Die Zukunft des Property und Facility Managements
Wie digitale Lösungen die Arbeit 2023 und darüber hinaus verändern werden
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CAFM Software, beziehungsweise CMMS Software unterstützen die Verwaltung von Objekten und sorgt dafür, dass Inspektionen, Wartungen, Reparaturen und andere Aufgaben effizienter erledigt werden.
Facility Manager müssen immer mehr Immobilien, vielfältigere Portfolios und größere Teams betreuen. Zudem müssen sie sicherstellen, dass Gebäude sicher sind und den Bewohnern und Nutzern eine gesunde und komfortable Umgebung bieten. Gleichzeitig wird von ihnen erwartet, dass die Rentabilität der betreuten Immobilien steigt. CAFM Software hilft dabei.
Inhalt
- Definition: CAFM Software und CMMS Software
- Warum es im Facility Management CAFM Software und CMMS Software braucht
- CAFM Software Übersicht: das sind die Top 6 Anbieter
- NORD/FM sichert mit PlanRadar die Prozessqualität
Definition: CAFM Software und CMMS Software
Im Facility Management wird bei digitalen Lösungen zwischen CAFM Software und CMMS Software unterschieden, die über zum Teil eigene Funktionen und Anwendungsgebiete verfügen.
Was ist CAFM Software?
CAFM Software (Computer Aided Facility Management), auch als Facility Management Software bezeichnet, unterstützt sowohl das automatisierte Facility- als auch das Immobilienmanagement. Mit ihr planen und überwachen Facility Manager die Nutzung von Objekten. Der Zweck von CAFM Software besteht auch darin, Analysen durchzuführen, mit denen Facility Manager Trends und Muster identifizieren. So können im Betrieb Entscheidungen besser getroffen werden. Mögliche Vorteile sind:
- Mehr Kostenklarheit: Durch die Analyse von Reparatur-, Wartungs- und Wartungsserviceaufzeichnungen für Immobilien identifizieren Facility Managern jene Bereiche, die die meisten Kosten verursachen und das größte Potenzial für Einsparungen bieten.
- IST-Zustand von Objekten: Mittels CAFM Software haben die Betreiber und Betreuer von Objekten den aktuellen Zustand im Blick. Darin eingeschlossen sind zum Beispiel geplante Arbeiten an bestimmten Geräten, Historien vergangener Maßnahmen, Garantien und Wertminderungen.
- Organisation von Auftragnehmern: Für die Durchführung von Arbeiten rund um Immobilien sind Facility Manager regelmäßig auf externe Auftragnehmer angewiesen. Mittels Softwarelösung speichern sie alle relevanten Daten zu Subunternehmern, wie Standorte, fachliche Qualifikationen und Kontaktinformationen an einem Ort.
- Digitalisiertes Rechnungswesen: Wenn Auftragnehmer ihre Arbeit abgeschlossen haben, können Facility Manager via CAFM Software Auftragnehmer virtuell bezahlen und Feedback geben.
LESETIPP: Wie Sie mit der Facility Management Software PlanRadar den Gebäudebetrieb effizienter machen
Was ist CMMS Software?
CMMS Software (Computerized Maintenance Management System) ist eine Komponente von CAFM Software, die sich vorwiegend auf die Bereiche Wartung und Instandhaltung spezialisiert. Die möglichen Vorteile:
- Überblick über alle Leistungen: Mittels CMMS Software können Arbeitsaufträge und Kosten nachverfolgt werden. Detaillierte Aufzeichnungen zum chronologischen Verlauf von Arbeiten bilden die Grundlage für Analysen und Bewertungen.
- Daten als Grundlage zur Effizienzsteigerung: Auf Basis der erfassten Daten kann das Facility Management Ressourcen für die Erledigung von Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten besser einteilen.
- Aufrechterhaltung der Compliance: Mittels CMMS Software und den darin gespeicherten Daten belegen Facility Manager die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Geräteinformationen und andere relevante Daten sind leicht zugänglich und erbringen den Nachweis, dass alle Einrichtungen den geforderten Standards entsprechen.
