Gebäudemanagement mit Software spart Zeit und Ressourcen

Wie der Investor, Projektentwickler & Asset Manager Art-Invest Real Estate mit PlanRadar die Wartung & Instandhaltung in 30 Hotels effizient im Blick hat

Das Unternehmen Art-Invest Real Estate ist ein Investor, Asset Manager und Projektentwickler mit Hauptsitz in Köln sowie Büros in den großen deutschen Städten, Wien und London. Das Unternehmen verwaltet rund 100 Immobilien in innenstädtischen Lagen. Die Assets mit einem Wert von rund 7 Milliarden Euro liegen vorwiegend in den Bereichen Büro, Einzelhandel, Wohnen, Rechenzentren und Hotels. Um bei der Verwaltung von Objekten im Hotelsegment Zeit zu sparen, verwendet das Unternehmen die Software PlanRadar.

Das Problem: Die Koordination von Arbeiten via E-Mail ist unübersichtlich und zeitaufwendig

Constantin Hoss verantwortet bei Art-Invest Real Estate das Asset Management im Bereich Hotels. Zusammen mit seinem Team verwaltet er die rund 30 Bestandshäuser im Portfolio. Im kaufmännischen Bereich umfasst das alle Tätigkeiten rund um Miet- und Pachtverträge. Auf technischer Seite stehen Arbeiten rund um die Instandhaltung im Fokus, die von kleineren Reparaturen bis hin zu größeren Investitionsmaßnahmen reichen. Im Zuge seiner Arbeit steht Constantin Hoss in regem Kontakt mit den Betreibern. Das verlief früher nicht immer ohne Probleme. „E-Mails gingen in der täglichen Flut schon mal unter. Und wenn man den aktuellen Status zu einem Fall wissen wollte, musste man erst einmal alle Nachrichten durchforsten. Dann kam es auch schon einmal vor, dass vergessen wurde, relevante Dokumente auf dem Laufwerk abzuspeichern. Die musste man dann ebenfalls mühsam zusammensuchen“, so der Asset Manager. Die mangelnde Übersicht ließ den administrativen Aufwand wachsen. Und das kostete Zeit.

Die Lösung: Gebäudemanagement via Software macht Prozesse effizienter

Um Maßnahmen rund um die Wartung und Instandhaltung effizienter zu gestalten, setzt Art-Invest Real Estate auf die Gebäudemanagement Software PlanRadar. Nach einer erfolgreichen Pilotphase in zwei Hotels rollten Constantin Hoss und sein Team die Software auf das gesamte Portfolio für Bestandshotels aus. Mit PlanRadar werden für das Mängelmanagement alle Instandhaltungsmaßnahmen überwacht. Dabei stehen vier Aspekte in Fokus:

 

1. Kommunikation:

Insbesondere bei großen Stadthotels mit mehreren hundert Zimmern fallen im Laufe der Zeit naturgemäß viele Mängel an. Die ganze damit verbundene Kommunikation wurde von E-Mails auf PlanRadar übertragen und erfolgt nun auf einer Plattform via Bilder, Videos, Kommentare und über die Chatfunktion.

2. Freigaben:

Die Mängelbeseitigung inklusive Angebotseinholung und Steuerung von Fremdfirmen wird teilweise durch die Techniker des Betreibers vor Ort erledigt. Art-Invest Real Estate kommt als Eigentümer für einen Großteil der Kosten auf. Das bedeutet, dass Prozesse rund um auftretende Mängel von Constantin Hoss und seinem Team über die Software freigegeben werden müssen. Mit PlanRadar erfolgen Freigaben durch den raschen Informationsaustausch schneller.

3. Übersicht:

Mittels des übersichtlichen Dashboards und der Statistikfunktion von PlanRadar überwacht Constantin Hoss den aktuellen Stand von Arbeiten in allen verwalteten Bestandshotels.

4. Dokumentenablage:

Alle beim Mängelmanagement relevanten Dokumente sind auf PlanRadar hinterlegt.

Das Ergebnis: Die Gebäudemanagement Software PlanRadar hilft Zeit und Ressourcen zu sparen

Mit der Gebäudemanagement Software PlanRadar profitieren Constantin Hoss und sein Team von wesentlich effizienteren Abläufen: „PlanRadar erspart uns viel E-Mail-Verkehr und Ablagearbeit. Da alle Informationen inklusive der Korrespondenz an einem Ort sind, geht die Bearbeitung von Mängeln schneller und man kann den Status einfacher überprüfen. So sparen wir bei administrativen Arbeiten Zeit und haben mehr Ressourcen für andere Aufgaben.“ Davon profitieren nicht nur die Asset Manager bei Art-Invest Real Estate, sondern auch die Hotelbetreiber. „Wir erhalten von den Hotels zu PlanRadar ein sehr positives Feedback. Die Betreiber schätzen die kürzere Bearbeitungszeit, wodurch Aufträge schneller abgewickelt werden. Dabei hilft uns auch, dass man bei PlanRadar verschiedene Rollen für Nutzer anlegen kann. So sehen die Betreiber nur die für sie relevanten Informationen“, so Constantin Hoss.