Die Zukunft des Property und Facility Managements
Wie digitale Lösungen die Arbeit 2023 und darüber hinaus verändern werden
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In Zeiten von steigenden Bau- und Materialkosten sowie Lieferengpässen ist ein effizientes Instandhaltungsmanagement für Facility Manager, Immobilieneigentümer und Investoren zur Herausforderung geworden. Computerized Maintenance Management Systems (CMMS) oder Facility Management Software wie PlanRadar sichern eine transparente und effektive Dienstleistungssteuerung und ermöglichen so eine Qualitätssicherung im Zeitplan. Anhand des Best Practice Beispiels NORD/FM zeigen wir Ihnen, worauf es dabei ankommt.
Nirgendwo im Lebenszyklus einer Immobilie ist der Kostenfaktor so entscheidend wie in der Bewirtschaftung und nirgends werden so viele Daten generiert wie im Betrieb von Immobilien. Beste Voraussetzungen also, um im Zuge der Digitalisierung bei relevanten Prozessen kosten- und zeiteffiziente Effekte zu erzielen. Doch die bis dato geringe Digitalisierungslust der Branche und die Notwendigkeit von einheitlichen Datenstrukturen haben diesen Prozess bisher ausgebremst. Das wird sich ändern. Denn laut einer Befragung der Lünendonk & Hossenfelder GmbH zur Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft mit Fokus auf das Facility Management unter 90 Auftraggebern haben fast alle befragten Unternehmen bereits ein Budget für Digitalisierungsprojekte festgelegt.
Als Motivationsfaktoren hierfür werden vor allem Kosteneinsparungen und die Steigerung der wirtschaftlichen Effizienz sowie Wettbewerbsfaktoren genannt. Ein weiterer wichtiger Faktor sei zudem die zunehmende Transparenz, die digitalisierte Prozesse ermöglichen. Mit der Corona-Pandemie haben sich der Digitalisierungsdruck und damit die Notwendigkeit ortsunabhängigen Arbeitens zusätzlich erhöht.
CMMS-Lösungen für das Instandhaltungsmanagement
Bei der Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen gilt es, einen reibungslosen Betrieb an dezentralen Standorten sicherzustellen. Diese Aufgabe beginnt bei der Gebäudezustandserfassung und umfasst auch die Priorisierung und rasche Abarbeitung von Störmeldungen sowie die Steuerung von Umbauprojekten.
Computerized Maintenance Management Systems, kurz CMMS-Lösungen, sind Softwareprogramme, die bei solchen Facility Management-Aufgaben unterstützen und damit durchgängige Workflows mit einer optimalen Durchführung der Instandsetzung, Inspektion, Prüfung und Wartung ermöglichen. Die Prozesskette von der Störungsmeldung bis zu deren Behebung muss von Facility Management Software ebenso unterstützt werden wie die Durchführung von geplanten Maßnahmen im Zeitplan. Hierbei ist die automatische Überwachung von Fristen ein wichtiges Instrument. Für die Instandhaltung ist darüber hinaus die Dokumentation aller Tätigkeiten notwendig, um der Betreiberverantwortung des Facility Managers nachzukommen.
CMMS Best Practice NORD/FM
Was so theoretisch klingt, kann an einem Beispiel aus der Praxis einfach veranschaulicht werden. Die Norddeutsche Facility-Management GmbH (NORD/FM) nutzt als CMMS-Lösung PlanRadar für verschiedene Prozesse im Instandhaltungsmanagement.
Technische Due Diligence mittels CMMS durchführen
Bereits im Zuge der Gebäudezustandserfassung im Rahmen der Technischen Due Diligence bei Ankaufsprozessen werden die Zustände der Objekte mit der Facility Management Software digital erfasst. Hierzu lassen sich die Grundrisse und BIM-Modelle von Immobilien einfach und schnell ins System hochladen. Quasi per Knopfdruck können Besonderheiten an den relevanten Stellen in den digitalen Plänen per Smartphone und Tablet oder am PC notiert werden. Im Zuge der jährlichen Gebäudebegehung nutzt die NORD/FM das CMMS, um Instandhaltungsbedarfe und Schäden zu registrieren. Die erfassten Punkte werden nach Notwendigkeit des Handlungsbedarfes kategorisiert (kurzfristig, mittelfristig, langfristig, beobachten). Die Abarbeitung der kurzfristigen Punkte wird in der Facility Management Software direkt weiterverfolgt. Die Punkte der übrigen Kategorien werden bei der nächsten Begehung zielgerichtet erneut überprüft und gegebenenfalls einer anderen Kategorie zu sortiert.
Aufgaben in Facility Management Software erfassen und steuern
Um konkrete Arbeitsaufträge digital im System abzubilden und nachverfolgen zu können, wird das CMMS im Instandhaltungsmanagement vergleichbar einem Ticketsystem genutzt. Dazu können zum Arbeitsauftrag neben Textbeschreibungen auch Sprachnachrichten und Fotos hinterlegt werden. Alle am Objekt beteiligten Gewerke sind an das CMMS kostenfrei angebunden. So kann eine durchgängige Anwendung in den Prozessketten gewährleistet werden.
