Projektsteuerung im Bau: Darauf kommt es an

Jedes Jahr werden in Österreich unzählige gestartet. Damit diese Projekte erfolgreich durchgeführt und abgeschlossen werden können, bedarf es einer effektiven Projektsteuerung.

Die Projektsteuerung im Bau sorgt dafür, dass der Bauplan eingehalten und das Projekt über den ganzen Bauprozess hinweg auf Kurs bleibt. Wann immer Herausforderungen wie unvorhergesehene Hürden, Mängel oder Verzögerungen auftreten, ist sie gefragt. Mit dem organisatorischen Lenken des Bauvorhabens bildet sie einen unverzichtbaren Bestandteil erfolgreicher Bauprojekte.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was die Projektsteuerung genau ist, was dessen konkrete Aufgaben sind, wie die Koordination von Bauvorhaben abläuft und vieles mehr, was Sie zum Thema wissen sollten.

Inhalt

• Was ist Projektsteuerung im Bau?
• Vergleich: Projektsteuerung im Bau & Bauprojektmanagement
• Wer ist für die Projektsteuerung bei Bauvorhaben verantwortlich?
• Weshalb ist Projektsteuerung im Bau wichtig?
• Welche Aufgaben umfasst die Projektsteuerung auf der Baustelle in der Praxis?
• Wie Software die Projektsteuerung im Bau unterstützt
• Fazit

Was ist Projektsteuerung im Bau?

Hinter dem Begriff der Projektsteuerung verbirgt sich einer der wichtigsten Bestandteile der Bauausführung. Kurz gesagt, umfasst sie die Überwachung und die Lenkung des Bauvorhabens. Sie stellt sicher, dass alle Bauleistungen möglichst plangemäß durchgeführt werden – Auch dann, wenn der Baufortschritt durch externe oder interne Faktoren gefährdet wird.

Den Beginn der Steuerung eines Bauprojektes markiert der Start der Planungsphase. Mit der Übergabe des Bauwerkes und der folgenden Nutzungsphase wird die Projektsteuerung im Bau abgeschlossen.

Theoretisch wird die Steuerung des Projekts direkt durch die Baufrau bzw. den Bauherren oder von einer befugten Stelle durchgeführt. Doch auch wenn Auftragnehmer:innen mehrere Projektbereiche aus dem Verantwortungsbereich der Baufrau bzw. des Bauherrn übernehmen, ist von Projektsteuerung die Rede. In diesem Fall nimmt die verantwortliche Person oder Stelle eine beratende Funktion ein und ist dadurch nicht weisungsbefugt.

LESETIPP: Objektüberwachung, Bauleitung, Bauüberwachung: Alle Infos

Doch lassen Sie uns den Prozess der Projektsteuerung anhand eines fiktiven Bauprojekts veranschaulichen.

Projektsteuerung in der Praxis

Stellen Sie sich ein großangelegtes Bauprojekt vor: die Entwicklung eines neuen Bürogebäudes. Das Projekt umfasst verschiedene Beteiligte, darunter das Bauunternehmen, Architekt:innen, Ingenieur:innen, Subunternehmer:innen, Lieferant:innen und den Auftraggeber:innen.

Das Projekt beginnt mit der Initiierungsphase, in der Auftraggebende und das Bauunternehmen die Projektziele, den Umfang, das Budget und den Zeitplan festlegen. Sie legen auch die Rollen und Verantwortlichkeiten der beteiligten Parteien fest.

Auf die Initiierung folgt die Planung. Während der Planungsphase erstellt das Projektteam einen detaillierten Projektplan und Zeitplan. Sie identifizieren die wichtigsten Ergebnisse, Meilensteine und Aktivitäten, die zur Fertigstellung des Projekts erforderlich sind. Das Bauunternehmen arbeitet mit Architekt:innen und Ingenieur:innen zusammen, um Baupläne, Designspezifikationen und Konstruktionszeichnungen zu erstellen.

Sobald die Planung abgeschlossen ist, bewertet das Projektteam die benötigten Ressourcen für das Projekt. Dazu gehören unter anderem Arbeitskräfte, Ausrüstung und Materialien. Das Bauunternehmen ermittelt den erforderlichen Personalbedarf, weist qualifizierte Arbeitskräfte auf bestimmte Aufgaben zu und beschafft die benötigten Materialien und Geräte.

Während der Bauphase werden Mechanismen zur Projektsteuerung implementiert. Diese Mechanismen dienen dazu, den Fortschritt zu überwachen, um die Einhaltung des Projektplans zu gewähren. Je nach Definition werden regelmäßige Baustellenbesuche und Inspektionen, Qualitätssicherung, Kostenmanagement und Risikomanagement zu diesen Mechanismen gezählt.