- Verwalten von Auftragnehmern: Die Überwachung von Wartungsarbeiten kann zeitaufwändig und teuer sein. CMMS Software ermöglicht die Mit- und Nachverfolgung von Leistungen in Echtzeit.
Warum es im Facility Management CAFM Software und CMMS Software braucht
Facility Manager verwalten immer größere und vielfältigere Portfolios. Auch in einzelnen Objekten steigt die Komplexität. Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen, Computerserver, Aufzüge und andere technische Anlagen erfordern ein vorbeugendes Management. Nur so können die Energieeffizienz optimiert, die Betriebskosten gesenkt und die Kapitalrendite gesteigert werden.
Eine wichtige Rolle spielt dabei die vorausschauende Wartung. Facility Manager müssen sicherstellen, dass Vermögenswerte erhalten und vor Ausfällen geschützt bleiben. Das setzt voraus, dass sie ihre eigenen Ressourcen – Zeit und Arbeitskräfte – richtig einsetzen.
Was in der Theorie enorme Vorteile bietet, kann in Realität sehr komplex sein. Ein wesentlicher Grund sind veraltete Arbeitsmethoden. Papierbasierte Dokumentation, veraltete Baupläne und isolierte Datensätze können zu Problemen führen und die Effizienz von Prozessen negativ beeinflussen. Die transparente Bereitstellung aller notwendigen Informationen wird für die eigenen Teams und externe Auftragnehmer somit zum Schlüssel für den Erfolg.
Die Digitalisierung durch CAFM Software und CMMS Software schafft Abhilfe. Daten zu Aufgaben, Leistungen und anderen Sachverhalten werden zentral an einem Ort gespeichert und sind einfach abrufbar.
CAFM Software Übersicht: das sind die Top 6 Anbieter
1. PlanRadar
- Anbieter: PlanRadar GmbH
- Funktionen: Umfassendes CAFM System, inklusive Reparaturanalyse,
Leerstandsplanung, digitalisiertes Rechnungswesen
Kommunikation, etc. - Zielgruppe: Freie Mitarbeiter, kleine Unternehmen, mittelgroße Unternehmen, Großunternehmen
- Preis: Ab 26 Euro pro Monat (ein Nutzer, jährliche Abrechnung)
Das CAFM System PlanRadar ist eine Facility Management Software für die Dokumentation und Kommunikation von Daten bei Immobilienprojekten. PlanRadar erfasst alle für den Betrieb relevanten Daten als Text, Bild und Ton und verzeichnet sie auf digitalen Gebäudeplänen oder in BIM-Modellen. Sämtliche am Projekt beteiligten Parteien können auf diese Informationen in Echtzeit zugreifen.
Darüber hinaus führen die Anwendenden alle Daten in Berichtsvorlagen zusammen. Diese Berichte lassen sich in Form und Inhalt frei anpassen. Beispielsweise definieren die Anwendenden für ein technische Due Diligence oder ein Immobilien-Audit in der Vorlage Datenfelder, die von der CAFM Software automatisch befüllt werden. Auf Knopfdruck exportieren die Nutzenden einen lückenlosen Bericht als PDF.
PlanRadar ist nicht jedoch nur eine einfache Facility Management Software, sondern bietet viele innovative Funktionen für die Dokumentation und Kommunikation von Daten bei Bau- und Immobilienprojekten.
Eine weitere nützliche Funktion von PlanRadar ist die Möglichkeit, Benachrichtigungen und Aufgaben an das Team zu senden. Wenn ein Problem auftritt oder eine Aufgabe erledigt werden muss, können die Nutzenden einfach eine Notiz auf der digitalen Karte hinzufügen und eine Benachrichtigung an das betreffende Team senden. Dies erleichtert die Kommunikation und erhöht die Effizienz bei der Erledigung von Aufgaben.
PlanRadar bietet eine mobile App für Android, iOS und Windows an, die es den Nutzenden ermöglicht, auf ihre Daten und Projekte von überall aus zuzugreifen. Die App ist einfach zu bedienen und bietet alle Funktionen der Desktop-Version.
2. Fiix
- Anbieter: Fiix Inc. (by Rockwell Automation)
- Funktionen: Asset Planung, Gerätemanagement, Kalenderverwaltung, Bestandskontrolle, etc.
