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PlanRadar GmbH, FN 400573d, HG Vienna, Kärntner Ring 5-7, Top 201, 1010 Vienna, (hereinafter referred to as “PlanRadar”) develops, sells, and manages software for construction documentation and defect management.
These General Terms and Conditions govern the rights and obligations between PlanRadar and PlanRadar’s customers. PlanRadar’s customers are business owners/entrepreneurs as defined within Section 1 (2) KSchG (Austrian Consumer Protection Act).
2.1 These General Terms and Conditions govern the business relationship between PlanRadar and PlanRadar’s customers, whether for payment or not (e.g during trial phases). PlanRadar provides services exclusively based on these General Terms and Conditions. Any use of PlanRadar services by the customer shall have the effect that these General Terms and Conditions will form the basis of such business relationship.
2.2 Any contractual provisions agreed individually with the customer in writing, shall take precedence over these General Terms and Conditions.
2.3 If the customer has its own terms and conditions, by using any services of PlanRadar, the customer agrees and confirms that only PlanRadar’s General Terms and Conditions shall apply to the contractual relationship between PlanRadar and the customer to the exclusion of any terms and conditions of the customer. Any terms and conditions of the customer will only apply if PlanRadar expressly confirms this in writing.
2.4 Individual agreements must be made in writing (and must be signed by the parties). Any informal statements and declarations made by PlanRadar (including those made by email) are not binding.
2.5 PlanRadar is entitled to unilaterally change these General Terms and Conditions at any time. The customer will be notified of such changes via email at least two months before they will take effect. The customer will be entitled to object to such change in writing within four weeks from receipt of the email. The change will be deemed accepted and binding, if either the customer has consented to the change or if it has not objected to this change within the four-week period. PlanRadar will separately point out these legal consequences and the option to object in the notification e-mail. In the event of an objection, PlanRadar is entitled to terminate the contracts concluded with the customer under the old General Terms and Conditions for good cause, subject to a one-month notice period. If PlanRadar does not terminate one or more such contracts in the event of an objection, the old General Terms and Conditions shall continue to apply to such contract or contracts.
3.1 PlanRadar provides the customer with a system (potentially) consisting of several modules for construction documentation and defect management as software-as-a-service (“SaaS”) in the respective current version for use via the Internet, an app as client software as well as the possibility to store data (hereinafter referred to as “Software”).
3.2 PlanRadar reserves the right to further develop and change the Software and all specifications of the Software at any time (e.g. by using newer or different technologies, systems, processes or standards). The customer benefits from such ongoing Software development and accordingly acknowledges in return, that there may be times when temporary maintenance takes place in connection with any updates and upgrades. PlanRadar will notify the customer in good time if there will be any significant changes in service performance. If the customer experiences unacceptable disadvantages as a result of the service changes, the customer will be entitled to terminate the contract extraordinarily within 14 days of receipt of the notification of the service changes with such termination taking effect on the date on which the changes will become effective.
3.3 The customer has the option of using the Software free of charge for a period of 30 days after registration (test phase). Before the end of this free trial phase, PlanRadar will contact the customer and inform the customer of the option to take out a contract in return for payment to continue to use the Software. If the customer does not take up this option, the customer’s user account will be locked and then deleted after 30 days at the earliest.
3.4 PlanRadar is only responsible for the services that PlanRadar itself provides. The customer may not raise any claims against PlanRadar for any Software malfunctions caused by the customer or a third party intervention.
3.5 The place of PlanRadar’s service provision is the router exit to the Internet located at the data center used by PlanRadar. The customer’s end devices and the Internet connection are not part of PlanRadar’s service.
3.6 PlanRadar shall be responsible for an appropriate backup of the customer’s project data. Should a restoration of project data be necessary, it will be carried out free of charge, provided that the customer or its users are not responsible for the loss of data; if the customer or its users are responsible for the loss of data, the customer will bear the costs associated with the restoration of data according to the applicable price list. PlanRadar points out that a restoration of data is only possible for a maximum period of 30 days.
4.1 The customer undertakes to only use the Software according to these General Terms and Conditions as well as according to any individual agreements. The customer must ensure that all of its users (employees or other third parties attributable to the customer) also comply with the relevant terms. The customer is liable to PlanRadar for all damages resulting from the violation of the customer’s or its users’ obligations, particularly in the case of any illegal use of the Software.
4.2 The customer shall only use the software for its intended purpose and shall not misuse it, in particular not use it to store or distribute unlawful content. The customer further undertakes not to use any technical equipment, software systems or other data that could impair the Software or systems of PlanRadar.
4.3 The customer must maintain its own IT infrastructure that is required to use the Software at its own expense and own risk.
The customer is responsible for meeting the system requirements https://www.planradar.com/system-requirements-and-security/ .
4.4 The customer must secure its login details to the Software and not make them accessible to third parties. The customer must ensure that mobile devices are protected in an adequate manner (e.g. pin code, biometric security features).
4.5 PlanRadar may block the customer’s access to the Software in the event of a breach of these General Terms and Conditions or of any individual agreements, particularly if the customer defaults on payment. This does not affect the customer’s duty to continue paying the contractual user fee. In addition, the customer must reimburse PlanRadar for any costs incurred in connection with the blocking of the customer’s access.
4.6 The customer agrees that PlanRadar may use the customer’s company logo for marketing purposes for the duration of the contract, in particular the customer agrees to be named as a reference customer on the PlanRadar website.
