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- Was ist DMS?<\/span><\/a><\/li>\n
- Diese 4 Dokumentenmanagement-Vorteile sind entscheidend<\/span><\/a><\/li>\n
- Dokumentenmanagementsystem-Upgrade mit dem neuen DMS von PlanRadar<\/span><\/a><\/li>\n<\/ul>\n
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![\"Dokumentenmanagementsystem](\"https:\/\/planradar-website.s3.amazonaws.com\/production\/uploads\/2023\/04\/All-in-one-Place-1024x641.png\")
<\/p>\n\n\nWas ist ein Dokumentenmanagemensystem DMS?<\/h2>\n\n\n\n
DMS steht f\u00fcr Dokumentenmanagementsystem und bezeichnet eine Software f\u00fcr die Organisation, Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten. Ein professionelles DMS erlaubt es den Nutzer:innen Unterlagen wie Pl\u00e4ne, Genehmigungen, Zeichnungen, Lieferscheine, Rechnungen etc. zu sortieren, speichern, suchen, und zu teilen. <\/p>\n\n\n\n
Eine Dokumentenmanagement Software archiviert Unterlagen verschl\u00fcsselt und rechtssicher in der Cloud und gew\u00e4hrt den berechtigten Nutzer:innen jederzeit und von \u00fcberall aus Zugriff auf die Datenbank.<\/p>\n\n\n\n
Doch weshalb ist das wichtig und was sind die entscheidenden Vorteile von DMS? Darauf gehen wir im folgenden Abschnitt ein.<\/p>\n\n\n\n
Diese 4 Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen sind entscheidend<\/h2>\n\n\n\n
Wer mit DMS arbeitet, schlie\u00dft seine Projekte tendenziell effizienter, p\u00fcnktlicher und zielf\u00fchrender ab. Das gilt insbesondere f\u00fcr den Einsatz von Dokumentenmanagement Software im Bauwesen. <\/p>\n\n\n\n
Alle Versionen an einem Ort<\/h3>\n\n\n\n
Einer der gr\u00f6\u00dften Vorteile von Dokumentenmanagement ist die Tatsache, dass alle Unterlagen am selben Ort zu finden sind. <\/p>\n\n\n\n
Bei der Verwaltung von Unterlagen ohne Dokumentenmanagement Software werden unterschiedliche Dateien teilweise an verschiedenen Orten abgelegt; oftmals hat jede Abteilung eigene Systeme – analog oder digital, eigene Aufbewahrungsorte und eigene Regeln zur Archivierung von \u00e4lteren Dokumenten. Daraus resultiert ein Flickenteppich, der bei abteilungs\u00fcbergreifenden Prozesse wie Audits oder M\u00e4ngelmanagement zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen werden k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n
W\u00e4hrend auch bei professionell geplanten manuellen Ablagesystemen die Gefahr von falsch einsortierten oder vergessen gegangenen Unterlagen bleibt, legt ein professionelles DMS s\u00e4mtliche Dateien so ab, dass sie einfach und m\u00fchelos gefunden werden k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n
Standortunabh\u00e4ngiger Zugriff<\/h3>\n\n\n\n
Ein weiterer ausschlaggebender Grund, von der analogen Archivierung und Dokumenten-Administration auf ein DMS umzusteigen, ist der ortsunabh\u00e4ngige Zugriff auf alle Unterlagen. Im Gegensatz zur physischen Speicherung setzt das digitale Archiv keine Pr\u00e4senz vor Ort voraus, um auf relevante Unterlagen zuzugreifen oder neue Unterlagen abzulegen. Dank eines DMS greifen sie jederzeit und von \u00fcberall auf Daten zu – egal ob auf der Baustelle, im Homeoffice, in einer anderen Niederlassung oder beim Beh\u00f6rdengang. Die daraus resultierende Ersparnis an Zeit und Aufwand ist enorm. <\/p>\n\n\n\n
Verschl\u00fcsselt, sicher und zuverl\u00e4ssig<\/h3>\n\n\n\n
Manche Unternehmer:innen halten digitale Ablagesysteme aus Furcht vor Einschr\u00e4nkungen in den Punkten Datensicherheit und Langfristigkeit als nicht geeignet. <\/p>\n\n\n\n
Nutzer:innen von professioneller Dokumentenmanagement Software wie PlanRadar<\/a> erkennen allerdings schnell, dass diese Sorgen ungerechtfertigt sind. Heutzutage gilt die digitale und nach neuesten Standards verschl\u00fcsselte Speicherung von Dokumenten generell als sicherer und zuverl\u00e4ssiger als analoge Alternativen. <\/p>\n\n\n\n
Zugangsbeschr\u00e4nkungen k\u00f6nnen etwa bei einem DMS effektiver umgesetzt werden. Doch nicht nur in puncto Zugang zu den Dateien hat das DMS die Nase vorn. Mit der Archivierung auf der Cloud bleiben Ihre Daten gem\u00e4\u00df DSGVO<\/a> zuverl\u00e4ssig und langfristig erhalten.<\/p>\n\n\n
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- Ein Rohrbruch im Archiv? <\/span><\/li>\n
- Ein Brand im B\u00fcro?<\/span><\/li>\n
- Das versehentliche Entsorgen von Kartons mit wichtigen Unterlagen? <\/span><\/li>\n
- Vors\u00e4tzliche Entwendung von Dokumenten?<\/span><\/li>\n
- Mitarbeitende, die Unterlagen aus dem Archiv beschaffen und vergessen, diese zur\u00fcckzulegen? <\/span><\/li>\n<\/ul>\n\n\n
Solche und \u00e4hnliche Szenarien geh\u00f6ren dank der Vorteile eines DMS der Vergangenheit an.\u00a0<\/p>\n\n\n\n\t\t
- Ein Brand im B\u00fcro?<\/span><\/li>\n
- Diese 4 Dokumentenmanagement-Vorteile sind entscheidend<\/span><\/a><\/li>\n