PlanRadar für Bauunternehmen
4 Praxisbeispiele, wie Sie mit PlanRadar eine hohe Bauqualität und reduzierte Nacharbeit gewährleisten
eBook
Wie ist die Erstellung der Schlussrechnung in der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) geregelt, und mit welchen Rechtsfolgen ist zu rechnen, wenn diese, nach deutschem Baurecht, nicht adäquat gestellt wurde? Auf was Sie, als Bauherr und Baufrau, Acht geben sollten, erfahren Sie in folgendem Fachbeitrag.
Wozu dient eine Schlussrechnung?
Da als Schlussrechnung die abschließende Rechnung eines Bauvertrages verstanden wird, wird diese grundsätzlich nach Abnahme der Bauleistungen und nach Prüfung durch den Auftraggebenden fällig. In ihr wird das gemeinsame Aufmaß, wie Materialverbrauch und tatsächliche Arbeitszeit, sowie die daraus resultierenden Kosten berechnet und festgesetzt, welches in den vorangegangenen Abschlagszahlungen noch nicht berücksichtigt wurde. Auftraggeber und Auftraggeberinnen müssen daher möglichst rasch überprüfen, ob alle vereinbarten Vertragspunkte und kostenbezogene Posten mit bedacht wurden, während Auftragnehmer und Auftragnehmerinnen sicherstellen müssen, dass alle möglichen Abweichungen von Subunternehmern oder Lieferanten erfasst wurden.
Um die Schlussrechnung anschließend richtig kalkulieren zu können, ist es notwendig, über den gesamten Bauprojektverlauf einen Soll-Ist-Vergleich zu führen. Die Ausführungspläne sowie schriftlich festgehaltene Anweisungen des Auftraggebenden können hierbei als Grundlage dienen. Um jene mit den vertragsgemäßen Posten abgleichen zu können, ist es darüber hinaus sinnvoll, ein Bautagebuch oder eine detaillierten Fotodokumentation zu führen, um den täglichen Baustellenfortschritt zu protokollieren.
LESETIPP: Fotodokumentation auf der Baustelle
Was beinhaltet die Schlussrechnung?
Neben den bereits erbrachten Teilzahlungen durch Abschlagsrechnungen sollte die Schlussrechnung folgende Posten beinhalten:
- die vertragliche Vereinbarung der Hauptkostensumme
- etwaige Verluste oder entstandene Zusatzkosten im Zusammenhang mit Arbeitszeit und geschätztem Aufwand
- tatsächlicher Materialverbrauch und angepasste Mengenangaben
- wirtschaftliche Schwankungen
- Aufrechnungs- / Gegengebühren (in der Regel ein Problem mit Subunternehmern)
- sonstige Anpassungen, die sich auf die Gesamtkosten auswirken
Wann kann die Schlussrechnung nach VOB/B gestellt werden?
Grundsätzlich gilt, dass Schlussrechnungen nach Abnahme der getätigten Bauleistungen und nach Prüfung durch den Auftraggebenden gestellt werden können. So besagt Paragraph 14, Nr. 3 der VOB/B, dass eine „Schlussrechnung bei Leistungen mit einer vertraglichen Ausführungsfrist von höchstens drei Monaten, spätestens zwölf Werktagen nach Fertigstellung eingereicht werden muss und sich diese Frist um je sechs Werktage für weitere drei Monate Ausführungsfrist verlängert, wenn nichts anderes vereinbart ist“. Diese Frist kann sich, in Ausnahmefällen, verlängern, wenn sich die Prüfung der Sachverhalte beispielsweise als sehr kompliziert erweist, zeitaufwendig ist oder spezielle, fachtechnische Kenntnisse erfordert.
Damit dies nicht passiert, hält die VOB fest, dass der Auftragnehmende dafür Sorge tragen muss, dass „seine Leistungen prüfbar abzurechnen“ und seine „Rechnungen übersichtlich aufzustellen“ sind. Darüber hinaus sei „die Reihenfolge der Posten einzuhalten und die in den Vertragsbestandteilen enthaltenen Bezeichnungen zu verwenden“ (§14, Nr. 1 und 2 der VOB/B).
