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3 Praxisbeispiele, wie Sie mit PlanRadar Ressourcen und Betriebskosten optimieren und Ihren Erfolg mit smarten Analysen belegen
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Das Bauprotokoll enthält wichtige Informationen zu den Baugesprächen inklusive der erbrachten Leistungen und besonderer Ereignisse auf der Baustelle. Obwohl gesetzlich nicht vorgeschrieben, gehören Protokolle der Baubesprechungen auf schweizer Baustellen zu den wichtigsten Unterlagen überhaupt. Deshalb ist es unerlässlich, dass Sie sich deren Funktion, Bedeutung und Anwendung bewusst sind, bevor Sie mit dem Bau beginnen.
Steht eine Baubesprechung bevor? Dann laden Sie hier eine kostenlose Baubesprechung Vorlage für die Schweiz herunter. Mit der individuell anpassbaren Vorlage von PlanRadar profitieren Sie von einem professionellen Protokoll für die Baubesprechung, welches es nur noch auszufüllen gilt.
Inhalt
- Kostenlose Vorlage für Bauprotokoll herunterladen
- Was ist ein Bauprotokoll?
- Welche Informationen muss ein Bauprotokoll in der Schweiz enthalten?
- Protokoll der Baubesprechung – in der Schweiz gesetzlich vorgeschrieben?
- Fallbeispiel: Wie es in der Schweiz ohne Bauprotokoll schnell teuer werden kann
- Wer schreibt das Bauprotokoll?
- Digitale Bauprotokolle schaffen Abhilfe
- Mit Baubesprechungsprotokoll Vorlage fertige Berichte automatisch erstellen
- Bauprotokoll für die Schweiz: Fazit
Kostenlose Vorlage für Bauprotokoll herunterladen
Durch das Ausfüllen des folgenden Formulars erhalten Sie Zugang zur Baubesprechung Vorlage für die Schweiz. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Downloadlink und erhalten das Protokoll als MS Word Datei. Sie können die Vorlage beliebig an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Wie Sie die Vorlage mit PlanRadar nutzen
Mit PlanRadar digitalisieren Sie Ihr Prozesse. Wenn Sie die Bauprotokoll Vorlage auch auf PC, Smartphone und Tablet nutzen wollen, folgen Sie einfach den folgenden Schritten:
- Schritt 1: Untenstehendes Formular ausfüllen und die kostenlose Baustellenprotokoll Vorlage zum Download anfordern.
- Schritt 2: Vorlage in eine PDF-Datei importieren.
- Schritt 3: Mithilfe eines PDF-Editors (z. B. Acrobat Pro oder PDF-XChange Editor) ausfüllbare Felder sicherstellen.
PDF-Formulare unterstützen: Textfelder, Dropdown-Menüs, Radio-Button, Kontrollkästchen. Scripting-, Berechnungs- oder Bildfelder werden nicht unterstützt. - Schritt 4: PDF-Datei mit Formularfeldern in PlanRadar hochladen.
Möchten Sie per sofort günstiger, produktiver und effizienter bauen? Dann testen Sie PlanRadar hier kostenlos oder buchen Sie hier eine kostenlose Produktpräsentation.
Was ist ein Bauprotokoll?
Oft mit dem Bautagebuch verwechselt, ist das Bauprotokoll eine Dokumentation für sich. Statt die Bauarbeiten vor Ort zu protokollieren, geht es im Bauprotokoll primär darum, Sitzungen zwischen den Vertragsparteien zu dokumentieren.
In der Schweiz ist es üblich, dass die auftragnehmende und die auftraggebende Partei regelmässig zusammensitzen. An diesen sogenannten Baubesprechungen werden unter anderem die folgenden Punkte angesprochen:
- Aktueller Stand der Bauarbeiten
- Herausforderungen während der Bauarbeiten
- Lösungsvorschläge und konkrete Änderungen
- Fortschritte seit der letzten Baubesprechung
- Technische Details zum Bauwerk
- Alles Weitere, was zum Zeitpunkt der Baubesprechung relevant ist
Neben den regelmässigen Baubesprechungen können die Parteien sich auch zu ausserplanmässigen Zusammenkünften treffen. Das ist etwa nach dem Eintreten von unvorhergesehenen Ereignissen, bei Meinungsverschiedenheiten, bei Abweichungen vom Bauplan usw. üblich.
In anderen Worten ausgedrückt ist das Bauprotokoll ein Gesprächsprotokoll für Baubesprechungen.
Da bei Baubesprechungen immer verschiedene Personen mit verschiedenen Interessen anwesend sind, muss das Bauprotokoll unbedingt sachlich bleiben. Meinungsäusserungen sollten nie aus dem Protokoll selbst hervorgehen, sondern objektiv als Ansicht der Person beschrieben werden, welche die Meinung kundgegeben hat.