5.1 All rights to the Software belong to PlanRadar. The customer is only granted the non-exclusive, non-transferable, and non-sublicensable right to use the software to the agreed extent and within the agreed number of licenses during the contract period. In particular, the customer may only duplicate the Software to the extent necessary for the intended use of the Software (e.g. loading into the main memory of the various terminals). The customer is not permitted to reproduce, sell, rent or lend the Software or parts of it in any other way or to transfer it to third parties or to grant them sublicenses. The customer is allowed to temporarily assign subcontractor access with limited functionalities in accordance with the product description of the Software.
5.2 Unless otherwise agreed, no further rights to the Software are granted to the customer. In particular, the customer shall not acquire any rights whatsoever in the Software, and in particular no copyright, no trademark, patent, or other intellectual property rights.
5.3 The number of licenses booked by the customer is contractually determined within a license package. Within the agreed number, the licenses can be activated freely by the customer. The price agreed for the license package applies irrespective of the number of licenses activated; it is therefore the responsibility of the customer to have the licenses activated or, in the case of self-administration, to do this himself. All full-value (in-house) users count as a license.
5.4 The client can acquire further licenses at any time, which will be invoiced to them on a pro rata basis during the remaining term of the contract and in accordance with the applicable price list. In the event of activation during a month, the days up to the beginning of the next month will be charged pro rata.
5.5 For third-party software products provided to the customer by PlanRadar, the respective license terms of the manufacturer of these software products shall take precedence over the provisions of this section 5. With regard to the license terms of the third-party software products used within the scope of the software, we expressly refer to point 13. PlanRadar confirms that the customer will act in accordance with these license terms when using the software as intended.
5.6 The Customer is not entitled to reverse engineer, decompile, or disassemble the Software unless (and only to the extent that) applicable law expressly and compulsorily permits it, notwithstanding this limitation.
5.7 In case the plans included in the licenses are exceeded, the license model will be adjusted in consultation with the customer.
5.8 Points 5.1 and 5.2 apply mutatis mutandis to all documents provided by PlanRadar to the customer, in particular, to the Software documentation.
6.1 PlanRadar provides the Software to the customer according to principles of “reasonable best efforts”. PlanRadar will therefore make every economically reasonable effort to ensure that the use of the Software is as uninterrupted as possible and will correct software errors that restrict the use of the software.
6.2 PlanRadar assumes no warranty or liability for the permanent availability of the Software or that the Software will be free from errors. The customer expressly acknowledges that, according to the current state of technology, it is not possible to completely exclude all errors from the Software. Connection errors or necessary maintenance work by PlanRadar can also result in temporary malfunctions. Insofar as for individual cases the liability cannot be effectively excluded, improvement shall take priority over a price reduction or cancellation of the contract.
6.3 PlanRadar shall not be liable for any direct or indirect damage to the customer or third parties caused by malfunctions or for damage to the customer’s end devices. Compensation for consequential damage such as loss of earnings or lost profits is excluded, as is liability for damages to the customer due to project delays. Likewise, PlanRadar is not liable for any loss of savings or for damages resulting from third-party claims.
6.4 PlanRadar is only liable in the event of intent and crass gross negligence. In addition, PlanRadar’s liability for each damage causing event, even if there are multiple injured parties, is limited to a total of 10,000 Euros. If the total damage is higher, claims for damages by the individual injured parties will be reduced proportionately.
6.5 PlanRadar cannot exclude the possibility of data loss or other impairments, in particular due to impairments in the customer’s internet connections in the course of synchronization processes. PlanRadar assumes no liability for this either.
6.6 PlanRadar is not liable for damage and defects that are due to improper operation, changed operating system components, interfaces and parameters, changes to the necessary system settings or simple application errors by or of the customer. Likewise, PlanRadar is not liable for disruptions in the public communication networks or noncompliance with the system requirements for the customer (current system requirements for using the software can be found at https://www.planradar.com/system-requirements-and-security/.)
6.7 The customer will immediately inform PlanRadar of any malfunctions and, if possible, with a comprehensible description of the error so a correction can be made as soon as possible. The customer will free of charge assist PlanRadar to remedy any malfunctions. Any rectification of malfunctions by PlanRadar requires in any case that the customer has fully met its payment obligations.
6.8 The software is not designed to be used in applications that require fail-safe performance or where failure of the Software could directly result in death, injury, serious property damage or environmental damage.
6.9 To the extent and as far as obligations relating to the Software are affected due to force majeure, including war, terrorism, natural disasters, fire, strike, lockout, embargo, governmental intervention, epidemic or pandemic, power supply failure, transport failure, telecommunication network or data lines, or legislative changes effected after conclusion of the contract or other unavailability of the Software cannot be rectified on time or not in a proper manner, this does not constitute a breach of contract and does not entitle the customer to any claims against PlanRadar.
7.1 As a user of the software, the customer is the person responsible for data protection, PlanRadar is merely a processor. For this purpose, a separate contract for processing will be concluded; in the absence of an individually agreed contract for processing, the standard contract for processing by PlanRadar will apply.
7.2 As the person responsible, the customer is in charge of compliance with the provisions of the General Data Protection Regulation – GDPR and the Austrian Data Protection Act – DSG. Insofar as the customer processes personal data when using the software (e.g. enters, processes, stores or transmits personal data to PlanRadar), it guarantees that it is entitled to do so in accordance with the applicable data protection regulations.