Auf den ersten Blick erinnert die Projektsteuerung im Bau stark an das Aufgabengebiet des Baumanagements. Allerdings sollten die Begriffe des Baumanagements und der Steuerung nicht als Synonyme verwendet werden. Der nächste Abschnitt erläutert den Grund dahinter.

LESETIPP: Nacharbeit auf deutschen Baustellen: Gründe und Kosten

Vergleich: Projektsteuerung im Bau & Bauprojektmanagement

Die Projekt- oder Bausteuerung ist ein Ausdruck, der auf Baustellen regelmäßig fällt. Ein ähnlicher Begriff ist das Bauprojektmanagement, abgekürzt auch als Baumanagement bekannt. Obwohl die Begriffe oft als gleichbedeutend behandelt werden, bezeichnen sie nicht das Gleiche.

Mit dem Bauprojektmanagement wird die Verwaltung des Bauvorhabens als Ganzes bezeichnet. Neben den technischen und organisatorischen Aspekten gehören dazu auch die Berücksichtigung der rechtlichen, sozialen, wirtschaftlichen und ökologischen Umweltsphären. Steuerung ist dabei ein Bestandteil des Bauprojektmanagements, der sowohl von Auftragnehmenden als auch von der Auftraggebenden durchgeführt werden kann.

Konkret unterscheidet sich der Oberbegriff des Bauprojektmanagements und sein Bestandteil der Projektsteuerung im Bau in drei Hauptbereiche; dem Fokus, dem zeitlichen Rahmen und der Verantwortung.

Fokus

In erster Linie liegt der Fokus der Projektsteuerung auf dem technischen und organisatorischen Fortschritt des Bauprojekts. Auch finanzielle Überlegungen spielen dabei durchaus eine Rolle. Die restlichen Aufgaben des Bauprojektmanagements gilt es jedoch von der Administration im Bau abzugrenzen.

Zeitlicher Rahmen

Als Bestandteil des Bauprojektmanagements überdauert die Projektsteuerung das Gesamtmanagement nicht. Während das Bauprojekt den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes umfasst, beschränken sich die Aufgaben der Projektsteuerung lediglich auf die Planung und den eigentlichen Bauprozess. Bereiche wie Wartung, Facility-Management und Mängelrügen nach Inbetriebnahme gehören nicht zur Steuerung.

Verantwortung

Die Projektsteuerung bezieht sich auf eine spezialisierte Stelle oder Einzelperson ohne Weisungsbefugnis. Dabei kann die Durchführung allerdings verschiedene Stakeholder umfassen, darunter Auftraggeber:in, Bauunternehmen, Architekt:innen oder externe Dienstleister:innen. Die Steuerung kann als Teilbereich des Bauprojektmanagements angesehen werden.

LESETIPP: Baumanagement: Aufgaben, Gehalt, Studium, Software

Mehr zur Zuständigkeit erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Wer ist für die Projektsteuerung bei Bauvorhaben verantwortlich?

Gemäß der geläufigen Definition ist die Projektsteuerung Aufgabe der Baufrau bzw. des Bauherren. Das bedeutet jedoch nicht, dass nicht auch andere Akteur:innen die Verantwortung der Steuerung übernehmen können.

Die Projektsteuerung ist kein geschützter Begriff und neben der Definition des AHO (Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e.V.) bestehen verschiedene Auffassungen zum Thema. Bezogen auf seine Bedeutung als Kernstück der professionellen Bauleitung wird die Koordination des Bauvorhabens oft auch aus Sicht der Bauleitung als Teilbereich des Bauprojektmanagements beleuchtet.

Fakt ist, dass die Baufrau bzw. der Bauherr direkt von der Projektsteuerung betroffen ist. Die Entscheidungen, die während des Bauprozesses fallen, wirken sich auf die Baukosten und auf die Nutzungsphase des Bauwerkes aus.

In der Praxis nehmen die Bauleute die Projektsteuerung allerdings vielfach nicht vollumfänglich selbst vor. Sind Auftraggebende nicht fachlich qualifiziert, wird die Bauleitung extern durchgeführt. Oftmals wird die Aufgabe der Projektsteuerer:innen daher durch eine externe Bauleitung wie ernannte Bauprojektleiter:innen, Architekt:innen, Ingenieur:innen oder Fachplaner:innen wahrgenommen.

Die verantwortliche Person oder Stelle ist dabei, wie bereits erwähnt, in den Projektsteuerungs-Aufgaben nicht weisungsbefugt.

Weshalb ist Projektsteuerung im Bau wichtig?

