Die Zukunft des Property und Facility Managements
Wie digitale Lösungen die Arbeit 2023 und darüber hinaus verändern werden
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Objektmanagement ist ein interdisziplinärer und komplexer Beruf. Er befindet sich an der Schnittstelle aller Facility Services bei einem Immobilienobjekt. Dabei sind die Werterhaltung der Immobilie sowie Renditesteigerung der Fokuspunkt eines Objektverwalters.
Die Wirtschaftlichkeit und Nutzungsflexibilität einer Immobilie ist ein wichtiges Thema für den Geldgeber –somit auch für das Objektmanagement. Damit eine langfristige Investition erfolgreich werden kann, müssen viele Aspekte der Immobilie geprüft werden. Anschließend soll die regelmäßige und professionell ausgeführte Wartung sowie Instandhaltung der Kapitalanlage organisiert werden – eine wahre Herausforderung.
Um diese Arbeiten problemlos durchzuführen ist es empfehlenswert sich von moderner Technik begleiten zu lassen. Wir laden Sie auf eine Reise durch die verschiedenen Möglichkeiten der softwareunterstützten Prozessoptimierung im Objektmanagement ein.
Wir zeigen Ihnen:
- Welche Schwierigkeiten im Alltag der Objektmanagern auftauchen können.
- Wie spezialisierte Software bei der Immobilienverwaltung Kosten sparen kann.
- Wie Sie noch einen Schritt weiter in der Optimierung Ihrer Tätigkeit als Liegenschaftsbetreuer gehen können.
Probleme in den Tätigkeitsbereichen Objektmanagement und Portfoliomanagement für Immobilien
Da der Objektmanager eine Immobilie über ihren gesamten Lebenszyklus begleitet, bieten sich bei der vielschichtigen Administration von Anlagen und Gebäuden viele Gelegenheiten für die Entstehung von Problemen. Die Sicherstellung der einwandfreien Funktion einer Immobilie im laufenden Betrieb kann an einer Anhäufung von Kleinigkeiten scheitern.
Aus Sicht der Immobiliendienstleister bringen die Aufgabenbereiche Objektmanagement sowie „Risikomanagement Immobilienwirtschaft“ viele technische und wirtschaftliche Herausforderungen mit sich. Schauen wir uns ein paar kritische Situationen, die hier auftauchen können, an.
- Das Unternehmen hat den Sprung ins digitale Zeitalter verpasst
Betriebe, die Ihren Workflow und Büroausstattung nicht dem technischen Fortschritt anpassen können (oder wollen) werden mit starker Konkurrenz kämpfen müssen.
Dieser Wandel ist in jeder denkbaren Branche sichtbar – und stets wachsend. Er bringt eine Beschleunigung und Veränderung der bisher etablierten Arbeitsabläufe mit sich. Passende Strategien für die Implementierung der digitalen Transformationsprozesse sollten unbedingt erarbeitet und eingeführt werden, bevor es zu spät wird.
- Mangelnde Übersicht der Vorgänge und Objektzustände
Während eines hektischen Arbeitstages muss sich der Objektmanager um zahlreiche Aufgaben kümmern, die mehrere Immobilienobjekte betreffen. In diesem Meer aus Informationen wird schnell etwas vergessen. Dokumentationsarbeit, Telefonate, Begehungen vor Ort sowie viele weitere Aufgaben schaffen Platz für den einen oder anderen Lapsus.
Sogar ein kleiner Flüchtigkeitsfehler kann gravierende Konsequenzen haben und hohe Kosten verursachen. Umso wichtiger ist die sorgfältige Führung einer Datenbank, in der Arbeitsprozesse, Aufgaben und Zuständigkeiten jederzeit vom Management nachgeprüft werden können. Zusätzlich kann der Arbeitsaufwand von allen beteiligten Mitarbeitern abgeschätzt werden.
- Lückenhafte Dokumentation
Die Überwachung des Zustandes einer Immobilie ist eine nicht endend wollende Aufgabe. Bei mangelnder Beweisermittlung kann es zu erheblichen Problemen für den Objektmanager und alle Beteiligten kommen.
Besitzt ein Unternehmen keine klare Struktur oder Bürostandards können sich die Mitarbeiter auch nicht an diese halten. Chaos kann sich schnell in den Unterlagen etablieren.