Ebenfalls wichtig ist eine detailgetreue Protokollierung. Zwar gibt es keine Formvorschrift, ein mündliches Protokoll macht aber logischerweise nicht wirklich Sinn.
Nur in schriftlicher Form können die aus dem Gespräch hervorgehenden Informationen fehlerfrei weitergegeben und als Beweisgrundlage verwendet werden.
Wie detailliert die Protokollierung vorgenommen wird, ist von Projekt zu Projekt unterschiedlich. Generell gilt aber, dass so genau wie möglich protokolliert werden sollte. So bildet das Protokoll eine zuverlässige und nachvollziehbare Quelle für nicht anwesende Personen und für Nachforschungen in der Zukunft.
Welche Informationen muss ein Bauprotokoll in der Schweiz enthalten?
Ein Bauprotokoll oder Bautagebuch sollte mindestens die folgenden Informationen enthalten:
- Angaben zu den durchgeführten Baumassnahmen
- Beginn und Fertigstellung einzelner Leistungen, Arbeitsprozesse und Workflows
- Erbrachte Leistungen der Auftragnehmer:in, inklusive Angaben zu den beschäftigten Arbeitskräften, Personalwechseln, etc.
- Informationen zu den verwendeten Geräten und Maschinen
- Angaben zu den verwendeten Baustoffen
- Besondere Vorkommnisse wie Verzögerungen, Unfälle, etc.
- Genaue Darstellung aller Sachverhalte, aus denen spätere Schadensersatzansprüche hergeleitet werden können
Die Liste ist nicht abschliessend. Kein Bauprojekt ist identisch mit einem anderen – dadurch unterscheiden sich auch die Baubesprechungen und die Anforderungen an deren Protokollierung.
Um trotz unterschiedlicher Vorgaben einheitlich, schnell und effizient protokollieren zu können, empfiehlt sich der Einsatz einer individuell anpassbaren Baustellenprotokoll Vorlage.
Protokoll der Baubesprechung – in der Schweiz gesetzlich vorgeschrieben?
Als Erstes: Nein, es gibt in der Schweiz kein Gesetz, welches Baubesprechungen vorschreibt. Allerdings bedeutet das nicht, dass Sie auf ein Bauprotokoll verzichten sollten.
Obwohl es keine gesetzliche Vorschrift gibt, entscheiden sich viele Schweizer:innen dazu, die Bauprotokollierung im Bauvertrag zu regeln. Dadurch wird sie für alle unterzeichnenden Parteien entsprechend den im Vertrag definierten Bedingungen verpflichtend.
Nur weil etwas gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, heisst das nicht, dass man es nicht sinnvoll ist. Wenn es um das Protokoll von Baubesprechungen geht, ist das besonders wahr.
In der Praxis des schweizer Bauwesens gehört das Bauprotokoll stets mit dazu. Doch was sind seine Vorteile?
Vorteil 1: Bauprotokolle dienen als Beweismittel
Eine gesetzliche Verpflichtung für Baubesprechungsprotokolle gibt es, sofern nichts anderes vereinbart wird, in der Schweiz zwar nicht. Dennoch dient eine genaue Dokumentation der Baubesprechung vor der Justiz.
Das schriftliche Bauprotokoll wird vor Gericht als Beweismittel anerkannt. Im Falle von Rechtsstreitigkeiten schafft dies Klarheit und hilft der Richter:in dabei, das Besprochene nachzuvollziehen.
Doch auch bei anderen Problemen oder Versicherungsfällen ermöglichen diese Protokolle eine objektive Klärung der Situation. Die Beteiligten der Baubesprechung unterzeichnen diese Protokolle in der Regel. So zeigen die Bauprotokolle klar auf, wer wofür verantwortlich war.
Die in den Bauprotokollen festgehaltenen Informationen sind im Optimalfall äussert detailreich. Sie dokumentieren die erbrachten Leistungen, die einzelnen Arbeitsschritte sowie die involvierten Personen.
Vorteil 2: Transparenz dank detaillierter Protokollierung
Ein weiterer Vorteil eines detaillierten Bauprotokolls ist die Transparenz, welche es schafft: Das Protokoll einer Baubesprechung dient als nützliche Zusammenfassung. Es wird allen Beteiligten in schriftlicher Form zur Verfügung gestellt. So ist jede Person, die am Projekt mitwirkt, stets auf dem neuesten Stand. Wichtige Informationen bleiben erhalten und sind zugänglich.