Wird ein kurzfristiges Anliegen zur Instandhaltung als Ticket eingestellt, werden der oder die dafür notwenigen Akteure mittels Pushnachricht oder E-Mail informiert und haben direkten Zugriff auf alle notwendigen Informationen zur Bearbeitung. Mit klar definierten Rollen und Verantwortlichkeiten, Fristregelungen sowie dem aktuellen Projektstatus stehen alle notwendigen Informationen jederzeit für die Bearbeitung zur Verfügung. So lassen sich sämtliche Arbeitsschritte mittels Facility Management Software dokumentieren und sind im digitalen Plan nachvollziehbar verortet.
Mit Änderung des Status einer Aufgabe im Gebäude werden alle zuständigen Personen per Direktbenachrichtigung informiert. Somit sind nicht nur Auftraggeber und Auftragnehmer, sondern auch alle anderen Projektbeteiligten entsprechend ihrer Rollen und Sichtrechte jederzeit auf dem aktuellen Stand, egal an welchem Standort sie sich befinden.
Steuerung von Umbauprojekten & virtuelles Mängelmanagement mittels Facility Management Software
Im Vermietungsprozess von Bestandsflächen nutzt die NORD/FM das Tool PlanRadar für eine zielgerichtete Erfassung von Mieterwünschen, die im Zuge von Begehungen und Verhandlungen geäußert wurden, um diese bei einem eventuellen Umbaubedarf im Mietangebot berücksichtigen zu können. Kommt es zu einem Umbauprojekt, ergeben sich in der Praxis fast täglich neue Situationen und To-dos, die noch geplant, beauftragt und gelöst werden müssen. Diese lassen sich vor Ort direkt in der Facility Management Software erfassen. Sukzessive werden die Tickets dann den jeweiligen Gewerken für die Erledigung zugeordnet.
LESETIPP: Wie Sie mit PlanRadar ganz einfach Mitarbeiter und Subunternehmen koordinieren
Mitarbeiter und externe Dienstleister beim Instandhaltungsmanagement einfach managen
Auf Basis des Aufgabenmanagements lassen sich auch Störmeldungen und Mängel effektiv in einem CMMS managen. Die Entgegennahme und Qualifizierung von Störmeldungen sowie Verteilung an interne Mitarbeiter oder externe Dienstleister kann einfach und schnell mit dem Ticketsystem entsprechend ihrer Prioritäten gehandhabt werden. Im Rahmen von Bauabnahmen und zur Dokumentation des Brandschutzes von Objekten lassen sich so die Abarbeitung von Mängel- und Restleistungen einfach nachvollziehen.
Erinnerungsfunktionen sorgen für die Einhaltung im Zeitplan und im Rahmen des Termincontrollings kann mit Hilfe des CMMS jederzeit der aktuelle Bautenstand nachvollzogen und rechtssicher dokumentiert werden. Notwendige Protokolle und Berichte lassen sich per Knopfdruck im eigenen Layout generieren und sparen so zusätzlich Arbeitszeit.
Facility Management Software sorgt für Effizienzgewinn im Instandhaltungsmanagement
Mit der virtuellen Generierung und dem Management von Arbeitsaufträgen bringt ein digitales Instandhaltungsmanagement zahlreiche Vorteile mit sich und spart zudem auch eine Menge Arbeitszeit. Kunden von PlanRadar reduzieren ihren Arbeitsaufwand mit dem Einsatz des Tools im Durchschnitt um sieben Stunden pro Woche.
Zeitersparnis dank CMMS PlanRadar
Benjamin de Beisac, Prokurist bei NORD/FM, hält fest: “Mit dem Einsatz von PlanRadar ergibt sich für NORD/FM eine spürbare Zeitersparnis aufgrund geringerer Nacharbeiten im Büro, da alle Daten und Aufgaben digital vor Ort erfasst und durchgängig dokumentiert werden. Außerdem hat sich die Zahl von Missverständnissen im Aufgabenmanagement reduziert, da To-dos direkt im Grundriss verortet und mit weiteren Informationen wie Fotos und Sprachnachrichten angereichert werden können.”
Diese Dokumentation gewährleistet auch im Rahmen der Bestandsbetreuung die Nachverfolgung von Zustandsänderungen im Zeitverlauf, wie beispielsweise das Beobachten von Rissen oder des Anstriches von Holzfenstern. Die kostenfreie Anbindung von Handwerkern sichert für die NORD/FM eine zielgerichtete Information zu Fertigstellungen und Fristen. Doppelarbeit wird durch die Abbildung in Echtzeit verhindert, da alle Projektbeteiligten jederzeit den aktuellen Stand abfragen können.
Die Pflege von To-do-Zetteln und unübersichtlichen Excellisten gehört damit der Vergangenheit an. Aufgrund der einfachen Anbindung an bestehende Prozesse und der schnellen Einrichtung vor dem ersten Benutzen, sind digitale Tools für das Instandhaltungsmanagement eine ideale Maßnahme, um die Digitalisierung von Unternehmensprozessen voranzutreiben.
* Erschienen im Facility Manager Oktober 2020
