Das digitale Bautagebuch
Effizienzsteigerndes Werkzeug für Bau- und Immobilienprojekte
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Ob und in welchem Ausmaß die Digitalisierung am Bau sinnvoll und notwendig ist, muss gut durchdacht sein. Lohnend ist sie auf jeden Fall, denn allein beim Bau eines Einfamilienhauses fallen durch das Zusammenwirken verschiedener Unternehmen und Gewerke hunderte von Datenpunkten an. Der richtige Umgang mit diesen Daten hat enorme Effizienzgewinne zur Folge. Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung ist eine passende Digitalisierungsstrategie. Im Folgenden haben wir die wichtigsten 20 Fragen und Antworten aufgelistet, die Ihnen als Hilfestellung dienen.
Vor der eigentlichen Digitalisierung am Bau eine Bestandsaufnahme durchführen
Der erste Schritt sollte eine möglichste genaue Bestandsaufnahme der Status Quo in Ihrem Unternehmen sein. Denn bevor es an die eigentliche Digitalisierung am Bau geht, müssen die Grundlagen klar sein.
- Wie sind Abläufe in Ihrem Unternehmen organisiert? Gibt es bereits Prozesse, die digitalisiert wurden und wenn ja, sind sie es in ausreichender Form?
Dank Computer und Smartphone halten digitale Helfer im Büro und auf der Baustelle Einzug. Doch nicht immer sind die eingesetzten Tools auch die beste Lösung. Beispielsweise treten im Bauwesen häufige Problem mit Excel im Mängelmanagement auf. Denn die Software stößt rasch an Grenzen bei der Nachvollziehbarkeit von erfassten Daten. In solchen Fällen sollten Sie eine Alternative in Betracht ziehen.
- Sind digitalisierte Prozesse in komplexere Abläufe eingebunden oder sind es Insellösungen?Vor allem bei kleinen Unternehmen machen Insellösungen für abgegrenzte Tätigkeiten zunächst den meisten Sinn, da sie weniger kosten als umfangreichere Software. Sollen Daten jedoch umfassend verarbeitet und weiterverwendet werden, müssen Sie sich Gedanken über den Datenaustausch machen und das setzt in der Regel komplexere Lösungen voraus.
- Welche technische Infrastruktur ist bereits vorhanden? Sollen digitale Lösungen dezentral oder vernetzt agieren?
Erfassen Sie zunächst den Status Quo Ihrer IT-Systeme und analysieren sie im nächsten Schritt, wie zusätzliche Lösungen die bestehende Infrastruktur ergänzen. Dabei ist von großer Relevanz, ob die jeweiligen Lösungen auch miteinander kommunizieren sollen. Lösungen von unterschiedlichen Anbietern sind flexibler. Systeme aus einer Hand reduzieren den Aufwand beim Datenaustausch und bitten mehr Möglichkeiten bei der Verwertung von Daten, kosten aber oft mehr.
- Welche Abläufe müssen in jedem Fall für das Kerngeschäft funktionieren? Wie stellen Sie die Arbeitsfähigkeit während der Umstellungsphase sicher?
Definieren Sie jene Bereiche, in denen es Aufgrund der Einführung oder beim Umstieg auf andere digitale Systeme zu keinem Stillstand kommen darf. Treffen Sie Vorkehrungen, dass essenzielle Abläufe im Fall von Problemen trotzdem ungehindert verlaufen können.
- Was sind die wichtigsten Kennzahlen in Ihrem Unternehmen?
Ein Blick auf die wichtigsten Kennzahlen hilft Ihnen dabei, jene Unternehmensbereiche zu identifizieren, die am meisten von der Digitalisierung von Prozessen profitieren können.
Handlungsbedarf: Wie sieht der SOLL-Zustand aus?
Nachdem die Grundlagen erhoben wurden, stehen im folgenden Schritt die Ziele der Digitalisierungsmaßnahmen, sowie mögliche Hürden, im Mittelpunkt.
- Welche Ziele sollen durch Digitalisierungsmaßnahmen erreicht werden?