- Zielgruppe: Keine Unternehmen, mittelgroße Unternehmen, Großunternehmen
- Preis: Ab 46 US Dollar pro Monat
Fiix ist ein CAFM-System und eine cloudbasierte Facility Manager Software. Zu den Funktionen von Fiix gehören unter anderem die Asset Planung, ein digitales Gerätemanagement, die Kalenderverwaltung,Bestandskontrolle und mehr. Auf Fiix können die Benutzenden Arbeitsaufträge erstellen, verwalten und Arbeitsanweisungen hinzufügen.
Dieses Programm ist eine klassische CAFM Software und ermöglicht die automatische Generierung von Arbeitsaufträgen für geplante und präventive Wartungen, basierend auf verschiedenen Auslösekriterien.
Implementiert im Programm sind zudem Tools zur Verfolgung rotierender Vermögenswerte und Ersatzteile zwischen Arbeitsaufträgen, Standorten, Einrichtungen und externen Werkstätten. Die Berechtigungen können so verwaltet werden, dass Mitarbeiter Anfragen vor dem Verschieben von Objekten zwischen Orten übermitteln müssen. Damit kann kontrolliert werden, wer Anfragen für bestimmte Standorte genehmigt oder ablehnt.
3. MaintainX
- Anbieter: MaintainX Inc.
- Funktionen: Trend- und Ursachenanalysen, Anlagenrechnung, Audit Trail, Gerätenachvervolgung, etc.
- Zielgruppe: Keine Unternehmen, mittelgroße Unternehmen, Großunternehmen
- Preis: Ab 16 US Dollar pro Monat
Die CAFM Software MaintainX vom gleichnamigen Entwickler MaintainX Inc. bietet diverse interessante Funktionen. Dazu gehören Trend- und Ursachenanalysen, Anlagenrechnung, Audit Trail und Gerätenachverfolgung.
Zielgruppen für die Software sind kleine, mittelständische und große Unternehmen, während sie für Freiberufler oder Einzelunternehmer eher nicht geeignet ist.
Eine der Stärken von MaintainX ist die Möglichkeit, präventive Wartungsarbeiten zu planen und durchzuführen. Die Software bietet auch ein benutzerfreundliches Dashboard, das es Benutzern ermöglicht, den Überblick über ihre Wartungsarbeiten zu behalten und sie von einem Ort aus zu verwalten.
Die günstigsten Preisoptionen beginnen bei 16 US-Dollar pro Monat. Um alle Funktionen zu nutzen, muss man aber etwas tiefer in die Tasche greifen. Zudem bietet MaintainX eine kostenlose Basisversion, welche sich für den professionellen Einsatz allerdings nicht eignet.
4. Asset Panda
- Anbieter: Asset Panda Inc.
- Funktionen: Audit Trail, Drittanbieter-Integration, Techniker-Management, Gerätenachvervolgung, etc.
- Zielgruppe: Keine Unternehmen, mittelgroße Unternehmen, Großunternehmen
- Preis: Auf Anfrage (je nach Nutzungsprofil)
Asset Panda ist ein cloudbasiertes Asset-Management-System. Den Nutzenden werden Funktionen wie Audit-Trail, Integration von Drittanbietern und Techniker-Management eboten.
Die CAFM Software punktet mit einer einfachen Einrichtung und einer intuitiven Benutzeroberfläche. Darüber hinaus ermöglicht es eine umfassende Gerätenachverfolgung und Integration von Drittanbietern, um nahtlose Verbindungen zu anderen Systemen zu gewährleisten.
Ein Nachteil von Asset Panda ist der hohe Preis, der je nach Nutzungsprofil variiert und nur auf Anfrage mitgeteilt wird. Einige Nutzende berichteten zudem, dass die Kundensupport-Optionen von Asset Panda eingeschränkt sind.
5. Procore
- Anbieter: Procore Technologies, Inc.
- Funktionen: Störfallmanagement, Vorfall-Berichterstattung, Drittanbieter-Integration, etc.
