Die Zukunft des Property und Facility Managements
Wie digitale Lösungen die Arbeit 2023 und darüber hinaus verändern werden
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Ein Gastbeitrag von NEUE.IMMO
Die stetig fortschreitende Modernisierung und Digitalisierung nimmt auch vor dem Bereich der Immobilien keinen Halt. Die Anzahl der Anbieter, welche sich auf die Bereitstellung von Softwares zur digitalen Immobilienverwaltung fokussieren, wächst aktuell rasant.
Mittlerweile ist es daher bereits ohne Probleme möglich, die Verwaltung von Immobilien in die digitale Welt zu verlagern und damit erheblich effizienter zu machen.
Welche Aufgaben umfasst die Immobilienverwaltung?
Der klassische Aufgabenbereich der Immobilienverwaltung ist nach wie vor ein breit gefächertes Tätigkeitsfeld. Dies umfasst neben der Durchführung und Abwicklung von Mietverträgen auch die Kontrolle entsprechender Mietanpassungen sowie das Aufsetzen von Nebenkostenabrechnungen. Nicht zuletzt ist auch das Vertragsmanagement (wie unter anderem das Abschliessen von Hausmeisterverträgen) ein Bestandteil der Immobilienverwaltung.
Mit moderner Immobilienverwaltungssoftware können Immobilienverwalter all diese Aufgaben nun auch ganz bequem auf digitalem Wege bearbeiten und auf diese Weise ein hohes Maß an Zeit und Aufwand einsparen.
LESETIPP: Digitalisierung in der Immobilienbranche: Alle Fakten
Für wen eignet sich eine digitale Immobilienverwaltung?
Als Immobilienverwalter ist man in der Regel über den gesamten Lebenszyklus hinweg für die Verwaltung von Objekten mitsamt seinen zahlreichen Herausforderungen und Problemen verantwortlich.
Eine Software zur Digitalisierung der Immobilienverwaltung kann sich daher zum einen für Verwalter empfehlen, welche mit unübersichtlichen Objektzuständen zu kämpfen haben. Durch die Betreuung von mehreren Immobilien kann es schnell passieren, mit den Dokumentationsarbeiten durcheinanderzukommen oder ein wichtiges Telefonat zu vergessen. Solche kleinen Fehler können jedoch manchmal zu unangenehmen Konsequenzen führen und mit einem Mehraufwand an Arbeit bzw. mit höheren Kosten verbunden sein.
Durch die Nutzung einer digitalen Software zur Verwaltung von Immobilien können solche Flüchtigkeitsfehler weitestgehend minimiert werden, da sie eine strukturierte und sorgfältige Dokumentation der Arbeitsprozesse und Aufgaben ermöglicht.
Grundsätzlich eignet sich eine digitale Immobilienverwaltungssoftware aber auch für alle Unternehmen, welche den Absprung in die Digitalisierung noch nicht gewagt haben. Die Digitalisierung der Immobilienbranche ist unausweichlich und mit zahlreichen Vorteilen verbunden, auf die wir im Folgenden noch näher eingehen werden.
Die Entscheidung für eine digitale Software führt zu einer Beschleunigung und Automatisierung zahlreicher Prozesse und Arbeitsabläufe. Dies sollten sich Unternehmen und Immobilienverwalter zunutze machen, bevor es zu spät ist.
Welche Vorteile bietet die digitale Immobilienverwaltung?
Wie bereits in zahlreichen anderen Branchen üblich, nimmt die Digitalisierung auch im Bereich der Immobilienverwaltung eine zunehmend grössere Rolle ein. Mit Hilfe einer qualitativ hochwertigen Software ist eine Effizienzsteigerung sowie eine Erhöhung der Produktivität möglich.
Die komplette Umstellung von der konventionellen auf die digitale Immobilienverwaltung bringt hierbei selbstverständlich einige Vorteile mit sich.
Werfen wir aus diesem Grund nun einen kurzen Blick auf 5 wesentliche Vorteile, von denen Sie bei der Nutzung digitaler Software profitieren können.
- Effiziente Verwaltung von Immobilien
Ein erster Vorteil einer digitalen Immobilienverwaltung ist die effektive Objektverwaltung. Über eine ausgeklügelte Software können wichtige Objektdaten gut übersichtlich abgespeichert werden. Dies beinhaltet unter anderem die Dokumentation von 2D-Plänen, BIM-Modellen und weiteren wichtigen Objektdaten.Hierdurch behalten Sie zu jedem Zeitpunkt den Überblick über all Ihre Immobilien und verringern die Gefahr, sich zu verzetteln. Durch die Erstellung von benutzerdefinierten Berichten können zudem Vorlagen generiert werden, um Arbeit und Zeit einzusparen.
- Echtzeit Einblicke in die eigenen Immobilienportfolios
Ein weiterer Vorteil der digitalen Immobilienverwaltung besteht darin, dass Sie als Nutzer ihre Immobilienportfolios jederzeit im Blick behalten. Über digitale Zwillinge können wichtige Objektwerte immer im Auge behalten werden, sämtliche Daten können in Echtzeit mit anderen Mitgliedern geteilt werden.Falls erforderlich können alle relevanten Immobiliendaten darüber hinaus unkompliziert per Klick extrahiert werden.