8.1 The customer and PlanRadar mutually undertake to treat all business and trade secrets of the respective other party obtained in connection with this contract and its execution as such as confidential and not to make them accessible to third parties, unless they are generally known, or were already known to the recipient beforehand without an obligation to secrecy, or are communicated or provided to the recipient by a third party without an obligation to secrecy, or have demonstrably been developed independently by the recipient, or are to be disclosed due to a legally binding official or judicial decision. This obligation shall apply for an unlimited period of time after the end of the contractual relationship.
8.2 Subcontractors engaged by PlanRadar for the fulfilment of the contract are not considered third parties if they are subject to a confidentiality obligation corresponding to this point.
9.1 The minimum term of the contract is specified in the respective individual agreement with the customer.
9.2 After expiry of the minimum term, the contract shall be automatically renewed for a further year in each case, provided that neither party has terminated the contract by giving one month’s notice before the expiry of the respective (minimum) contract term to the other party. Deletion of the account by the customer is also deemed a termination, whereby the deletion must also take place at the latest one month before the expiry of the respective (minimum) contract term.
9.3 Termination must take place in writing or via the PlanRadar platform by an administrator appointed and authorised by the customer.
9.4 A complete termination requires a termination of the entire license package. The deactivation / cancellation of only individual licenses is not considered as termination of the entire license package. The reduction of a licence package or individual licences must be made at the latest one month before the expiry of the respective contract term.
9.5 If the contract is terminated before the end of the contract period, no credit is granted for the remaining contract period.
9.6 The right to termination for cause remains unaffected. An extraordinary termination by PlanRadar with immediate effect is possible in particular under the following conditions:
9.6.1 If the customer provides incomplete or incorrect information or fails to provide required proofs.
9.6.2 If the customer is in default of payment during 30 days; the granting of a grace period is not required.
9.6.3 If there is reasonable suspicion that the Software is being misused.
9.7 The customer is responsible for backing up his project data in good time before termination of the contract. 30 days after the expiry of the contract, the customer can no longer access his project data. The customer’s access cannot be reactivated.
10.1 The customer must immediately inform PlanRadar of any changes in his address. If the customer has failed to do so, PlanRadar’s declarations are deemed to have been delivered if delivery was made to the last valid address provided by the customer for communication.
10.2 The customer accepts that PlanRadar can also send legally meaningful declarations to the customer by email or other electronic media (this also applies to invoices, which may be electronically signed to comply with the provisions of the sales tax law (Umsatzsteuergesetz)). Declarations are deemed to have been received as soon as the customer can access them or take note of them under normal circumstances.
11.1 All amounts (unless otherwise stated) are exclusive of the currently applicable sales tax and other charges. A cash discount is not provided or granted.
11.2 User fees are generally charged in advance for each contract year. Invoices shall be issued immediately after acceptance of the offer, expiry of the contract year or extension of the contract term and sent digitally by PDF to an e-mail address defined by the customer. Invoices are due and payable within 14 days of the invoice date without deduction.
11.3 When ordering via the PlanRadar website, payment claims are due in accordance with the conditions of the payment provider Fastspring (http://www.fastspring.com/) – unless stated otherwise.
11.4 The customer shall bear all bank charges and other expenses associated with the transfer.
11.5 In the event of late payments, the customer will be charged interest on arrears at 10% p/a of the outstanding amount, plus reasonable reminder fees. The customer must bear all necessary and appropriate costs incurred for the intervention of lawyers and collection agencies.
11.6 Payments by the customer are initially offset against any costs or interest on arrears. Then, they are offset against the oldest debt.
11.7 PlanRadar is entitled to unilaterally increase the prices for the Software with effect from the beginning of the next contractual year and will notify the customer in good time, at least 1 month in advance.
11.8 Invoices are considered to be accepted if no objection has been raised in writing within 3 months after the invoice has been issued.
11.9 PlanRadar accepts all common credit cards as well as Paypal (when ordering via the website) as well as payment by bank transfer.
11.10 The customer cannot offset its own claims against PlanRadar’s claims. The customer’s right of retention is also excluded.
12.1 Should one or more provisions of these General Terms and Conditions be or become ineffective or unenforceable in full or in part, the validity of the remaining provisions will not be affected. The ineffective or unenforceable provision is to be replaced by a corresponding valid regulation as close as possible to the economic purpose of the ineffective or unenforceable clause.
12.2 The right to claim a reduction by more than half (laesio enormis) is excluded.
12.3 Any transfer by the customer of the rights or obligations based on the contract requires the prior written consent of PlanRadar. However, PlanRadar is entitled to transfer the contract to a third party in full or in part without the customer’s consent.
12.4 PlanRadar is entitled to use third parties in full or in part to fulfil its obligations.
12.5 Austrian law applies exclusively, even if the software is used outside Austria or there is any other international connection. The reference standards provided for in Austrian law and the United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods do not apply.
12.6 Any disputes shall be subject to the exclusive jurisdiction of the competent court in Vienna Inner City. The place of performance is also Vienna Inner City.
Download third party license agreement
PlanRadar terms & conditions valid until 30.9.2024: https://www.planradar.com/ch-fr/termsofservice-valid-until-30-9-2024/
Cette traduction a été préparée à des fins de commodité uniquement. Seule la version anglaise est juridiquement valable.