Je nach Unternehmen, Unternehmensgröße und anderen Faktoren, fallen die Ziele von Maßnahmen zur Digitalisierung am Bau anderer aus. Effizienzsteigerung, Kostenersparnis, Erfüllung der Dokumentationspflicht, Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, zufriedenere Kunden und Mitarbeiter – die Gründe sind vielfältig. In jedem Fall ist eine Zielsetzung wichtig, damit Sie nach der Digitalisierung von Prozessen den Erfolg Ihrer Maßnahmen bestimmen können.
- Welche Prozesse werden davon betroffen sein? Welche internen und externen Abläufe müssen nicht digitalisiert werden?
Nicht überall ist eine Digitalisierung von Prozessen gleich sinnvoll. Identifizieren Sie jene Bereiche, in denen eine Automatisierung von Abläufen den größten Vorteil mit sich bringt.
- Welche Mitarbeiter, Kunden und anderen Interessensgruppen sind von den geplanten Digitalisierungsmaßnahmen inwieweit betroffen?
Die Einbindung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ist bei der Digitalisierung am Bau essenziell. Sie sollten insbesondere jene Personen, die die digitalen Tools später verwenden, in die Entscheidungsfindung mit einbeziehen. Doch auch andere Interessensgruppen können ein großes Interesse daran haben, welche digitalen Systeme Sie verwenden. Wollen Sie zum Beispiel Ihre Auftragnehmer mit in Ihr System einbinden, ist eine für Subunternehmer kostenlos nutzbare Bausoftware sicher von Vorteil. LESETIPP: Wie Auftragnehmer PlanRadar am Bau und im Büro kostenlos nutzen
- Thema Datensicherheit und Datenschutz bedenken: Wo und wie werden Daten von Kunden und Mitarbeitern gesetzeskonform gespeichert (DSGVO)? Entspricht die genutzte oder vorgesehene Software und Hardware diesen Ansprüchen?
Die strengen Regelungen zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schreiben den sorgfältigen und sicheren Umgang mit Daten vor. Entsprechend wichtig ist, dass die von Ihnen eingesetzten Tools den Vorschriften entsprechen. LESETIPP: DSGVO-konforme Software im Bauwesen
- Wer ist im Unternehmen für die Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen verantwortlich? Sind die notwendigen Leadership-Qualitäten, Manpower, Wissen und Qualifikation vorhanden, oder benötigen Sie externe Unterstützung?
Bestimmen Sie eine verantwortliche Person, die die Umstellung auf ein digitales System von der Planung bis zur abschließenden Evaluierung begleitet. Darüber hinaus müssen Sie evaluieren, ob das zur Implementation von neuen digitalen Lösungen notwendige Fachwissen vorhanden ist. Greifen Sie dazu bei Bedarf auf externe Hilfe zurück.
- Woran messen Sie den Erfolg der in Ihrem Unternehmen durchgeführten Digitalisierungsmaßnahmen?
Definieren Sie Messwerte, um den Erfolg zu bestimmen: Zum Beispiel eingesparte Zeit pro Arbeitsschritt, reduzierte Kosten pro Arbeitsstunde, etc.
- Wie kann die digitale Transformation für Aspekte wie Employer Branding und Arbeitgeberattraktivität genutzt werden?
In Zeiten des Fachkräftemangels steigern Sie durch den Einsatz von modernen Tools Ihr Image als Arbeitgeber. Damit Sie in diesem Bereich ein Alleinstellungsmerkmal erreichen, muss Ihr Unternehmen in Sachen Digitalisierung verglichen mit dem Mitbewerb jedoch als Vorreiter fungieren.
Welche Kosten und Aufwände entstehen mit der Digitalisierung am Bau ?
Die Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Digitalisierung am Bau sind mit Kosten verbunden.
- Verfügen Sie für Ihre Digitalisierungsmaßnahmen über ein Change-Management?