Rasch gehen Beweise verloren und im Falle eines Rechtsstreites kann der betroffene Objektmanager nur unvollständige Berichte zu den, von ihm gewarteten, Immobilien liefern. Durch pedantische Dokumentationsführung können solche Unannehmlichkeiten vermieden werden.
Die beste Immobilienverwaltungssoftware muss viel bieten
So wie in jeder anderen Branche schreitet die Digitalisierung auch im Objektmanagement laufend voran. Heutzutage ist die Benutzung von Immobilien Software zur Effizienzsteigerung unumgänglich. Die Verwendung von leicht handhabbaren Lösungen kann Ihnen dabei helfen die Produktivität Ihres Unternehmens wesentlich zu steigern.
Eine Liegenschaftsverwaltung Software bietet zahlreiche Möglichkeiten und Vorteile, die dieses extensive Aufgabengebiet durch technisch fortgeschrittene Maßnahmen unterstützen können. Im Anschluss bieten wir Ihnen einen Überblick zu deren wichtigsten Eigenschaften, die täglich wiederkehrende Abläufe in Ihrem Unternehmen optimieren sowie die anfallenden Kosten im Griff halten können.
- Kontakt- und Mieterverwaltung
Eine zentrale Erfassung von Grunddaten zu den betreuten Objekten ist von essentieller Bedeutung bei einem hochwertigen Verzeichnis, das für Immobilienbewirtschaftung verwendet wird. Die Zuständigkeit der Mieterverwaltung erstreckt sich über das Management von Vermietung, Durchführung und Kommunikation mit Mietern und Besitzern. All dies muss ordentlich und zeitgerecht dokumentiert werden – was mit Hilfe einer geeigneten Software einfach möglich wird.
- Abrechnungen und Auswertungen
Die Kernaufgabe jeder Immobilienverwaltungssoftware ist die Rechnungsführung. Miet- und Jahresabrechnungen, Heiz- und Nebenkostenführung, Kautionsverwaltung und Betriebskostenabrechnungen sowie vieles mehr – dies sind wichtige Bestandteile der Arbeit von Objektmanagern. Eine gelungene Software muss sowohl der aktuellen Rechtslage entsprechen, als auch eine fehlerfreie und schnelle Rechnungsprüfung unterstützen.
Die Erstellung von übersichtlichen Auswertungen und Statistiken ist eine weitere Funktion marktüblicher Softwarelösungen, die auf dieses Aufgabengebiet spezialisiert sind. Dies ermöglicht Ihnen und Ihrem Unternehmen den Überblick über anfallende Kosten zu halten. Des Weiteren liefert die Software Informationen über die Entwicklung der betreuten Immobilie im laufenden und den vergangenen Jahren.
- Zahlungsverkehr und Buchhaltung
In digitalen Anwendungen für Immobilienbetreuung hat Zahlungsverkehr einen besonders hohen Stellenwert, da Einnahmen und Ausgaben verlässlich und übersichtlich erfasst werden können.
Künftig werden Sie als Benutzer einer Immobilienverwaltungssoftware objektübergreifend und unkompliziert den Zahlungsverkehr zu allen von Ihnen betreuten Immobilien abwickeln können – inklusive integriertem Mahnwesen. Somit wird die Durchführung von Mahnprozessen für den Immobilien Manager wesentlich vereinfacht.
- Dokumentenverwaltung
Die Arbeit im Objektmanagement ist mit unzähligen Dokumenten und analogen Unterlagen verbunden. Das Einsammeln und Archivieren von Planmaterial, Verträgen, Arbeitsberichten und vielem mehr ist in diesem Sektor unvermeidbar. Dies benötigt viel Zeit und Ressourcen sowie ausreichende Lagerflächen.
Eine gute Software bietet dem Anwender die Möglichkeit Papierunterlagen auf einfachem Wege zu digitalisieren. Bilder, Schriftdateien, Listen und PDFs in der Online Dokumentenverwaltung zu sortieren und aufzubewahren. Diese werden von dem User gescannt oder einfach fotografiert und finden umgehend in der Datenbank ihren Platz, leicht abrufbar und dauerhaft gesichert.