PlanRadar traite vos données personnelles de manière sécurisée et sensible, conformément à toutes les dispositions applicables en matière de protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la loi autrichienne sur la protection des données (DSG). Les données personnelles sont toutes les informations qui se rapportent à des personnes physiques identifiées ou identifiables, par exemple le nom, l’adresse, les adresses électroniques ou les adresses IP.
En tant que fournisseur de produits SaaS (Software as a Service) basés sur le cloud, en particulier la solution PlanRadar pour la documentation de construction, la gestion des tâches et des défauts, PlanRadar agit principalement en tant que sous-traitant pour les utilisateurs de ses produits au sens de l’article 4 (8) GDPR. Indépendamment de cela, PlanRadar traite également des données personnelles sous sa propre responsabilité et agit donc en tant que contrôleur au sens de l’article 4 (7) GDPR.
La présente politique de confidentialité concerne le traitement dans lequel PlanRadar GmbH (Kärntner Ring 5-7, Top 201, 1010 Vienne, Autriche, enregistrée sous le numéro d’entreprise (FN) 400573d au tribunal de commerce de Vienne) est le contrôleur au sens de l’article 4 (7) du GDPR (ci-après dénommé le ” contrôleur ” ou ” nous “).
Le délégué à la protection des données du contrôleur peut être joint à l’adresse susmentionnée et par courrier électronique à l’adresse [email protected].
En tant que contrôleur, PlanRadar traite les données personnelles de diverses manières et à diverses fins :
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Votre consentement forme la base légale de ce traitement (article 6 (1) (a) GDPR) afin de prendre des mesures préalables à la conclusion d’un contrat ou pour remplir nos obligations contractuelles (article 6 (1) (b) GDPR) et aux fins de nos intérêts légitimes (article 6 (1) (f) GDPR), spécifiquement l’analyse et le fonctionnement garanti de nos sites Web et de nos produits, l’amélioration continue de nos produits et l’optimisation de nos activités de marketing. Dans certains cas, nous complétons les ensembles de données que nous traitons par l’utilisation de solutions d’enrichissement des données afin d’obtenir un ensemble complet de données vous concernant (Enrichissement des données, voir point 7).
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La plupart du temps, vous pouvez décider vous-même de mettre vos données personnelles à notre disposition ou non. Toutefois, dans certains cas, nous pouvons obtenir des données personnelles à partir d’autres sources.
Ces autres sources sont principalement l’internet, à partir duquel nous obtenons des informations publiquement disponibles. En outre, nous obtenons également des informations auprès de fournisseurs d’enrichissement de données. Dans certains cas, nous obtenons également des informations auprès de tiers (par exemple, des agences de crédit).
Ces données personnelles se limitent généralement à des informations de contact (prénom, nom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale) ainsi qu’à des informations sur votre travail pour une entreprise spécifique, son siège social, son secteur d’activité et votre rôle dans cette entreprise.
Si vous postulez pour travailler avec nous, nous pouvons également traiter des informations provenant de sources publiques sur votre formation et votre parcours professionnel.
La base légale de ce traitement repose sur notre intérêt légitime (article 6 (1) (f) GDPR) à disposer d’un ensemble complet de données vous concernant, qui sont nécessaires à la communication professionnelle et à l’établissement d’une relation d’affaires ou au processus de candidature. En général, les destinataires et la durée de stockage de ces données sont conformes au traitement respectif pour lequel les données ont été collectées.
Nous pouvons divulguer vos données aux destinataires mentionnés au point 14 pour atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus.
Si vous créez un compte (de test) pour utiliser nos produits, nous traitons (i) les informations qui vous sont demandées en tant que titulaire du compte (de test) et dont nous avons besoin pour vous contacter. Il s’agit notamment de votre prénom, de votre nom, de votre adresse électronique, de votre numéro de téléphone; (ii) des données de base de l’entreprise (par exemple, son nom, son adresse postale, les adresses électroniques, les numéros de téléphone, la personne de contact, le rôle); (iii) des informations sur le type et le contenu de notre relation contractuelle (par exemple, le nombre, le type et la durée des licences activées et des informations sur les offres demandées et créées); (iv) des informations pertinentes pour le marketing, telles que le secteur d’activité et le groupe cible, ainsi que des informations sur l’origine et l’historique des comptes (de test) (par exemple, les partenaires commerciaux responsables, la date du dernier contact, les publicités cliquées).
En ce qui concerne les utilisateurs individuels de nos produits qui sont affectés à un compte (de test) spécifique, nous traitons les informations dont nous avons besoin pour contacter et affecter l’utilisateur de manière unique. Il s’agit notamment des coordonnées telles que le prénom, le nom, l’adresse électronique, les numéros de téléphone et les coordonnées de l’entreprise, ainsi que des informations dont nous avons besoin pour gérer le compte de l’utilisateur (par exemple, le compte (de test) auquel l’utilisateur est affecté, le numéro de licence, la date de création du compte, le type de compte, si le compte est actif/inactif).
En outre, nous traitons également des informations sur les activités de nos utilisateurs dans nos produits, en particulier les données d’activité telles que le nombre de projets et de tickets créés, ainsi que l’appareil utilisé.
La base légale de ce traitement est de prendre des mesures préalables à la conclusion d’un contrat ou de remplir nos obligations contractuelles (article 6 (1) (b) GDPR) et aux fins de nos intérêts légitimes (article 6 (1) (f) GDPR), spécifiquement l’analyse et le fonctionnement garanti de nos sites web et produits, l’amélioration continue de nos produits et l’optimisation de nos activités de marketing.
