Wie erstellen Sie Ihre Baudokumentation? Wenn Sie nach wie vor auf klassische, analoge Berichterstattung setzen, sind Sie nicht alleine. Gemäß der PwC-Studie zur Baubranche 2023 sehen 60 Prozent aller befragten deutschen Bauunternehmen bei der Digitalisierung ihrer operativen Prozesse und der Anwendung digitaler Lösungen einen deutlichen Nachholbedarf.
Bevor sie richtig Schwung aufnehmen konnte, stagnierte die Digitalisierung in der Baubranche bereits. Die Gründe dafür sind vielfältig – die dadurch verpassten Chancen auch. Besonders was die Baudokumentation angeht, nehmen Sie mit der Anwendung veralteter Prozesse unnötige Hürden auf sich. Gegenüber der digitalen Baudokumentation ist das klassische Reporting zeitaufwendig, dezentral, limitiert zugänglich und fehleranfällig.
Inhalt
- Warum herkömmliche Berichte im Bauwesen nicht mehr ausreichen
- Die Auswirkungen auf Bauprojekte
- Wie Sie ins digitale Baumanagement einsteigen
- Weshalb klassische Bauberichte Projekte verzögern: Fazit
Warum herkömmliche Berichte im Bauwesen Sie zurückhalten
Die klassische Erstellung von Bauberichten ist im Jahr 2023 nicht mehr zeitgemäß. Hierfür gibt es mehrere Gründe:
Zeitaufwendige Datenerfassung
Wie viel Zeit verbringen Sie und Ihr Team mit der Erfassung von Daten? Im Falle von händischen Notizen können sich hier schnell mehrere Stunden pro Monat ansammeln. Doch die Erfassung ist dabei noch der kleinste Teil. Neben der ineffizienten Dokumentation gilt es, handgeschriebene Notizen nicht zu verlieren, sie an die richtigen Stellen weiterzugeben und sie fehlerfrei zu entziffern.
An dieser Stelle dürfte es klar sein, dass eine handgeschriebene Datenerfassung alles andere als optimal ist. Heutzutage finden viele Unternehmen hybride oder improvisierte Techniken in ihrem Geschäftsalltag. Was also ist beispielsweise mit der Notierung der Daten in Messenger-Apps oder den Notizen auf dem Smartphone?
Diese Methoden haben durchaus Vorteile gegenüber händischen Reports, können aber bei Weitem nicht mit innovativen Tools, speziell für das Bau und Projektmanagement programmiert, mithalten. Denn diese Tools lösen auch Probleme rund um Datensicherheit, Kommunikation und Effizienz.
Probleme beim Fotomanagement
Im Falle von Mängeln und dessen Behebung sind Fotos die aussagekräftigste Lösung. Alle beteiligten Parteien sehen sofort, worum es geht, Mängel lassen sich visualisieren und Reparaturen lassen sich optisch nachvollziehen.
Die Fotos zu organisieren und sie stets griffbereit zu haben, ist eine Herausforderung. In der Galerie Ihres Mobiltelefons wird der grobe Standort der Fotos zwar in den Details gespeichert, dieser ist jedoch zu ungenau, um den Aufnahmeort auf einem Bauplan zuordnen zu können.
Zudem ist die Organisation nach Projekt, sodass alle Beteiligten Zugriff darauf haben, aufwendig. Wenn zu einem späteren Zeitpunkt ein ganz bestimmtes Bild gefragt ist, kann das zum Problem werden. Weder zugeordnet nach Aufnahmeort noch kategorisiert nach Projekt ist es auch kaum möglich, Aufnahmen schnell, flexibel und professionell in einem Report zu verlinken, auf den alle relevanten Parteien Zugriff haben.
