Pět nejlepších tipů pro efektivnější správu webu

1.) Get up to date with the latest management tools

When we think of a site or construction manager, we often picture an authoritarian and process-driven figure, someone who might have progressed from the shop floor and is operationally focused. But the site manager role is evolving. The most successful managers exhibit strong leadership skills and are focused on their own accountability while building strong and capable teams.

Traditionally, site managers needed hands-on experience of the site and its construction, to ensure it met the design and operational requirements. While these experiences are still relevant, the job has transformed into a ‘mini business management’ role, requiring detailed data and reporting to share construction progress with senior management. Working with the right software tools and services becomes as important as your knowledge of construction processes and people management when demonstrating site safety and efficiency.

The right management tools are central to realising the greatest efficiencies and ensuring projects are completed on time. In the past, siloed information and inconsistent data sharing meant that project reports were often incomplete or out-of-date and delays were common. Cloud-based web applications, like PlanRadar, provide real-time understanding of your entire project. All stakeholders now have accurate information about the project at the touch of a button, fostering a culture of transparency and collaboration towards a shared goal of efficiency.

The best site management tools are:

• Cloud-based, for instant access to complete data
• Intuitive, accessed without the need for training courses
• Easy to use – anytime and anywhere
• Updated in real-time
• Site-specific – with the ability to record defects and tasks directly to the site map for easy identification
• Project enablers – allowing managers to prioritise and instantly assign tasks to team members
• Personalised – generating specific reports and productivity analysis

Site managers have increased pressure to cut costs and keep operations are lean and must be able to demonstrate this at any given moment. Accurate forecasting depends on accurate data that can be gathered and reported on quickly and easily. The latest management tools provide this and much more.

2.) Develop a culture of collaboration

A study conducted by the Project Management Institute (PMI) revealed that ineffective communication had a negative impact on successful project execution:

US$135 million is at risk for every US$1 billion spent on a project. Further research on the importance of effective communications uncovered that a startling 56 per cent (US$75 million of that US$135 million) is at risk due to ineffective communications.

It can be easy to get caught up in the figures and forget that project management is also people management. When the focus is solely on quality, cost and time, the importance of people and the team can be lost. Of course, we need to prevent overspending, delays and poor quality, but the strategy needs to be more long term. We need to motivate the individuals working on-site because they will make the efficiencies and quality standards a reality.

For this reason, the modern site manager is a leader, setting a vision for the site and ensuring that all team members share in that vision. Every team member should understand their role and how and why it links to site safety and project success. Team members should be encouraged to take accountability for their work so that site managers don’t slip into micromanagement.

As one of construction’s senior roles, site managers set a positive example for the whole company; others notice and follow your lead. Practically demonstrate your work ethic and stay involved in the work on-site, but don’t make the mistake of trying to be included in every aspect. You cannot be everywhere at once and delegation is key. PlanRadar is a popular tool because it allows you to assign tasks to specific team members in real-time. Tasks contain everything the recipient needs to know, including the priority, location, notes and pictures, so they can take immediate action. You can keep track of every task in real-time and see when it is completed.

Developing a positive culture requires consistency. Establish open and honest communication channels where each party can speak freely. Make sure you are clear about your expectations and how and when you will be updated and then hold everyone accountable to their commitments, including yourself. Establish budget, quality, and timeline targets with each supervisor so there are no misunderstandings when you communicate this to the project team. Working with a large group of people requires commitment and consistency, any tools you use need to support positive communication within teams and make it easier for individuals to get their work done.

3.) Plan ahead but expect the unexpected

Na staveništi se vždy zdá, že je příliš mnoho práce a příliš málo času. V oborech s malým prostorem pro chyby je důležité plánovat dopředu. Ať už se jedná o neočekávanou nepřízeň počasí, změnu projektu na poslední chvíli nebo problém s materiálem, většina stavebních projektů čelí nepředvídatelným zpožděním. Mějte je na paměti při stanovování časových harmonogramů a očekávání. Čím více plánujete dopředu a čím více zúčastněných stran můžete do plánů zapojit, tím lépe můžete nepředvídané události kompenzovat. Pokud budete mít od začátku jasno v parametrech projektu, snížíte počet změn po zahájení stavby, čímž omezíte zpoždění a neočekávané náklady.

Nezapomeňte se dívat nejen dopředu, ale i dozadu. Poučení z minulých chyb je klíčové pro identifikaci potenciálních překážek; příprava na možné problémy může z dlouhodobého hlediska ušetřit čas, zejména u velkých projektů. Používání nástrojů, jako je například PlanRadar, při řízení stavebních projektů může pomoci naplánovat všechny eventuality, zejména pokud potřebujete předložit informace právníkům nebo jiným třetím stranám. Díky bezplatné 30denní zkušební verzi se můžete sami přesvědčit, jak snadno se PlanRadar integruje do vašich pracovních postupů.

4.) Buďte připraveni změnit kurz, pokud se něco nepovede

Tradiční stavební postupy mohou být nákladné a neefektivní. Ve studii společnosti McKinsey o produktivitě stavebnictví z roku 2015 se uvádí: “[…] že 98 % megaprojektů trpí překročením nákladů o více než 30 %; 77 % má zpoždění nejméně 40 %.”

Zdroj: McKinsey.com

Správci stránek jsou vždy připraveni čelit překážkám. V této roli se musíte umět rychle přizpůsobit, když se objeví problémy, a být připraveni změnit průběh projektu. Transparentnost a upřímná spolupráce jsou zde klíčové a nepřetržitý, ale plynulý pracovní proces zajišťuje rychlé řešení problémů. Když jste připraveni i na nečekané události, dokážete předvídat, jak změny ovlivní projekt, a připravit se na jeho přizpůsobení a úpravu. Nástroje pro správu webu v reálném čase umožňují, aby se přizpůsobivost stala základním rysem projektu.

Když se něco pokazí, hledáte příčinu, analyzujete úkoly a události, které vedly k problému, a také jeho budoucí dopad. PlanRadar poskytuje okamžitý přehled o všech úkolech a umožňuje manažerům měnit priority. Všichni členové týmu jsou pak informováni a mohou okamžitě reagovat.

5.) Buďte napřed s nejnovějšími digitálními technologiemi

Stavebnictví se k digitálním technologiím staví pomalu, což vede k nedostatečným výsledkům v oblasti kvality a produktivity. Vzhledem k tomu, že toto odvětví v celosvětovém měřítku nadále rychle roste, povede jeho pomalé zavádění k obrovským nákladům. Mnohé úkoly jsou stále příliš časově náročné, například procesy řízení závad, které zahrnují pořizování papírových poznámek na místě a jejich překládání do e-mailů pracovníky kanceláře.

Udělejte krok zpět a zhodnoťte své současné pracovní postupy řízení výstavby. Jak byste mohli být efektivnější, které úkoly by se daly omezit nebo odstranit a jaké digitální nástroje k tomu potřebujete? Podnikněte nyní správné kroky, abyste vyhověli současným potřebám trhu a zároveň zajistili své procesy do budoucna. Chcete-li mít produktivnější tým a efektivnější projekty, investujte do technologie, která poroste spolu s vaším podnikem a která se bude vyvíjet s tím, jak se budou měnit předpisy a vyvíjet software.

Chcete-li získat další rady ohledně softwaru, který vám s tím pomůže, kontaktujte tým PlanRadar.

• Architektura
• Řízení projektů
• Stavebnictví