Ein reibungsloser und schneller Umstieg auf digitale Tools spart Geld, setzt aber eine entsprechende Planung und Umsetzung voraus. Damit der Wechsel gelingt, muss Ihr Change-Management verschiedene Bereiche im Auge behalten und koordinieren: Wahl der idealen Software-Lösung, Integration in bestehende IT-Systeme, Schulung von Mitarbeitern, Kommunikation mit relevanten Stakeholdern, etc. - Verfügen Sie über das Personal, um neue Technologien einsetzen zu können?
Der Einsatz neuer Software gelingt nur mit entsprechend ausgebildetem Personal. Digitalisierungsprozesse betreffen somit auch das Recruiting und die interne Weiterbildung. Stellen Sie sicher, dass interne Nutzer und Nutzerinnen über das notwendige Wissen verfügen, wenn die Software in Einsatz gehen soll. - Welche temporären und dauerhaften personellen Kosten entstehen?
Einige Beispiele: Anwender müssen in der Nutzung von Software geschult werden. Für die Einführung benötigen Sie eventuell die Hilfe von externen Kräften. Basiert die Nutzung von Software auf einem Lizenzmodell, fallen laufende Kosten an. Für eine Nutzung außerhalb des Büros muss eventuell passende Hardware beschafft werden, etc.
- Was kosten Anschaffung, Betrieb und Wartung der notwendigen technischer Infrastruktur (Software und Hardware)?
Komplexe Programme mit großem Funktionsumfang setzen oft eine stärkere Hardware voraus. Soll die Software vor Ort genutzt werden, müssen Ihre Mitarbeiter über die entsprechenden mobilen Geräte verfügen. Insellösungen weisen meist einen geringeren Hardwarehunger auf als komplexere Programme. Hardware muss erneuert und gewartet werden, was entsprechend ausgebildetes Personal voraussetzt. - Welche zusätzlichen Aufwände entstehen für Mitarbeiter und Kunden durch Digitalisierungsmaßnahmen?
Integrieren Sie eine neue Software, müssen sich Mitarbeiter und Kunden an neue Abläufe und Systeme gewöhnen. Der damit verbundene Aufwand steigt, je komplexer die Software ist und je mehr Abläufe in Ihrem Unternehmen davon betroffen sind. Kommunizieren Sie diese Veränderungen früh genug und sorgen Sie für eine Schulung der vorgesehenen Nutzer. - Wie stellen Sie sicher, dass die digitale Transformation keine Widerstände hervorruft?
In den meisten Fällen bedeuten neue digitale Lösungen, dass bestehende Systeme stark verändert oder zur Gänze durch neue ersetzt werden. Wenn dadurch Interessen bedroht sind, kann das interne Widerstände hervorrufen. Berücksichtigen Sie Interessenslagen und damit verbundene Ängste in Ihrer Belegschaft. - Wie schnell erfolgt der ROI? Wie werden die Digitalisierungsmaßnahmen finanziert?
Welche Mittel stehen für die Anschaffung von Software und Hardware zur Verfügung? Braucht es spezielle Budgets? Schaffen Sie früh genug die finanziellen Voraussetzungen. Ein weiterer wichtiger Aspekt in diesem Zusammenhang: Zwar spart die Digitalisierung am Bau durch die damit einhergehenden Effizienzsteigerungen Geld. Doch bis sich ein neues System amortisiert, kann es eine Zeit lang dauern.
- Wie kommunizieren Sie Änderungen?
Um das Auftreten von Unklarheiten, Missverständnissen oder Widerständen unter Mitarbeitern, Kunden und Auftragnehmern zu minimieren, sollten Sie alle Maßnahmen rund um die Digitalisierung am Bau ausreichend kommunizieren. Je nach Aufbau und Größe Ihres Unternehmens setzt das eine enge Abstimmung mit Ihrem Marketing, Human Resources und anderen Abteilungen voraus.
Mit diesen Grundsätzlich sollten Sie die von Ihnen vorgesehenen Digitalisierungsmaßnahmen immer auf die am Markt vorhandenen Lösungen abstimmen. Wenn Sie Ihre Prozesse an bereits vorhandene Tools anpassen, ist das in der Regel wesentlich billiger und zeitsparender als die Beauftragung von individuellen Sonderlösungen.