Si nous en avons reçu le consentement, nous traitons également les coordonnées des utilisateurs de nos produits avec leurs données d’activité pour (i) soutenir de manière interactive les nouveaux utilisateurs en facilitant l’utilisation de nos produits (Onboarding, voir point 10); (ii) fournir des informations sur les (nouvelles) fonctions des produits ou les mises à jour/mises à niveau et, le cas échéant, l’état du compte; (iii) organiser des enquêtes clients sur l’amélioration de la qualité du service. À ces fins, nous pouvons également vous contacter par courrier électronique, téléphone, vidéoconférence et/ou par des notifications dans nos produits (par exemple, fenêtres pop-up, notifications push). Si vous nous avez donné votre accord à cet égard, nous pouvons également vous citer comme client de référence sur nos sites web.
Votre consentement constitue la base légale de ce traitement (article 6, paragraphe 1, point a) du GDPR). Vous pouvez résilier ce consentement à tout moment, par exemple en envoyant un courriel à [email protected] ou en modifiant les paramètres de votre profil individuel.
Si vous activez un compte payant chez nous, nous traitons les informations de paiement en plus des données susmentionnées. Les informations de paiement comprennent les destinataires, adresses et numéros des factures, la période de facturation, la date d’échéance, les coordonnées bancaires, les conditions de paiement, la personne de contact pour les factures, l’ID TVA, etc.
La base légale de ce traitement est le respect de nos obligations contractuelles (article 6 (1) (b) GDPR), le respect de nos obligations légales (article 6 (1) (c) GDPR) et aux fins de nos intérêts légitimes (article 6 (1) (f) GDPR), spécifiquement l’optimisation de nos processus comptables et à des fins de gestion des liquidités.
Nous traitons spécifiquement les données mentionnées en les transférant à notre système CRM (voir point 9).
Si vous activez les fonctionnalités de PlanRadar Connect, nous traitons, en plus des données susmentionnées, les informations relatives aux formules respectives (par exemple, Workato-ID, nom de l’entreprise, quota de tâches et durée du forfait) et les informations provenant des protocoles techniques nécessaires au fonctionnement de PlanRadar Connect (par exemple, les fichiers journaux des flux de travail, les éventuels messages d’erreur).
La base juridique de ce traitement se fonde sur le respect de nos obligations contractuelles (article 6 (1) (b) RGPD), sur le respect de nos obligations légales (article 6 (1) (c) RGPD) et aux fins de nos intérêts légitimes (article 6 (1) (f) RGPD), spécifiquement l’analyse et le fonctionnement garanti de nos produits.
PlanRadar Connect est hébergé et fourni par Workato, Inc. (« Workato »). Workato est un fournisseur dont le siège social est situé aux États-Unis. Nous avons conclu un contrat avec Workato conformément aux clauses contractuelles types au sens de l’article 46 (2) du RGPD, dans lequel Workato est tenu de traiter les données des utilisateurs uniquement conformément à nos instructions et de respecter les niveaux de protection des données de l’UE. Vous pouvez obtenir plus d’informations à ce sujet ici : Workato Services Privacy Policy.
Nous pouvons également divulguer vos données aux destinataires mentionnés au point 14 pour atteindre les objectifs indiqués ci-dessus.
La fourniture des données mentionnées n’est pas une obligation légale, mais elle est nécessaire pour engager, maintenir et mener à bien la relation commerciale et pour satisfaire à nos obligations légales. Nous pourrions ne pas être en mesure de conclure un contrat avec vous ou de vous assister lorsque vous utilisez nos produits si ces données ne sont pas fournies ou ne le sont que partiellement.
Nous utilisons les services de Hubspot. Hubspot est un système de gestion de la relation client (CRM) par abonnement et d’automatisation du marketing de Hubspot Inc. (25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141, USA) avec des filiales en Irlande (Ground Floor, Two Dockland Central, Guild Street, Dublin 1) et en Allemagne (Am Postbahnhof 17, 10243 Berlin).
Nous utilisons Hubspot pour la gestion des contacts, le marketing par courriel (lettres d’information et envois automatisés), la fourniture d’informations sur les produits (nouvelles fonctions ou mises à jour/mises à niveau), la production de rapports (sources de trafic, accès, etc.), les pages de renvoi et les formulaires de contact.
Si vous créez un compte de test pour utiliser nos produits, que vous activez un compte payant ou que vous êtes invité à créer un compte par un propriétaire de compte, ou si vous nous communiquez des informations de contact et d’autres informations personnelles d’une autre manière (par exemple, dans un formulaire de contact sur notre site web), nous pouvons transférer ces informations et tout contenu récupéré sur notre site web ou dans nos produits à Hubspot. Les services de Hubspot nous aident à contacter ultérieurement les visiteurs du site web, les parties intéressées et les utilisateurs de nos produits, ainsi qu’à répondre à leurs demandes et à déterminer quels services de notre société pourraient les intéresser. En outre, les services de Hubspot améliorent également l’efficacité de l’utilisation de nos produits et contribuent à améliorer de manière générale l’expérience de l’utilisateur et la qualité du service lors de l’utilisation de nos produits et de la visite de nos sites web.