Das Protokoll ermöglicht es, frühere Besprechungsthemen klar zurückzuverfolgen. Dies ist besonders nützlich, wenn man später auf bestimmte Details zurückkommen muss. Durch diese strukturierte Dokumentation werden wiederholte Diskussionen über bereits geklärte Punkte vermieden. Dies spart Zeit und sorgt für eine effiziente Kommunikation.
Zudem schafft die Praxis, die besprochenen Punkte zu protokollieren, eine Atmosphäre der Offenheit und des Vertrauens. Dies liegt im Interesse aller Beteiligten: Wer nichts zu verbergen hat, hat nichts gegen mehr Transparenz einzuwenden. Auch aus diesem Grund ist es auf schweizer Baustellen gang und gäbe, ein Protokoll für Baubesprechungen zu führen.
Vorteil 3: Zuverlässige Weitergabe von Informationen
Das Bauprotokoll ist eine Art schriftliche Verewigung der Baubesprechung und hilft dabei, das Gesprochene nachzuvollziehen – egal ob für zukünftige Nachforschungen oder für Personen, die nicht an der Baubesprechung anwesend waren.
Ebenfalls ein Hauptgrund, weshalb Bauprotokolle trotz fehlendem gesetzlichem Zwang auf praktisch allen Baustellen in der Schweiz zur Anwendung kommen, ist die Informationsweitergabe.
Werden die Inhalte rein mündlich weitergegeben, können Informationen verfälscht oder verloren gehen. Oft geschehen solche Veränderungen ganz unbewusst. Informationen werden missverstanden, unklar erzählt oder gar vergessen. Ein schriftliches Protokoll ist hier die Lösung.
Ohne Protokoll müssten sich Nicht-Anwesende auf Informationen verlassen, die möglicherweise schon mehrfach weitergegeben wurden. Ein Protokoll der Baubesprechung schafft also nicht nur Transparenz und eine Beweisgrundlage, sondern auch eine zuverlässige Informationsweitergabe.
Damit nicht bereits bei der Protokollierung oder der Besprechung wichtige Punkte vergessen gehen, empfiehlt sich der Einsatz einer Baubesprechung Vorlage wie die von PlanRadar.
Fallbeispiel: Wie es in der Schweiz ohne Bauprotokoll schnell teuer werden kann
Ein lückenloser Überblick von Abläufen auf der Baustelle stellt besonders im Streit- und Schadensfall einen grossen Vorteil für alle Beteiligten dar.
Lassen Sie uns das anhand des folgenden fiktiven Beispiels veranschaulichen:
Anderthalb Jahre nach Abnahme Ihres Einfamilienhauses im Zürcher Unterland bemerkt die Auftraggeberin Alexandra B. im Objekt feuchte Wände. Dies ist ein häufig auftretender Mangel, der oft dazu führt, dass sich Firmen untereinander in der Schuldzuweisung üben.
Alexandra B. hat mit der Auftraggeber:in MustAir Bau AG einen Bauvertrag nach SIA-Norm 118 vereinbart, wodurch die Beweislast bei ihr liegt. Konkret bedeutet das, dass Alexandra B. beweisen muss, dass der Baumangel auf einen Baufehler der MustAir Bau AG zurückzuführen ist.
Um die mangelhafte Behebung eines Schadens belegen zu können, benötigt Alexandra B. umfassende Beweise, wie zum Beispiel:
- Aufzeichnungen, welche Personen und Unternehmen an der Ausführung beteiligt waren
- Fotos, die den Baufortschritt und einzelne Leistungen darlegen
- Ein Protokoll über die Kommunikation zwischen den Beteiligten
- Eventuell ein Mängelprotokoll, das Aufschluss über bereits früher festgestellte Mängel und Schäden gibt
Doch Alexandra B. hat eine genaue Dokumentation im Protokoll versäumt.
Das Problem: Eine genaue Rekonstruktion der Vorgänge, die vor anderthalb Jahren stattgefunden haben, ist somit schwierig. Doch genau das ist die Voraussetzung für einen Erfolg, falls der Streit vor Gericht geklärt werden muss.
Als Ausweg bleiben somit nur noch teure und langwierige Gutachten, die die Kosten explodieren lassen.
Wer schreibt in der Schweiz das Bauprotokoll?
Das Baubesprechungsprotokoll wird von der Protokollführer:in geschrieben. Allgemeingültige Regeln, wem diese Rolle zukommt, gibt es nicht. Es empfiehlt sich aber, dass eine Person diese Aufgabe übernimmt, die möglichst neutral und unvoreingenommen zum Inhalt der Besprechung steht.
In der Praxis wird diese Aufgabe aber in der Regel von der Bauleitung oder einer Vertreter:in der Bauleitung übernommen. Dies ist aber nicht zwingend notwendig. Falls nichts anderes vereinbart wurde, kann theoretisch jede Person, die an der Baubesprechung anwesend ist, das Bauprotokoll führen.