In besonderen Fällen kann bereits vorab mit einer enormen Fristverlängerung gerechnet werden. Hier ein Beispiel: Bei umfangreichen Bauprojekten, wie in der Größenordnung der Elbphilharmonie Hamburg, wird in mehreren Bauphasen gearbeitet. Durch die Durchführung vieler einzelner Bauabschnitte kann es besonders hier zu Nachträgen, Anpassungen im Materialverbrauch oder Änderungen der geplanten Arbeitsleistungen kommen. Selbst wenn „ungeplante“ Kosten durch Abschlagszahlungen geltend gemacht wurden, kann es vorkommen, dass einige Posten zwischen bezahlten Teilrechnungen und dem Eingang der Schlussrechnung nicht vollständig abgegolten worden sind. Wenn dies der Fall ist, müssen nun sämtliche Abschläge mit der finalen Schlussrechnung in Einklang gebracht werden. Das bedeutet nicht nur einen enormen Zeitaufwand, sondern eine Komplexität der Sachverhalte, weshalb hier beispielsweise mit einer Bearbeitungsfrist von maximal 60 Kalendertagen gerechnet werden muss.
LESETIPP: Wie Sie von einem digitalen Bautagebuch profitieren
Wann ist eine Schlussrechnung nach VOB/B nicht „richtig“?
Es kann vorkommen, dass Auftraggeber und Auftraggeberinnen Schlussrechnungen als „nicht prüfbar“ zurückweisen, da sie diese nicht nachprüfen können. Obwohl dabei nicht zwischen Prüfbarkeit und inhaltlicher Richtigkeit der Rechnung unterschieden wird, muss dabei beachtet werden, dass die Rechnung nur dann als „nicht prüfbar“ geltend gemacht werden kann, wenn die fehlende Prüfbarkeit auf eine nicht ersichtliche Abrechnung zurückzuführen ist. Zum Beispiel: Wenn ein Auftragnehmer oder eine Auftragnehmerin nachvollziehbar darlegt, welche Leistungen in welchem Zeitrahmen er oder sie erbracht haben will, dann genügt dies zu der so genannten „Prüfbarkeit der Rechnung“. Ob die genannten Leistungen tatsächlich erbracht wurden, ist wiederum eine Frage der inhaltlichen Richtigkeit. Diese Unterscheidung spielt insofern eine Rolle, da sie sich auf die Prüfungsfrist bezieht. Denn wie bereits erwähnt, muss sich der Auftraggebende grundsätzlich innerhalb einer zeitlich festgesetzten Frist auf eine etwaige Fehlbarkeit berufen. Dabei gilt diese Frist ausschließlich für die „Prüfbarkeit“ und nicht auf die Behauptung, die Rechnung sei inhaltlich falsch!
Zudem verweist §14, Nr. 4 der VOB/B, dass im Falle der Nichteinreichung einer prüfbaren Rechnung durch den Auftragnehmenden, der Auftraggebende „selbst auf Kosten des Auftragnehmers aufstellen“ kann, „obwohl […] eine angemessene Frist gesetzt [wurde].
Was ist die sogenannte Schlussrechnungsreife?
Ein grundsätzlicher Punkt bei der Erstellung der Schlussrechnung ist auch, dass nach Annahme der Schlussrechnung nachträgliche Forderungen häufig nicht mehr zulässig sind. Abschlagsforderungen und Nachträge verfallen dabei mit der so genannten „Schlussrechnungsreife“. Das bedeutet, dass spätestens mit Fertigstellung und nach Abnahme der Auftragnehmer oder die Auftragnehmerin keine Abschlagszahlungen einfordern oder geltend machen kann. Das ausständige Entgelt, von noch nicht gezahlten Teilrechnungen, muss schließlich auf die Schlussrechnung umgelegt werden, dies gilt gleichfalls für die Verzinsung.