- Effektive Zusammenarbeit der Teams im Büro und vor Ort
Hinzu kommt der Vorteil der effektiven Zusammenarbeit von Mitarbeitern in Büros oder auch direkt vor Ort. Alle Teammitglieder haben die Möglichkeit, über ihr Smartphone auch von unterwegs aus zu jedem Zeitpunkt ihre jeweiligen Aufgaben einzusehen. Softwares bieten dabei in der Regel die Möglichkeit einer Chat-Funktion, um sich stets mit anderen Mitgliedern austauschen zu können.Durch das Hinzufügen von externen Anbietern ist es ausserdem möglich, deren Arbeit im Blick zu behalten und hierdurch mehr Transparenz zu schaffen. Nicht zuletzt trägt auch die Dokumentation von Fotos und anderen Medien zu einer effizienten Zusammenarbeit aller Beteiligten bei.
- Modernes Problem-Management und Vermeidung von Ausfallzeiten
Durch die sorgfältige Planung von sich wiederholenden Wartungsarbeiten können Ausfälle frühzeitig identifiziert werden. Auf diese Weise ist eine zügige Reaktion auf Notfallreparaturen möglich, um Ausfallzeiten zu vermeiden.Mit Hilfe digitalisierter Prozesse können Genehmigungen für anstehende Reparaturarbeiten beschleunigt werden, da der langwierige Austausch von E-Mails oder Telefonaten nicht mehr erforderlich ist.
Abgesehen davon ist es durch die Untersuchung und Auswertung von Daten möglich, etwaige Trends zu identifizieren und hierdurch Probleme frühzeitig zu beheben.
- Minimierung der Betriebskosten
Hinzu kommt ein weiterer wichtiger Vorteil: Durch die Anwendung einer entsprechenden Immobilienverwaltungssoftware können Betriebskosten eingespart werden. Mit Echtzeitinformationen über die Gebäudeleistung sowie die Ressourceneinteilung des Teams können Kosten besser kalkuliert und somit auch gesenkt werden.
Welche Funktionen sollte eine Immobilienverwaltungssoftware mitbringen?
Wie nun ersichtlich wurde, bringen hochwertige Immobilienverwaltungssoftwares einige hilfreiche Vorteile mit sich, welche zu einer erheblichen Zeitersparnis führen können. Allerdings gibt es auch einige Aspekte, welche Sie bei der digitalen Immobilienverwaltung auf jeden Fall berücksichtigen sollten.
Die folgende Checkliste soll daher einen kurzen Überblick über die wichtigsten Eigenschaften einer qualitativ hochwertigen Software an die Hand geben:
- Sichere Daten- und Dateispeicherung
- Effektive Berichterstellung
- Digitale Aufgabenverwaltung zur Workflow-Optimierung
- Vollständige Dateneinsicht rund um die Uhr und von überall durch eine mobile App
- Digitalisierung und Speicherung von Bildern, Schriftdateien, Listen und PDFs in der Online-Dokumentenverwaltung
- Digitale Funktion zur Buchhaltung und zum Zahlungsverkehr
- Erstellung von strukturierten Auswertungen und Statistiken
- Digitale Rechnungsführung: Miet- und Jahresabrechnungen, Heiz- und Nebenkostenführung, Kautionsverwaltung und Betriebskostenabrechnungen
- Unkompliziertes Management von Vermietung sowie der Durchführung und Kommunikation mit Mietern und Eigentümern
- Beweissicherung direkt vor Ort zur Erfassung von Mängeln
Abgesehen von den oben genannten Punkten sollte immer auch auf die Qualität des Kundenservices geachtet werden. Im Idealfall stellt der Software-Anbieter seinen Kunden einen kompetenten Support zur Verfügung, der bei Problemen oder Fragen stets zur Stelle steht.
Digitalisierung des Immobilienportfolios – Fazit
Zu guter Letzt soll an dieser Stelle noch ein kurzes Fazit zur digitalen Immobilienverwaltung gezogen werden. Nicht ohne Grund schiessen aktuell immer mehr Anbieter von Softwares zur digitalen Verwaltung von Immobilien aus dem Boden. Die Anpassung der Objektverwaltung an die digitale Welt ist mittlerweile ein Muss. Nutzer von intelligenten Softwares können hierdurch ein erhebliches Mass an Zeit und Geld einsparen.
Viele User berichten von Zeiteinsparungen bei administrativen Aufgaben von vier bis sechs Stunden in der Woche. Diese Zeit kann dann für wichtigere Aufgaben und Kernbereiche verwendet werden.
Mit hochwertigen Immobilienverwaltung Softwares kann der Arbeitsalltag durch hilfreiche Funktionen wie Kostenkontrolle, Reparaturen & Wartung und Mieterkommunikation um einiges effizienter gestaltet werden.
Bei einigen Software-Anbietern auf dem Markt gibt es darüber hinaus die Möglichkeit, eine kostenlose Testversion in Anspruch nehmen. Diese eignet sich hervorragend, um sich zunächst mit den Funktionen der Software vertraut zu machen.
