwa Wasser- und Gasleitungen, Beleuchtung oder der Liftanlagen.
Je nach Vereinbarung mit den Mieteigentümern hat die Verwaltung auch Befugnisse bezüglich der Modernisierung bzw. der Sanierung der Mietobjekte. Der Trend zu nachhaltigen Sanierungen, etwa im Bereich Energieeffizienz und Wärmedämmung, machen diesen Aufgabenbereich besonders anspruchsvoll.
Eigentümerversammlung
Per Gesetz muss zumindest alle zwei Jahre zu einer Eigentümerversammlung kommen. Diese ist von der Hausverwaltung fristgerecht zu organisieren.
Bei einer Eigentümerversammlung wird unter anderem die Jahresbilanz vorgelegt. Zudem können verschiedene Beschlüsse gefasst werden. So kann der Vertrag der Hausverwaltung verlängert bzw. eine neue Hausverwaltung bestellt werden.
Zudem müssen größere bzw. außergewöhnliche Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen von der Eigentümerversammlung beschlossen werden.
