Das digitale Bautagebuch
Effizienzsteigerndes Werkzeug für Bau- und Immobilienprojekte
eBook
Welche Leistung wurde von wem erbracht? Auf wessen Weisung erfolgte eine Maßnahme? Wer trägt die Verantwortung – und damit die Haftung? Personen und Unternehmen in der Bau- und Immobilienbranche sehen sich mit derartigen Fragen regelmäßig konfrontiert. Gut beraten ist, wer Arbeiten, Aufgaben und die Kommunikation der Projektteilnehmer und Projektteilnehmerinnen umfassend protokolliert. Denn gehen Informationen verloren, kostet das Zeit, Geld und oft auch Nerven.
In diesem Beitrag erfahren Sie:
- Warum die Dokumentation am Bau wichtig, aber oft auch sehr umständlich und zeitraubend ist
- Wie Sie mit PlanRadar mit wenigen Klicks für eine lückenlose und beweissichere Dokumentation sorgen
Verordnete Dokumentation
Verschiedene Richtlinien und Regelwerke fordern die Aufzeichnung von Leistungen, damit Prozesse auch zu einem späteren Zeitpunkt von Dritten einfach nachvollzogen werden können. Ein Beispiel ist die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI), die eine umfassende Dokumentation der erbrachten Leistungen empfiehlt. Ähnliche Angaben finden sich in der Regel auch in Bauverträgen. Als relevante Norm tritt hier die VDI 4500 in Erscheinung. In Bezug auf die technische Dokumentation definiert sie die Anfertigung von Unterlagen zu technischen Abläufen sowie zur Entwicklung, Produktion, Verwendung und Wartung von Produkten.
Derartige Vorschreibungen sind das eine. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass ihre Umsetzung nicht immer ganz einfach ist.
Bauplan und Papierkram
Gerade im Bau- und Immobiliengewerbe erfolgen die Aufzeichnung und Bearbeitung von Informationen in der Regel noch immer analog. Das bedeutet: Macht die Projektleitung bei einer Begehung auf der Baustelle Baumängel aus, oder stellt das Facility Management in einem Objekt einen Reparaturbedarf fest, greifen die Verantwortlichen auch im Jahr 2020 meist noch immer zu Kugelschreiber, Notizblock und Papierplan. Je nach Größe eines Objekts fällt so eine Menge an Papierkram an. Das ist nicht nur schädlich für die Umwelt, sondern kostet Unternehmen auch Geld.
Nicht nur das Festhalten der Daten ist umständlich. Sie müssen zur weiteren Bearbeitung auch gesichtet und organisiert werden. Das bedeutet entweder Regale voller Aktenordner oder den Übertrag in digitale Form – zum Beispiel Excel-Listen. Schließlich müssen die erhobenen Sachverhalte noch an andere Personen – Kunden, das Management, ausführende Unternehmen – weitergeleitet werden. Doch oft sind die übermittelten Unterlagen weder inhaltlich noch zeitlich miteinander vernetzt. Das Resultat können Missverständnisse sein.
Kommen Personalwechsel, Stress oder andere Unannehmlichkeiten des Arbeitsalltags hinzu, lässt es sich auch nicht immer vermeiden, dass Informationen falsch oder nur teilweise übermittelt werden, bzw. mitunter auch verloren gehen. Das Resultat sind sogenannte instabile Dokumentationsprozesse voller Lücken. Im schlimmsten Fall können sie dazu führen, dass sich Projekte verzögern, was die Kosten weiter steigen lässt.
Mehr Sicherheit und Qualität dank Automation
2020 geht das dank digitaler Lösungen und der Automation von Vorgängen auch einfacher. Mit PlanRadar werden Daten und die damit zusammenhängende Kommunikation per Fingertipp digitalisiert. Die Software ist auf Android, iOS und Windows vom Smartphone bis zum Tablet für alle mobilen Endgeräte erhältlich und wird weltweit von Unternehmen im Bau- und Immobilienwesen eingesetzt. Die App bietet Nutzern verschiedene Vorteile:
- Leistungen und Aufgaben werden von den Nutzern als sogenannte Tickets in wenigen Sekunden auf digitalen Bauplänen verzeichnet. Der Vorteil: Informationen können nach Wunsch oder Erfordernis sowohl als Text, Sprachnotiz und Bild gespeichert werden.