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Kurz gesagt, sind Fotos in der herkömmlichen Berichterstellung;
- Nicht auf dem Bauplan einem bestimmten Standort zuweisbar
- Schwer zu organisieren und griffbereit zu halten
- Nur bedingt für alle nach Projekt kategorisier- und abrufbar
- Nicht für eine flexible Verlinkung in professionellen Berichten geeignet
Uneinheitliche Datenverarbeitung
Eine der Hauptursachen für Probleme, die aus herkömmlicher Baudokumentation resultieren ist die Datenverarbeitung. Bereits kleine Fehler können eine ganze Reihe von Schwierigkeiten mit sich bringen, die weitreichende Auswirkungen auf das Projekt haben.
Kämpfen Sie mit einer uneinheitlichen Baudokumentation, statt ein zentrales Bautagebuch nach VOB digital zu führen? Bei herkömmlichen Methoden der Datenverarbeitung sind relevante Informationen oftmals über zahlreiche verschiedene Dokumente verstreut. Die manuelle Datenerfassung führt oft zu Mehrarbeit, da Fehler korrigiert, Daten überprüft und Dokumente mehrfach bearbeitet werden müssen. Dies kostet Zeit und kann das Budget Ihres Projekts belasten.
Die digitale Baudokumentation, beispielsweise in Form einer Bau und Projektmanagement App, zeigt in diesem Punkt seine Vorteile gegenüber der herkömmlichen Baudoku besonders offensichtlich.
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Unflexible Berichtsvorlagen
Seine Berichte von Hand auf ein leeres Stück Papier zu schreiben, ist keine nachhaltige Lösung. Die Chancen sind daher groß, dass Sie in der einen oder anderen Form Berichtsvorlagen verwenden. Diese schaffen Struktur und sorgen dafür, dass nichts vergessen geht.
Standardmäßige Vorlagen sind allerdings nicht besonders flexibel und lassen sich daher kaum an individuelle Bedürfnisse anpassen. Besonders wenn Kunden oder Kundinnen spezifische Voraussetzungen stellen, ist es schwierig, diesen mit herkömmlichen Vorlagen nachzukommen. Das Format des Reports ist gegeben und die genauen Bestimmungen des Kunden halten Sie nur mit einer guten Menge zusätzlicher Arbeit ein.
Standardvorlagen stoßen also schnell an ihre Grenzen, vor allem wenn individuelle Anpassungen gefragt sind. Sie sind / haben;
- Wenig Spielraum für Flexibilität
- Ein starres Format
- Bei kundenspezifischen Vorgaben mit erheblichem Zusatzaufwand verbunden
Das Endresultat? Mehr Arbeit, mehr Zeitverlust und ein größeres Risiko für Fehler. Wenn Kund:innen einzigartige Anforderungen stellen, wird das Arbeiten mit starren, herkömmlichen Vorlagen schnell zu einer Herausforderung.
Es ist an der Zeit, nach flexibleren Lösungen für die Berichterstattung im Bauwesen, wie die digitale Baudokumentation, zu suchen.
Die Auswirkungen auf Bauprojekte
Die beschriebenen Nachteile, welche die klassische Dokumentation für Baustellen mit sich bringt, haben sichtbare Auswirkungen auf Ihre Bauprojekte. Besonders was die Entscheidungsfindung, die Kommunikation mit den Stakeholdern und die Zuordnung von Verantwortlichkeiten angeht, sind die potenziellen Auswirkungen auf den Projekterfolg gravierend.
Verzögerungen in der Entscheidungsfindung
Haben Sie Verzögerungen in der Entscheidungsfindung satt und suchen nach Wegen, Bauprojekte effizienter zu managen? Eine Stelle, an der es anzusetzen lohnt, ist die Baudokumentation. Wenn Daten nicht zeitnah, präzise und verständlich aufbereitet und übermittelt werden, ist es schwierig, rechtzeitig die richtigen Maßnahmen ergreifen. Damit fehlt die Grundlage, um ein Projekt erfolgreich voranzutreiben, was den Zeitplan als Ganzes gefährdet.
