Úspora času díky efektivní komunikaci a řešení reklamací
Společnost REWE Group Rakousko optimalizuje řízení závad a převzetí díla během výstavby či rekonstrukce svých prodejen a inventarizace poboček.
Společnost REWE Group Austria, významný maloobchodní konglomerát, se musela vypořádat s výzvou, jak odstranit duplicitní práci a zefektivnit procesy řízení závad a schvalování. Zpočátku experimentovali s různými metodami, včetně softwaru Microsoft Office, ale ukázalo se, že jsou neefektivní. Poté přijali jako řešení aplikaci PlanRadar.
PlanRadar si uživatele rychle získal, protože jim umožňuje efektivně přiřazovat úlohy, centralizuje přístup k informacím a usnadňuje řízení reklamací. Díky tomu se podařilo ušetřit čas, zredukovat požadavky na vybavení a snížit náklady.
Celkově PlanRadar výrazně zvýšil efektivitu procesů, omezil spotřebu papíru a poskytl společnosti REWE Group Austria přehledné, standardizované a nákladově efektivní řešení pro řízení závad a schvalování.
Výzva: eliminovat duplicitní práci
Roger Lenherr má jako vedoucí projektový manažer na starosti zavedení aplikace PlanRadar v technickém oddělení. Techničtí projektoví manažeři mají za úkol koordinovat a monitorovat náklady, termíny a kvalitu po celou dobu projektu. Společnost BILLA se o aplikaci PlanRadar dozvěděla, když její tým hledal webovou aplikaci pro standardizaci procesů pro řízení závad a převzetí díla. V předchozích projektech tým testoval jiné metody, například využívání nástrojů Microsoft Office pro inventarizaci v prodejnách. Také zkoušeli zasílat jednoduché zprávy s popisem závady po telefonu nebo e-mailu nebo je zaznamenávat do různých stavebních reportů. To kýženou efektivitu nepřineslo – mnohé úkony se dělaly duplicitně. Některé problémy zaevidoval jak místní tým pro kontrolu budovy, tak i odborní technici. Proto se tým rozhodl vyzkoušet PlanRadar.
Řešení: vyšší efektivita s nástrojem pro řízení závad od společnosti PlanRadar
Ve skupině REWE Group Rakousko se začala aplikace PlanRadar používat již v roce 2014 v prodejnách BIPA. V rámci startovacího projektu si tým otestoval různé funkce softwaru a výsledek byl přesvědčivý. Zejména se ukázalo, že flexibilní systém pro evidenci závad dokáže optimalizovat pracovní procesy. Můžete přiřazovat úkoly a práci přímo odpovědným osobám a všichni ostatní uživatelé kdykoli vidí aktuální stav. Roger Lenherr vysvětluje, proč je se softwarem spokojený: „Všichni technici přistupují k jedné centrální platformě, a tedy ke stejným informacím. Díky tomu dokážeme předcházet chybám a nedorozuměním.“. PlanRadar pomáhá technikům a architektům ušetřit spoustu času protože mohou zaznačit konkrétní místo v digitálním výkresu, přiložit fotografie a posílat kompletní dokumentaci přímo z místa pomocí tabletu nebo chytrého telefonu. Reklamační řízení může být zahájeno okamžitě, jakmile je problém zjištěn. S aplikací PlanRadar také není potřeba žádné velké vybavení pro převzetí díla a řízení závad přímo na místě. Pracovníci už si nemusí tisknout velkoformátové stavební výkresy a nosit s sebou fotoaparáty a notebooky. To vše nahradí funkce PlanRadaru pro mobilní zařízení. „Aplikace PlanRadar se pravidelně používá pro renovace a práce na nových budovách určených pro maloobchodní prodej potravin pod značkami BILLA, BILLA PLUS, BIPA PENNY a ADEG. Využívá ji zhruba pět lidí v každé prodejně,“ uvádí Stefan Pany. Při takovémto počtu uživatelů je důležitá fáze zaškolení. Všichni zapojení spolupracovníci musí být se softwarem dobře obeznámeni, chtějí-li efektivně využívat jeho četné funkce a dosahovat s nimi nejlepších možných výsledků. Ve skupině REWE Group Rakousko se tuto výzvu podařilo vyřešit pomocí školicích podkladů a návodů, které si společnost sama vytvořila. Jsou v nich popsány veškeré zodpovědnosti a rámcové podmínky použití, které musí uživatelé znát.
Úspora času, efektivní procesy a nové oblasti použití
Tam, kde byla aplikace PlanRadar použita při výstavbě či inventarizaci prodejen, mohla společnost REWE Group Rakousko pozorovat nemalé zvýšení efektivitu procesů. Roger Lenherr popisuje své dobré zkušenosti se softwarem a to, jak mu šetří čas: „S aplikací PlanRadar jsou naše procesy standardizované, jasné a efektivní. Nedochází k duplicitám.“ Jelikož využívání softwaru pro řízení úloh a závad snižuje spotřebu papíru, podařilo se společnosti také snížit náklady. Roger Lenherr již nyní plánuje zavedení aplikace PlanRadar v REWE Group Rakousko i v jiných oblastech: „PlanRadar se pro naše procesy osvědčil. Je to intuitivní nástroj, který se snadno ovládá. Aktuálně ho využíváme především pro převzetí stavby a řízení závad. Do budoucna bude nicméně využíván i pro stavební dokumentaci.“