Si vous nous avez donné votre accord, nous traitons également vos coordonnées, telles que votre adresse électronique, votre prénom, votre nom, votre titre et votre adresse IP, à des fins de marketing par courriel et pour vous fournir des informations sur les produits, telles que les nouvelles fonctions, les fonctions inutilisées ou les mises à jour/mises à niveau et, le cas échéant, des informations sur l’état de votre compte. Vous pouvez résilier votre consentement à tout moment en envoyant un courriel à [email protected] ou en modifiant les paramètres de votre profil individuel.
Votre accord constitue la base légale de ce traitement (article 6 (1) (a) GDPR), ainsi que nos intérêts légitimes (article 6 (1) (f) GDPR), spécifiquement l’amélioration de l’expérience utilisateur et de la qualité du service lorsque nos produits sont utilisés ou nos sites web sont visités (par exemple, le traitement rapide et efficace des demandes).
Hubspot est un prestataire dont le siège social est situé aux États-Unis. Nous avons donc conclu un contrat avec HubSpot conformément aux clauses contractuelles types au sens de l’article 46 (2) GDPR, dans lequel HubSpot est tenu de traiter les données des utilisateurs uniquement conformément à nos instructions et de respecter les niveaux de protection des données de l’UE. Vous pouvez obtenir plus d’informations à ce sujet ici : https://legal.hubspot.com/de/dpa et ici (en allemand): https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy
En outre, nous utilisons le système de gestion de la relation client Zoho CRM de Zoho Corporation, 4141 Hacienda Drive Pleasanton, CA 94588, USA pour stocker et gérer efficacement nos coordonnées.
Zoho est un fournisseur dont le siège social est situé aux États-Unis. Nous avons donc conclu un contrat avec Zoho conformément aux clauses contractuelles types au sens de l’article 46 (2) du GDPR, dans lequel Zoho est tenu de traiter les données des utilisateurs uniquement conformément à nos instructions et de respecter les niveaux de protection des données de l’UE.
Vous pouvez consulter de plus amples informations sur le site web de Zoho à l’adresse suivante: https://www.zoho.com/gdpr.html
La base légale de ce traitement répond aux fins de nos intérêts légitimes (article 6 (1) (f) GDPR), plus précisément l’établissement d’une relation d’affaires et le maintien de nos contacts commerciaux (CRM).
Nous utilisons différents outils pour traiter les données stockées dans notre système CRM. Il s’agit notamment de la plateforme de vente SalesLoft que nous utilisons pour améliorer l’organisation de nos processus de vente. Pour ce faire, SalesLoft accède à certaines données relatives aux clients contenues dans nos systèmes CRM (coordonnées et informations sur l’entreprise) et les fusionne avec des informations sur les interactions avec nous (par exemple, appels téléphoniques, communication par courrier électronique et/ou réseaux sociaux). Ces informations nous aident à coordonner de manière centralisée nos activités de vente et à toujours communiquer avec nos clients de manière authentique, avec des informations actualisées.
SalesLoft est un prestataire dont le siège social est situé aux États-Unis. Nous avons donc conclu un contrat avec SalesLoft conformément aux clauses contractuelles types au sens de l’article 46 (2) GDPR, dans lequel SalesLoft est tenu de traiter les données des utilisateurs uniquement conformément à nos instructions et de respecter les niveaux de protection des données de l’UE.
La base légale de ce traitement est aux fins de nos intérêts légitimes (article 6 (1) (f) GDPR), plus précisément l’optimisation continue de nos processus de vente.
Si le consentement a été obtenu, nous traitons les coordonnées des utilisateurs de nos produits ainsi que leurs données d’activité afin de soutenir de manière interactive les (nouveaux) utilisateurs pour faciliter l’utilisation de nos produits (onboarding). À cette fin, nous utilisons les services des prestataires suivants :
A) Pendo, 150 Fayetteville Street Suite #1400, Raleigh, NC, 27601 USA.
Si le service de Pendo’s est utilisé, des informations sont collectées sur les walk-thrus qui ont été effectués dans nos produits et sur les widgets Pendo qui ont été ouverts dans nos produits. Pendo ne collecte aucune donnée personnelle, à l’exception des adresses IP et de la géolocalisation approximative de l’utilisateur (pays et ville dans lesquels il se trouve) et attribue les métadonnées collectées à des GUIDs anonymes et aléatoires.
Pendo est un fournisseur dont le siège social est situé aux États-Unis. Nous avons conclu un contrat avec Pendo conformément aux clauses contractuelles types au sens de l’article 46 (2) GDPR, dans lequel Pendo est tenu de traiter les données des utilisateurs uniquement conformément à nos instructions et de respecter les niveaux de protection des données de l’UE. Vous pouvez trouver des informations supplémentaires sur la confidentialité des données chez WalkMe ici :https://www.pendo.io/legal/privacy-policy/
Votre consentement constitue la base légale de ce traitement (article 6, paragraphe 1, point a) du GDPR). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, en envoyant un courriel à [email protected] ou en modifiant les paramètres de votre profil individuel.
Nous pouvons divulguer vos données aux destinataires énumérés au point 14 pour atteindre les objectifs énumérés ci-dessus.