Das Timing ist entscheidend und Projekte, die ins Stocken geraten, führen zu erhöhten Kosten. Eine ineffiziente Berichterstattung hat damit sowohl Verzögerungen in der Entscheidungsfindung als auch direkte negative Auswirkungen auf die Projektzeitpläne und Budgets zur Folge.
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Kommunikationsprobleme
Eine weitere Konsequenz einer veralteten Baudokumentation sind Kommunikationsprobleme. Die Daten müssen zentral, umfassend, aktuell und zugänglich gespeichert werden.
Bei einer ineffizienten Dokumentation auf Baustellen ist das jedoch nicht oder nur begrenzt der Fall. Notizen, Berichte und Anmerkungen werden auf Post-its, privaten Direktnachrichten oder handschriftlich verfassten Dokumenten festgehalten. Die Gefahr, dass die Informationen nicht dort ankommen, wo sie benötigt werden, ist groß. Wenn Informationen nicht klar übermittelt werden, entstehen Unklarheiten, die sich negativ auf die Effizienz des gesamten Projekts auswirken.
Mangelhafte Kommunikation, hohe Kosten
Wird ein Bautagebuch nach VOB digital in einer Baudokumentation App geführt, lassen sich diese Probleme ganz einfach vermeiden. In vielen Betrieben der Baubranche ist das mit Stand 2023 jedoch bisher noch nicht der Fall. Ein klassisches Praxis-Beispiel ist die Kommunikation zwischen Architekt:innen, Ingenieur:innen und Bauarbeiter:innen.
Angenommen, eine Architekt:in nimmt Änderungen an den Plänen vor, diese werden jedoch nicht korrekt an das Bauteam kommuniziert. Die Bauarbeiter:innen setzen die ursprünglichen Anweisungen um, was zu erheblichen Zeit- und Ressourcenverschwendungen führt. Die Folge: unnötige Kosten und Projektverzögerungen.
Auch zwischen Projektmanager:innen und Lieferant:innen treten Kommunikationsprobleme auf. Wenn etwa Materialanforderungen nicht rechtzeitig oder ungenau übermittelt werden, entstehen Verzögerungen bei der Materiallieferung. Ein weiteres, häufiges Problem ist die mangelnde Abstimmung zwischen den verschiedenen Gewerken. Sollen Elektriker:innen und Sanitärinstallateur:innen ihre Arbeiten gleichzeitig ausführen? Wenn unterschiedliche Informationen über den Zeitpunkt oder den Umfang der Arbeiten vorliegen, wird das schwierig.
In all diesen Fällen wird deutlich, dass mangelhafte Kommunikation zu Fehlern und Verzögerungen führt und das Vertrauen zwischen den Beteiligten untergraben kann. Vertrauen ist jedoch eine wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit in Bauprojekten.
Mangelnde Verantwortungsübernahme
Verantwortlichkeit und Transparenz sind unerlässlich. Die herkömmliche Baudokumentation erfüllt Ihre Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit von Abläufen jedoch nicht.
Ein Mangel an Verantwortungsübernahme ist eine weitere Folge der analogen Baudokumentation. Wenn Sie Papierdokumente, handschriftliche Notizen und physische Dateien zur Dokumentation verwenden, wird sich dies früher oder später rächen.
Ohne eine klare, zentrale und nachvollziehbare Aufzeichnung fällt es Ihnen und Ihren Partnern schwer, festzustellen, wer für bestimmte Entscheidungen verantwortlich war. Im Falle von Streitigkeiten, bei denen eine klare Beweislage nötig ist, ist das besonders ungünstig. Angenommen, es treten Mängel in einem Bauprojekt auf und es gibt keine klare Dokumentation darüber, wer, wann was gemacht hat. In diesem Szenario weisen Sie und Ihre Stakeholder sich gegenseitig die Schuld zu, was bis hin zu kostspieligen rechtlichen Auseinandersetzungen reichen kann.