- Ob Baupläne, Tickets, oder die Kommunikation der Projektbeteiligten – alle Daten werden online in einer Cloud gespeichert. Diese Informationen sind für die Teilnehmer jederzeit und unabhängig vom Standort einsehbar.
- Der Informationsaustausch zwischen den beteiligten Personen erfolgt in Echtzeit und ist in der App klar strukturiert. Das garantiert, dass alle Projektpartner immer auf dem gleichen Stand der Dinge sind.
- Praktische Filterfunktionen erlauben das schnelle Auffinden von Informationen – das ermöglicht eine einfache Rückverfolgung.
- Sachverhalte und der zeitliche Ablauf lassen sich so auch Jahre nach Projektabschluss bis ins letzte Detail nachvollziehen. Erbrachte Leistungen oder die Zuständigkeit der beteiligten Personen und Projektpartner sind so einfach nachweisbar. Gerade in Fällen, wo eine Klärung von Sachverhalten vor Gericht nötig wird, zahlt sich eine lückenlose Dokumentation aus.
- Praktisch: Alle Daten inklusive der damit zusammenhängenden Kommunikation lassen sich in wenigen Schritten in Protokollen zusammenfassen und als PDF oder Excel-Datei exportieren. Aufbau, Inhalt und Umfang dieser Protokolle können frei festgelegt werden. Das Ergebnis ist eine lückenlose Dokumentation.
- Die Bedienung der App ist intuitiv. Auch Laien können PlanRadar innerhalb weniger Minuten nutzen.
Anwender und Anwenderinnen der Software profitieren in verschiedenen Einsatzbereichen wie Mängelmanagement, Aufgabenzuweisung, Baudokumentation, Beweissicherung, Due-Diligence, oder Zertifizierungen von mehr Sicherheit und erzielen in ihrer Arbeit eine höhere Qualität. Ein weiteres Plus für Nutzer: Da Unterlagen zu einem Projekt nicht mehr verloren gehen und in Echtzeit ausgetauscht werden, verringert sich der Zeitaufwand bei Projekten um bis zu 70%. Die Einsparung der Arbeitszeit pro Nutzer der App beläuft sich auf bis zu 7 Stunden pro Woche.
Das folgende Beispiel zeigt, wie Kunden PlanRadar in der Praxis einsetzen.
Lückenlose Dokumentation bei Sanierung der Wiener U4
Wien verfügt über ein ausgezeichnetes öffentliches Nahverkehrsnetzwerk. Doch mit dem Wachsen der Stadt kamen Teile davon zunehmend in die Jahre. So auch die Wiener U-Bahn-Linie U4, die älteste der österreichischen Hauptstadt. Um aktuellen und zukünftigen Entwicklungen zu entsprechen, beschlossen die Verantwortlichen die Sanierung der Linie in mehreren Schritten. In mehreren Abschnitten mussten Stellwerke ausgetauscht, Gleise und Gleisuntergrund erneuert sowie Stationen und Tunnel saniert werden. Wo möglich, erfolgten die Arbeiten im laufenden Betrieb. Manches Mal waren jedoch auch teilweise Sperrungen nötig. Damit bei einem derart großen Bauprojekt termingerecht gearbeitet werden kann, müssen Planung und Ausführung perfekt sein.
Diese Vorteile überzeugen Unternehmen weltweit. Rund 20.000 Nutzer aus 43 Ländern verwenden die App für die Kommunikation und Dokumentation im Bau- und Immobilienwesen. Wöchentlich werden mit PlanRadar im Schnitt 25.000 Projekte vollzogen.