- Zielgruppe: Freie Mitarbeiter, kleine Unternehmen, mittelgroße Unternehmen, Großunternehmen
- Preis: Auf Anfrage (je nach Nutzungsprofil)
Procore ist ein cloudbasiertes Bau- und Immobilienmanagement-System. Die Plattform umfasst Tools für die Planung, Überwachung und Kontrolle von Immobilienprojekten sowie für die Koordination und Kommunikation zwischen den verschiedenen Beteiligten.
Zu den Funktionen von Procore gehören unter anderem das Störfallmanagement und die digitale Vorfall-Berichterstattung. Mit dem Störfallmanagement erfassen die Nutzenden Probleme und Zwischenfälle und beheben sie, indem sie Verantwortlichkeiten und Eskalationsprozesse definieren. Die Vorfall-Berichterstattung hingegen ist dazu da, um Berichte über alle Störfälle und Zwischenfälle zu erstellen und zu archivieren.
Procore kommt mit der Möglichkeite der Drittanbieter-Integration, die es den Nutzern erlaubt, externe Tools in die Plattform zu integrieren. Dazu gehören CAD-Software, Finanzmanagement-Tools, Dokumentenmanagement-Systeme und mehr.
Die Zielgruppe von Procore umfasst Freelancer, kleine Unternehmen, mittelgroße Unternehmen und große Unternehmen.
6. OmTrak
- Anbieter: WebFM, Inc.
- Funktionen: Audit Trail, Instandhaltungs-Management, Techniker-Management, Gerätenachverfolgung, etc.
- Zielgruppe: Kleine Unternehmen, mittelgroße Unternehmen, Großunternehmen
- Preis: Auf Anfrage (je nach Nutzungsprofil)
OmTrak wird vom australischen Entwickler WebFM, Inc. angeboten. Das CAFM System bietet diverse Funktionen in den Bereichen digitales Bau- und Facility-Management.
Obwohl OmTrak diverse interessante Funktionen bietet und sich einer großen Beliebtheit erfreut, hat es auch einige Nachteile. So wird OmTrak mit Stand Februar 2023 noch nicht in deutscher Sprache angeboten und es wird auch keine kostenlose Testversion angeboten, wie es bei PlanRadar der Fall ist.
Ein weiterer Nachteil von OmTrak ist die fehlende Kostentransparenz. Der Preis der CAFM Software hängt vom Nutzungsprofil ab und wird nur auf Anfrage bekannt gegeben. Dadurch können die Kosten höher sein als bei anderen vergleichbaren CAFM-Softwareprodukten.
Dennoch bietet OmTrak eine solide Lösung für Unternehmen, die ihre Instandhaltungs- und Managementprozesse optimieren möchten. Mit seinen umfassenden Funktionen kann es Unternehmen helfen, ihre Betriebskosten zu senken und die Effizienz zu steigern.
NORD/FM sichert mit PlanRadar die Prozessqualität
Um die Effizienz dieser Abläufe zu steigern, nutzt die Norddeutsche Facility Management GmbH (NORD/FM) PlanRadar für die Projektsteuerung und das Instandhaltungsmanagement. Bereits im Zuge der Gebäudezustandserfassung bei Ankaufsprozessen wird der Status Quo von Immobilien digital erfasst. Im Zuge der jährlichen Gebäudebegehung registriert das Unternehmen mittels CAFM Software Instandhaltungsbedarfe und Schäden. Die erfassten Punkte werden nach Notwendigkeit des Handlungsbedarfes kategorisiert und sofort mit Mitarbeitenden und Auftragnehmern geteilt.
Das Ergebnis: Bei der Nachbearbeitung und Nachverfolgung profitiert das Unternehmen von einer Zeitersparnis von rund 70 Prozent Zeitersparnis, da alle Daten und Aufgaben digital vor Ort erfasst und durchgängig dokumentiert werden.
LESETIPP: Wie NORD/FM mit PlanRadar die Effizienz von Prozessen steigert
PlanRadar: CAFM mit System
In unserer CAFM Software Übersicht haben wir 6 beliebte CAFM Systeme vorgestellt. Besonders PlanRadar sticht mit seinem umfassenden Angebot und seiner einfachen und intuitiven Bedienung hervor. Mit PlanRadar managen Sie Ihre Liegenschaft kostengünstig, effizient und vorausschauend.
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