Missverständnisse und Unklarheit
Zudem führt die fehlende Transparenz zu Misstrauen zwischen den Projektbeteiligten. Wenn Auftragnehmer:innen, Lieferant:innen oder Subunternehmer:innen das Gefühl haben, nicht zu wissen, wer wofür verantwortlich ist, wirkt sich dies negativ auf Ihr Projekt aus.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, müssen moderne Bauprojekte von Anfang an auf Transparenz setzen. Die digitale Baudokumentation und Baudokumentation Apps erlauben Ihnen, Informationen in Echtzeit zu erfassen, zu teilen und zu verifizieren. So können alle Arbeiten digital nachvollzogen werden.
Wie Sie ins digitale Baumanagement einsteigen
Mittlerweile sollten die Nachteile der herkömmlichen Dokumentation auf Baustellen klar sein. Doch welche Alternativen gibt es? Wie sieht eine innovative, digitale Baudokumentation aus?
Umfassende Plattformen für die digitale Baudokumentation im Bau- und Immobiliensektor wie PlanRadar adressieren die Herausforderungen des herkömmlichen Baumanagements und vereinfachen diese.
LESETIPP: Baudokumentation App für effiziente Baustellendokumentation
Wie werden Sie dabei konkret unterstützt? Einer der Vorteile liegt in der Möglichkeit, Berichte schnell und unkompliziert zu erstellen. Zudem wird Ihnen Unterstützung in der Fotoverwaltung, einem zentralen Dokumentenmanagement und anpassbaren Berichten geboten.
- Berichte in kurzer Zeit generieren
- Fotos mit Standort auf dem Bauplan teilen
- Zentrales Dokumentenmanagement
- Vorlagen, die sich an alle Vorgaben anpassen lassen
- Nachvollziehbare und transparente Bautagebuch App
- Reibungslose Kommunikation
LESETIPP: Bauprojektmanagement Software für mehr Effizienz
Weshalb die klassische Baudokumentation Projekte verzögert: Fazit
Die klassische Baudokumentation ist nicht mehr zeitgemäß. Grund dafür sind ihre, im Vergleich zur digitalen Baudokumentation, ineffizienten und oft veralteten Methoden, wie handgeschriebene Notizen und eine uneinheitliche Datenverarbeitung.
Seine Schwächen zeigt die herkömmliche Baudokumentation in verschiedenen Bereichen: So ist etwa die manuelle Datenerfassung zeitaufwendig, das Fotomanagement bleibt unstrukturiert und standardisierte Berichtsvorlagen sind unflexibel. Insbesondere die mangelnde Einheitlichkeit in der Datenverarbeitung ist Ursache für Mehrarbeit, Zeitverlust und zusätzliche Kosten.
Der Mangel an Digitalisierung und Zentralisierung in der Dokumentation auf Baustellen beeinträchtigt zudem die Entscheidungsfindung, was Verzögerungen nach sich zieht. Das gilt auch bei Kommunikationsprobleme zwischen den Stakeholdern – eine direkte Konsequenz der veralteten Methoden. Eine ineffiziente Kommunikation kann zu Missverständnissen, Fehlern und Projektverzögerungen führen und das Projekt gefährden.
Eine Lösung, die sich anbietet, ist die Einführung digitaler Baudokumentation, wie durch PlanRadar. Digitale Baudokumentation bietet Ihnen greifbare Vorteile wie Zeitersparnis, verbesserte Datenqualität und -sicherheit, sowie optimierte Kommunikation und Verantwortungsübernahme.
Um den Problemen der klassischen Baudokumentation zu entgehen, sollten sie diese durch effizientere digitale Lösungen ersetzen. Dank der Digitalisierung der Baubranche erschließen Sie neue Chancen und gestalten Bauprojekte erfolgreicher, effizienter und kosteneffektiver.
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