LESETIPP: Real Estate Management – Tipps zur intelligenteren Immobilienbetreuung
- Uneingeschränkter Zugriff auf Daten
Eine effiziente Softwarelösung für Objektmanagement ermöglicht den Benutzern eine ungehinderte Einsicht in die Immobiliendatenbank – rund um die Uhr. Die gängigen Anbieter von Immobilienverwaltungssoftware arbeiten mit betriebssystemunabhängigen und Cloud-basierten Produkten.
So können Sie Ihre Daten immer bei sich haben und bei Auswärtsterminen sowie bei Begehungen vor Ort die notwendige Dokumentation auf kompakte Weise mitnehmen. Sollte etwas an Unterlagen fehlen kann dies bequem und ohne zeitliche Verzögerung aus Ihrem Büro auf die Online Cloud Plattform hochgeladen werden. So haben Sie im Handumdrehen alles dabei, was Sie für Ihren Termin benötigen.
- Aufgabenverwaltung
Damit nichts in die Vergessenheit geraten kann bieten Softwarelösungen Module an, die der Erstellung von Aufgabenlisten und Erinnerungen dienen. Um ein Gefühl über die durchzuführenden Tasks zu bekommen empfiehlt es sich eine Lösung auszuwählen, die dem Benutzer erlaubt sich auch um die kleinsten Angelegenheiten zu kümmern.
Somit erhalten die Führungskräfte einen Überblick über die diversen Aufgaben und Fortschritte sowie deren Erledigung. Sie können dem richtigen Personal Tasks zuteilen und kommunizieren direkt innerhalb der Applikation mit den ausführenden Unternehmen und Kooperationspartnern. Dies wird protokolliert und im System aufgenommen – was wiederum der Beweissicherung und der Workflow Optimierung dient.
- Berichtserstellung
Immobilien Software macht auch das Berichtswesen effizienter. Erfasste Daten werden auf Knopfdruck in Berichtsvorlagen zusammen geführt und auf Knopfdruck als fertige Berichte exportiert. So stehen wichtige Informationen verschiedenen Stakeholdern übersichtlich aufbereitet und sofort zur Verfügung.
Verwaltungssoftware Immobilien – und was kann sie noch?
Die Erstellung von qualitativer und rechtskräftiger Beweissicherung direkt vor Ort war bislang nicht Bestandteil von Softwarelösungen für die Immobilienbranche.
Mit der mobilen und systemunabhängigen Lösung von PlanRadar vereinfachen Sie den oft aufwendigen Prozess der Objektaufnahme oder Mängelerfassung. So kann die Dokumentation bei jeder Liegenschaftsbegehung geplant oder sofort erledigt, die Nachbearbeitungszeit im Büro deutlich reduziert und das Management von Objekten effizienter gemacht werden.
Wenn Sie Fehler oder zu reparierende Gegenstände in Immobilien entdecken, können Sie diese mit Hilfe eines sogenannten Tickets in die Datenbank aufnehmen. Im Ticket wird der Mangel mittels Fotos, Kommentaren und Sprachnachrichten genau dokumentiert. Anschließend können Sie direkt in der Applikation den zuständigen Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen (Subunternehmer sind auch möglich) benachrichtigen. So unkompliziert lässt sich die Aufgabenverteilung erledigen.
Sie verfügen anschließend über ein normkonformes Online Archiv von Arbeitsprozessen zu jeder von Ihnen betreuten Immobilie. Die technische Gebäudeverwaltung können Sie noch präziser und übersichtlicher leiten.
Auch ein detaillierter Wartungs- und Prüfkataster kann mit PlanRadar erstellt und verwaltet werden, was die Einhaltung und Umsetzung von komplexen gesetzlichen Vorgaben wesentlich vereinfacht. Sie erhalten nun einen fundierten Überblick über den Zustand jedes Eintrages in Ihrem Immobilienportfolio und können direkt in der Software mit den ausführenden Gewerken die Mängelbehebung organisieren und dokumentieren.
Reduzieren Sie mit Hilfe von PlanRadar das eigene Haftungsrisiko durch präzise und laufende Dokumentationsführung. Übermitteln Sie Ihren Kunden transparente Reports die in der Anwendung mit wenigen Mausklicks und abgestimmt auf die eigenen Bedürfnisse gefiltert und erstellt werden können.
Verwenden Sie PlanRadar auf allen gängigen mobilen Geräten, ob Handy oder Tablet, sowie mit jedem üblichen Betriebssystem.
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