Si vous êtes notre partenaire commercial ou notre fournisseur ou si vous souhaitez le devenir, nous traitons (i) les informations dont nous avons besoin pour vous contacter (par exemple, le prénom, le nom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone); (ii) les données de base de l’entreprise (par exemple, sa raison sociale, son numéro de registre, les adresses postales, les adresses électroniques, les numéros de téléphone, les personnes de contact, les rôles); (iii) les informations relatives aux paiements (par exemple, les destinataires, adresses, numéros et périodes des factures, les coordonnées bancaires, la personne de contact pour les factures, l’identifiant TVA, etc.) afin d’initier, de maintenir et d’exécuter nos contrats de biens et de services et de mener les activités courantes de notre entreprise.
La base légale de ce traitement est de prendre des mesures préalables à la conclusion d’un contrat ou de remplir nos obligations contractuelles (article 6 (1) (b) GDPR), de remplir nos obligations légales (article 6 (1) (c) GDPR), et aux fins de nos intérêts légitimes (article 6 (1) (f) GDPR), spécifiquement l’optimisation de nos processus comptables et aux fins de la gestion des liquidités.
Nous pouvons divulguer vos données aux destinataires mentionnés au point 14 pour atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus.
La fourniture des données mentionnées n’est pas une obligation légale, mais elle est nécessaire pour engager, maintenir et mener à bien la relation commerciale et pour satisfaire à nos obligations légales. Si ces données ne sont pas fournies ou sont partiellement fournies, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de conclure un contrat avec vous.
Si vous nous soumettez une demande d’emploi, nous traitons toutes les données que vous fournissez dans votre candidature (CV, lettre de motivation, autres documents tels que les certificats de scolarité et les lettres de recommandation). Il s’agit généralement de données personnelles (nom, date et lieu de naissance, nationalité), de coordonnées (adresse électronique et postale, numéro de téléphone, profils de médias sociaux) et d’autres informations (photo, formation/compétences/connaissances/évaluations officielles/certificats/expérience, expérience professionnelle, loisirs et intérêts, membres de la famille). Nous vous demandons de ne pas communiquer de catégories particulières de données personnelles dans votre candidature. Il s’agit notamment des informations indiquant votre origine raciale et ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques ou votre appartenance syndicale, ainsi que des données relatives à votre santé ou à votre vie ou orientation sexuelle. Ces informations sont automatiquement enregistrées avec vos autres données et ne sont pas traitées séparément.
Si vous nous donnez votre accord, nous vous gardons également dans nos dossiers en tant que candidat.
La base légale de ce traitement est de prendre des mesures préalables à la conclusion d’un contrat (article 6 (1) (b) GDPR), votre consentement, le cas échéant (article 6 (1) (a) GDPR) et aux fins de nos intérêts légitimes (article 6 (1) (f) GDPR), spécifiquement l’optimisation de nos processus de candidature.
Nous pouvons divulguer vos données aux destinataires énumérés au point 14 pour atteindre les objectifs indiqués ci-dessus.
La fourniture des données énumérées n’est pas une obligation légale, mais elle est requise pour la procédure de candidature. Si ces données ne sont pas fournies ou sont partiellement fournies, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de traiter votre candidature et d’établir une relation de travail.
Si vous vous abonnez à notre newsletter, nous traitons vos coordonnées, en particulier votre adresse électronique, votre prénom, votre nom, votre titre et votre adresse IP pour envoyer notre newsletter marketing. Nous traitons également des informations sur la newsletter que nous vous avons envoyée, notamment le moment où vous l’avez ouverte (le cas échéant), si elle a pu être livrée, si vous vous êtes abonné ou désabonné à la newsletter et si vous avez cliqué sur des liens dans les newsletters, lesquels et combien. Nous traitons en particulier les données mises à notre disposition en les transférant à notre système CRM (voir point 9).
Votre consentement constitue la base légale de ce traitement (article 6, paragraphe 1, point a) du GDPR). Vous pouvez vous désinscrire de la newsletter marketing à tout moment en utilisant le lien dans la newsletter ou en envoyant un courriel [email protected], ce qui retire automatiquement votre consentement à recevoir cette newsletter.
Nous pouvons divulguer vos données aux destinataires énumérés au point 14 pour atteindre les objectifs indiqués ci-dessus.
La fourniture des données mentionnées n’est pas une obligation légale, mais elle est nécessaire pour l’envoi de notre lettre d’information commerciale. Si ces données ne sont pas fournies ou ne le sont que partiellement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous envoyer notre lettre d’information marketing.
