Die Zukunft des Property und Facility Managements
Wie digitale Lösungen die Arbeit 2023 und darüber hinaus verändern werden
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134 Milliarden Euro. Soviel erwirtschaftet das Gebäudemanagement in Deutschland laut Deutschem Verband für Facility Management GEFMA pro Jahr. Damit zählt es zu einem der wichtigsten Wirtschaftszweige im Land. Wo es um so viel Geld und Verantwortung geht, braucht es kompetente Menschen mit den passenden Lösungen. Mit der Facility Management App PlanRadar sparen Arbeitszeit und Kosten – einfach und schnell per Fingertipp.
Das Gebäudemanagement zwischen Optimieren und Reduzieren
Facility Management umfasst alle Leistungen zum Betreiben, Verwalten und Bewirtschaften von Gebäuden. Im Allgemeinen haben Facility Manager dabei die Optimierung der Wirtschaftlichkeit von Gebäuden im Fokus. Das Ziel ist, die Bewirtschaftungskosten möglichst zu minimieren. Das erfordert einen nachhaltigen und umsichtigen Einsatz der zur Verfügung stehenden Mittel – inklusive Betriebskosten, Instandhaltungskosten oder Verwaltungskosten.
Je nach Teilbereich des Gebäudemanagements sind die Verantwortlichen mit verschiedenen Aufgaben konfrontiert. So zählt etwa die Wartung von Objekten und Anlagen zu den wesentlichen Arbeiten beim technischen Gebäudemanagement. Wie in den meisten Bereichen des Arbeitslebens hat auch hier in den letzten Jahren der Druck zugenommen. Das ist ein Problem. Denn Termin- und Kostendruck erzeugen Stress und dieser führt häufig zu Fehlern und unsauberem Arbeiten.
Auf der Suche nach der verlorenen E-Mail
Die meisten Gebäudemanager sind mit der folgenden Schilderung in dieser oder ähnlicher Form vertraut: Ein Kunde meldet in einer betreuten Immobilie einen Mangel. Es folgt die Fahrt des Verantwortlichen zum betroffenen Gebäude durch den Morgenstau ans andere Ende der Stadt. Vor Ort wird der Mangel im Zuge einer Besichtigung mit Kugelschreiber und Notizblick festgehalten. Nach der Fahrt zurück ins Büro werden die Daten in eine elektronische Form (z.B.: Excel) übertragen oder in Papierform hinterlegt. Dann erfolgt die Kontaktaufnahme mit Partnern und Unternehmen, um die Behebung des Schadens in die Wege zu leiten. Mitunter sind zur Einweisung auch Folgebegehungen mit den ausführenden Unternehmen nötig. Doch damit nicht genug: Alle Schritte und Maßnahmen müssen darüber hinaus entsprechend GEFMA 100-2 oder DIN 31051 dokumentiert werden.
Auch wenn dabei mit größter Sorgfalt gearbeitet wird, bieten die beschriebenen Prozesse viel Potenzial für Missverständnisse und Fehler. Etwa, wenn die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und externen Partnern in Teilen mündlich erfolgt. Aber auch der Informationsaustausch auf anderen Wegen – etwa mittels E-Mail – verläuft nicht immer ohne Probleme. So gehen beispielsweise im Zuge von Personalwechseln Informationen leicht in verschiedenen Posteingängen verloren. Die Folge: Der Überblick ist dahin, Mängel werden übersehen und die Kunden sind unzufrieden. Entsprechend mehr Zeit muss aufgewandt werden, was sich auf die Kosten niederschlägt.
Im Jahr 2019 geht das auch anders – digitale Lösungen wie PlanRadar schaffen verlässlich Abhilfe.
Beim Gebäudemanagement mit Facility Management App dem Zeitfresser Begehung den Zahn ziehen
Zur Realität im Gebäudemanagement gehört, dass sich Inspektionen nicht immer langfristig planen lassen. Ortsbesuche zusammen mit externen Partnern entpuppen sich häufig als wahre Zeitfresser – insbesondere, wenn sie aufgrund von Dringlichkeit kurzfristig anberaumt wurden.
Ob im Zuge von Mängelbegutachtungen oder Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen: Die Facility Management App PlanRadar reduziert den Zeitaufwand für Begehungen in einer Immobilie samt der dazugehörigen Vor- und Nachbearbeitung erheblich. Die Software-Lösung vereint für das Facility Management verschiedene Vorteile:
- Ob auf Android, iOS oder Windows-Geräten: Die App ist vom Smartphone bis zum Tablet für alle mobilen Endgeräte verfügbar. Das Mitführen von umständlichen Papierplänen, Notizblöcken oder Fotoapparaten wird dadurch überflüssig
- Gebäudepläne von ganzen Anlagen bis hin zu einzelnen Stockwerken lassen sich als PDF, JPG oder PNG mit wenigen Klicks hochladen – so sind alle betreuten Gebäude samt dazugehöriger Infrastruktur und technischer Ausstattung sofort im Blick
- Von einem festgestellten Mangel werden Handwerker, Hausmeister oder Reinigungskräfte ohne Zeitverlust mit einem Fingertipp in Kenntnis gesetzt. Dies erfolgt durch das Erstellen eines sogenannten Tickets, das an der entsprechenden Stelle im Plan platziert und mit den relevanten Informationen versehen wird
- Je nach Bedarf können die Informationen zu einer erforderlichen Leistung in Textform, als Sprachnotiz, oder als Bild gespeichert werden
- Mängel und Maßnahmen lassen sich bestimmten Kontakten und Projekt-Gruppen zuordnen – jeder Beteiligte sieht nur das, was für ihn oder sie relevant ist
- Alle Informationen zu Leistungen inklusive des zeitlichen Ablaufs der dazugehörigen Kommunikation sind auf einer Cloud zentral hinterlegt und jederzeit abrufbar
- Die Bedienung ist intuitive und auch für Laien innerhalb weniger Minuten erlernbar
- Das erlaubt maximale Transparenz und der Gebäudemanager hat dabei immer die volle Übersicht und Kontrolle
Insbesondere, wenn Maßnahmen an verschiedenen Orten zur selben Zeit ergriffen werden müssen, profitiert das Facility Management vom Einsatz der Software. Denn egal, ob es sich um über eine Stadt oder Region verteile Immobilien, oder einen einzelnen großen Komplex handelt – die Verantwortlichen können nicht überall gleichzeitig sein. Mit der App ausgestattete Mitarbeiter tragen zu einer erheblich höheren Produktivität bei. Denn Begehungen und Maßnahmen lassen sich zeitsparend und in Echtzeit vom Büro steuern und koordinieren.