Um einheitlich und durchgängig zu dokumentieren, sollte die Rolle der Protokollführer:in aber immer möglichst bei derselben Person bleiben.
Ein gut geführtes Baubesprechungsprotokoll ist unerlässlich für eine klare Koordination auf der Baustelle und dessen langfristige Nachvollziehbarkeit. Die Bedeutung dieser Aufgabe verlangt daher Professionalität und Genauigkeit.
Wer kann Einspruch erheben?
Wer kann gegen ein Baubesprechungs Protokoll Einspruch erheben? Grundsätzlich jede Person, die bei der Besprechung dabei war. Manchmal schleichen sich Fehler ein, oft nur Missverständnisse. Dennoch sollten alle Parteien die Protokolle immer genau prüfen.
Wird ein Fehler gefunden, sollte schnell Einspruch eingelegt und um Korrektur gebeten werden. Einen Fehler zu übersehen, könnte später als Zustimmung gewertet werden.
Setzen Sie zudem niemals Ihre Unterschrift unter ein Protokoll, mit dessen Inhalt Sie nicht einverstanden sind. Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie die inhaltliche Korrektheit aus Ihrer Sicht, was im Streitfall gegen Sie verwendet werden kann.
Wer unterschreibt das Protokoll zur Baubesprechung?
Wenn es um das Unterzeichnen eines Baubesprechungsprotokolls geht, läuft es in der Schweiz meist wie folgt ab: Alle, die bei der Besprechung dabei waren, setzen ihre Unterschrift darunter. Damit bestätigen sie, dass alles richtig aufgeschrieben wurde. Rechtlich gesehen reicht es, wenn die Person, die das Protokoll geschrieben hat, es unterzeichnet. Sogar diese Unterschrift ist nicht zwingend vorgeschrieben.
Trotzdem bitten die Protokollführenden oft die anwesenden Parteien um eine Unterschrift.
Keine Reaktion gilt in der Schweiz tendenziell als stillschweigende Zustimmung. Vor Gericht zählt eine Unterschrift aber mehr. Wenn es darauf ankommt, dass der Inhalt wirklich stimmt, dann zählt eine fehlende Unterschrift nicht als Zustimmung.
Digitale Bauprotokolle schaffen Abhilfe
Die digitale Dokumentation des Baugeschehens mittels Software stellt eine zeitsparende und ressourcenschonende Möglichkeit zur Datenerfassung am Bau dar.
Ob digitales Bautagebuch, zur Beweissicherung, Mängelprotokolle, oder für andere Aufgaben: Mit PlanRadar dokumentieren und protokollieren Sie sämtliche Vorgänge bei Bauprojekten einfach und direkt vor Ort mit Ihrem mobilen Endgerät.
PlanRadar speichert Ihre Dokumente automatisch und intelligent ab. So gehen nie wieder Unterlagen verloren und Sie haben auch Jahre später mit wenigen Klicks Zugriff auf alle relevanten Unterlagen.
Mit Baubesprechungsprotokoll Vorlage fertige Berichte automatisch erstellen
Dank des praktischen Vorlageneditors von PlanRadar generieren Sie eine Baubesprechungsprotokoll Vorlage mit wenigen Klicks. Erstellen Sie sich die Vorlage von Grund auf neu oder übernehmen Sie fertige Layouts per Drag-and-Drop aus Word- oder Excel-Dokumenten. Definieren Sie Datenfelder für Auftraggebende, Besprechungsteilnehmende, Datum, durchgeführte Arbeiten, besondere Vorkommnisse und mehr. Ist die Bauprotokoll Vorlage fertig, führen Sie alle erfassten Daten in lückenlosen Bauprotokollen zusammen.
Die mit PlanRadar erfassten Daten lassen sich automatisiert in die entsprechenden Felder der Bauprotokoll Vorlage eingefügt. Dadurch sparen Sie sich die Zeit für das umständliche Zusammenfassen von Informationen aus unterschiedlichen Quellen. Auch der mühsame Übertrag von Daten von Papier in elektronische Form hat so ein Ende.
Holen Sie das Maximum aus Ihrem Bauvorhaben – mit PlanRadar
PlanRadar bietet eine optimale Ergänzung zur Baubesprechung Vorlage. Als umfassende Bau- und Immobilien-Software unterstützt Sie PlanRadar bei der Datenerfassung, im Dokumentenmanagement und in zahlreichen weiteren Bereichen.
Die verständlichen, aber umfassenden Funktionen wie digitale Baupläne und das Ticketing-System erleichtern die Arbeit erheblich.
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