Vos données peuvent être transférées par nos soins aux destinataires ou catégories de destinataires suivants, conformément au traitement décrit ci-dessus:
| Bénéficiaires | Traitement concernant les données provenant de ou en relation avec | Siège social est situé à | Base pour le transfert vers un pays tiers |
|---|---|---|---|
| Fournisseurs de suivi d’applications web (actuellement Google Analytics, Hotjar, Adjust (applications uniquement), Firebase) | Visiteurs du site web et parties intéressées (points 2 et 3)Utilisateurs de nos sites web et de nos produits (Point 4) | Allemagne (Adjust) USA (autres fournisseurs) | Clauses contractuelles de type Consentement |
| Performance tracking providers (currently LinkedIn Insights Tag, Facebook Pixel, Hubspot Pixel, MS App Center) | Visiteurs du site Web et parties intéressées (points 2 et 3)Utilisateurs de nos sites web et de nos produits (Point 4) | USA (autres fournisseurs) | Clauses contractuelles de type Consentement |
| Fournisseurs de services CRM (actuellement Hubspot et Zoho) et outils basés sur ceux-ci (actuellement Zapier, Zoho One, SalesLoft) | Utilisateurs de nos sites web et de nos produits (Point 4)Contact personnel (Point 5)Abonnement à la lettre d’information marketing (Point 6)Clients (Point 8)Partenaires commerciaux et fournisseurs (Point 11)S’abonner à la lettre d’information RH (Point 13) | USA | Clauses contractuelles de type Consentement |
| Fournisseurs d’enrichissement de données (actuellement Lusha) | Utilisateurs de nos sites web et de nos produits (Point 4)Contact personnel (Point 5) | USA(Lusha)Helsinki | Clauses contractuelles de type Consentement |
| Fournisseur de plateforme d’adoption numérique (actuellement Pendo) | Clients (Point 8)/td> | USA | Clauses contractuelles de type Consentement |
| Fournisseur de plateforme d’intégration (actuellement : Workato) | Clients (Point 8)/td> | USA | Clauses contractuelles de type Consentement |
| Fournisseurs de logiciels d’entreprise (actuellement BMD, Zoho One) | Clients (Point 8)Partenaires commerciaux et fournisseurs (Point 11) | En partie aux États-Unis | Clauses contractuelles de type Consentement |
| Fournisseurs de services informatiques (actuellement Microsoft, Adobe ID, LogMeIn, Zoho One, Zoom) | CClients (Point 8)Partenaires commerciaux et fournisseurs (Point 11)Candidats (Point 12) | USA | Clauses contractuelles de type Consentement |
| Fournisseurs de paiement (actuellement Fastspring et Stripe) | Clients (Point 8)Business partners and suppliers (Point 11) | USA | Clauses contractuelles de type Consentement |
| Experts-comptables et conseillers fiscaux | Clients (Point 8) | AT | |
| Banques | Clients (Point 8)Business partners and suppliers (Point 11) | AT | |
| Tribunaux et autorités administratives si nécessaire | Clients (Point 8)Partenaires commerciaux et fournisseurs (Point 11)Applicants (Point 12) | AT | |
| Représentant légal si nécessaire | Clients (Point 8)Partenaires commerciaux et fournisseurs (Point 11)Candidats (Point 12) | AT | |
| Fournisseur de services de recrutement (actuellement Greenhouse) | Candidats (Point 12) | AT | |
| Gestionnaire de paie | Candidats (Point 12) | AT |
En général, vos données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation du besoinconcerné:
Les données sont ensuite supprimées, sauf si cette suppression, dans certains cas particuliers, entre en conflit avec l’un de nos intérêts légitimes (par exemple, la conservation continue des données à titre de preuve, ou pour établir ou défendre des revendications juridiques, en tenant compte des délais de prescription applicables).
Droit d’accès (article 15 du GDPR): Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont traitées ou non.
Droit de rectification (article 16 du GDPR) : Si nous traitons vos données et que celles-ci sont incorrectes ou incomplètes, vous avez le droit de demander qu’elles soient rectifiées ou complétées.
Droit à l’effacement (article 17 du GDPR) : Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données personnelles lorsqu’un des motifs suivants s’applique :
Comme indiqué ci-dessus, il peut y avoir des raisons qui empêchent la suppression immédiate, par exemple dans le cas d’obligations de conservation prescrites par la loi.
Droit à la restriction du traitement (article 18 du GDPR) : Vous avez le droit de demander la restriction du traitement si :
Droit à la portabilité des données (article 20 du GDPR): Vous avez le droit de recevoir les données personnelles vous concernant, que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement si nous traitons ces données sur la base du consentement que vous avez donné, ou pour exécuter un contrat et que ce traitement est effectué par des moyens automatisés.
Droit d’opposition (article 21 du GDPR) (Article 21 GDPR): Si nous traitons vos données pour exécuter une tâche qui est effectuée dans l’intérêt public, ou dans l’exercice de l’autorité officielle dont nous sommes investis ou sur la base d’un intérêt légitime, vous avez le droit de vous opposer à ce traitement des données. Dans ce cas, nous ne traiterons plus les données à caractère personnel, à moins que nous ne puissions démontrer des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés ou à moins que ce ne soit pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Vous pouvez rompre à tout moment votre accord au traitement à des fins de marketing et à la création d’un profil d’utilisateur associé à celui-ci.
Exercice des droits: Vous pouvez exercer vos droits à notre encontre à tout moment. Pour ce faire, vous pouvez nous contacter par courrier électronique à l’adresse [email protected] ou via l’une des options de contact figurant sur nos sites web.
Retrait de votre consentement : Dans la mesure où nous traitons les données sur la base de votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment en envoyant un courriel à [email protected]. La légalité du traitement fondé sur le consentement jusqu’à son retrait n’est pas affectée par le retrait.
Droit de déposer une plainte : Si vous pensez que nous avons enfreint le GDPR, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance responsable (en Autriche, il s’agit de l’autorité de protection des données, www.dsb.gv.at).
République Tchèque, Prague
Office Park Nove Butovice
building C, 4th floor Bucharova 2657/12
15800 Prague, République Tchèque
Roumanie, Bucarest
The Orchideea Tower,
Orchideelor street no. 15A
060071, Bucarest, Roumanie
Émirats arabes unis, Dubai
Office 904-07 Boulevard Plaza Tower 1
Shk. Mohammed Bin Rashid Blvd.
340733 Downtown, Dubai
Royaume-Uni, Londres
The Ministry
79-81 Borough Road
Office 2B.P01
London, SE1 1DN
UK