TIPP: Hier finden sie weitere Informationen zu den Trends im technischen Gebäudemanagement, mit denen sich Facility Manager auseinandersetzen sollten.
Lückenlose Protokolle mit Facility Management App erstellen
Die Immobilien Software PlanRadar überzeugt aber nicht nur bei der schnellen und einfachen Delegation von Tätigkeiten. Die Facility Management App erweist sich auch bei der Dokumentation von Instandhaltungsarbeiten nach GEFMA 100-2 und DIN 31051 als wertvoller Helfer im Facility Management. Tickets lassen sich mit Filterfunktion gezielt durchsuchen. Alle Informationen sind so auf einen Klick ersichtlich – auch wenn sie jahrelang zurückliegen. Neben der Dokumentation von Text, Bild und Ton wird auch die Kommunikation zwischen den Beteiligten festgehalten. Inklusive zeitlicher Verortung aller Informationen. Die papierlose Dokumentation ist nicht nur praktisch, sondern spart auch viel Zeit. Daten und Protokolle müssen vor und nach einer Inspektion nicht mehr gesichtet, organisiert und in Excel übertragen oder in Aktenordnern hinterlegt werden.
Die Erfassung dieser Daten erleichtert in der Folge auch eine effiziente Auswertung. Mit wenigen Fingertipps wird ersichtlich, welche Faktoren eine bestimmte Immobilie besonders beeinflussen. Das vereinfacht die Planung von zukünftigen Maßnahmen und bildet die Basis, um schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen.
Volle Beweissicherheit dank chronologischer Dokumentation
Ein weiterer Vorteil der lückenlosen Protokollierung mit PlanRadar: Alle in der Cloud gespeicherten Daten können jederzeit als PDF oder Excel Datei exportiert werden. Fügen Sie die erfassten Daten automatisch in Berichtsvorlagen ein. Definieren Sie Datenfelder für Informationen wie Datum, Objekt, Raum, Mangel, und vieles mehr. Form und Inhalt der Berichte lassen sich frei festlegen. Übernehmen Sie Formatierungen bei Bedarf per Drag-und-Drop aus bestehenden Word- und Excel-Dokumenten. Ist der Bericht fertig, genügt ein Klick und das vollständige Dokument wird als PDF exportiert.
Der Nachweis erbrachter oder auch fehlender Leistungen gelingt damit im Handumdrehen. Das ist gerade im technischen Facility Management von großer Bedeutung. Von der Ausstattung einer Fabrik bis hin zu den Sanitärräumen eines Bürogebäudes – zum korrekten Umgang mit der vorhandenen Technik braucht es die richtigen Fachleute. Doch aufgrund der komplexen Verhältnisse rund um Arbeitsprozesse und Zuständigkeiten kommt es hier häufig zu Interessenskonflikten und Kompetenzstreitigkeiten. Tritt der Worst Case ein und es folgt eine Klärung der Sachverhalte vor Gericht, ist eine umfassende und chronologische Dokumentation aller Vorgänge viel Wert. Denn sie gibt Aufschluss darüber, wer welche Aufgaben und Pflichten hatte und wie die Kommunikation zwischen den Beteiligten verlief.
LESETIPP: Objektmanagement – neue Wege zur Optimierung Ihrer Prozesse
Wöchentlich im Schnitt 7 Stunden Arbeitszeit sparen
Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen im Gebäudemanagement wirken sich sehr positiv auf den damit verbundenen Zeitaufwand aus. So sparen Nutzer von PlanRadar im Facility Management durchschnittlich sieben Stunden pro Woche an Arbeitszeit ein. Diese Zeitersparnis geht mit einer satten Kostenersparnis einher. So sinken die Kosten für die in diesem Artikel beschriebenen Arbeitsschritte um bis zu 70 Prozent. Stellt man dies dem durchschnittlichen Lohn eines Facility Managers gegenüber, ergibt sich ein Return on Investment von mehreren hundert Prozent.
Das sind Argumente, die überzeugen: Kunden aus 43 Ländern nutzen die innovative Software für Maßnahmen im Bau- und Immobilienbereich. Pro Woche werden mit der App weltweit mehr als 10.000 Projekte abgewickelt.