Für die erfolgreiche Durchführung von Bauprojekten ist die Projektsteuerung unverzichtbar; doch weshalb ist das der Fall? Als Kernbestandteil des Baumanagements bildet die Projektsteuerung das Gehirn der Baustelle. Hier werden Bauprozesse mitgeplant, koordiniert und kontrolliert.

Dank dem engmaschigen, systematischen Vorgehens der Projektsteuerung bleibt der Bau auf Kurs; die richtigen Materialien sind vorhanden, die Arbeitskräfte sind an ihrem Einsatzort, Mängel werden behoben und die vertraglich vereinbarte Qualität wird eingehalten. Damit trägt die Projektsteuerung dazu bei, die zahlreichen Herausforderungen und Risiken bei Bauprojekten erfolgreich zu bewältigen.

Ein wesentlicher Grund für die Notwendigkeit der Steuerung liegt in der Komplexität moderner Bauprojekte. Diese umfassen eine Vielzahl von Aufgaben, die gleichzeitig und in enger Abstimmung ausgeführt werden müssen. Hierzu gehören unter anderem die Planung, die Beschaffung von Materialien und Ressourcen, die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften sowie die Qualitätssicherung.

Ohne eine effektive Projektsteuerung können diese Aufgaben leicht aus dem Ruder laufen. Dies würde zu Verzögerungen, Budgetüberschreitungen oder Qualitätsproblemen führen. Damit trägt sie auch zur allgemeinen Risikominimierung auf der Baustelle bei.

Bauprojekte sind mit einer Vielzahl von Risiken verbunden, sei es in Bezug auf technische Herausforderungen, finanzielle Aspekte oder externe Einflüsse wie Wetterbedingungen. Durch eine systematische Planung, Analyse und Überwachung hilft sie dabei, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.

LESETIPP: Die 15 häufigsten Baumängel & oft gestellte Fragen und Antworten

Welche Aufgaben umfasst die Projektsteuerung auf der Baustelle in der Praxis?

Die Projektsteuerung umfasst spezifische Aufgaben, die von der verantwortlichen Stelle wahrgenommen werden müssen. Ziel ist es, der Bauleitung, bzw. Auftraggeber:innen die Basis für einen erfolgreichen Bauprozess zu bieten. Der konkrete Aufgabenkatalog ist dabei von vertraglichen Aspekten, bzw. der anzuwendenden Rechtsverordnungen abhängig. Zu den Aufgaben gehören Koordination, Dokumentation, Kontrolle und Terminierung.

Koordination

Gemäß dem AHO gehören das Organisieren, bzw. das Koordinieren zu den Hauptaufgaben.

Die Administration, bzw. die Steuerung ist dafür zuständig, während des gesamten Bauprozesses so gut wie möglich dafür zu sorgen, dass der Projektfortschritt nicht gestört wird. Dazu kann sie mitunter Projektaudits beantragen, zusätzliche Ressourcen anfragen und alternative Pläne ausarbeiten.

Dokumentation

Ebenfalls zu den Aufgaben gehört die Dokumentation des Baufortschritts. Dies ist nötig, um das Bauprojekt zu überwachen, abzusichern und für zukünftige Inspektionen nachvollziehbar zu gestalten.

Zur Dokumentation setzen Bau-Fachpersonen oft auf professionelle Projektsteuerungs-Software für den Bau. Dank der digitalen Anwendungsmöglichkeiten dokumentieren Projektsteuerer:innen effizienter, genauer und schneller. Damit bleibt ihnen mehr Zeit zur Verfügung, um sich anderen Aufgaben zu widmen.

Kontrolle

Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser. Das Kontrollieren der Bautätigkeiten ist eine Kernaufgabe der Projektsteuerung. Werden alle Leistungen wie geplant durchgeführt? Falls nein; weshalb nicht? Wird der Zeitplan eingehalten und halten sich die direkt beteiligten Stakeholder an ihre Vereinbarungen?

Nur wenn diese Fragen geklärt sind, bleibt genügend Spielraum, um rechtzeitig zu reagieren und das Bauprojekt in die richtige Richtung zu steuern.

Terminierung

Bereits bei der Planung von Baustellen ist die Projektsteuerung involviert. Während des Bauprozesses kann sie alternative Pläne vorschlagen und neue Termine setzen. Damit gewährleistet sie, dass das Projektziel auch im Falle von Hindernissen erreicht werden kann.

Dazu gehört auch die Terminierung und Einplanung personeller und materieller Ressourcen wie auch der notwendigen Logistik.

LESETIPP: Bauprojektmanagement Software für mehr Effizienz

Wie Software die Projektsteuerung im Bau unterstützt

In den letzten Jahrzehnten schritt die Digitalisierung in fast alle Wirtschaftsbereiche und Berufsfelder vor. Auch für das Bauwesen wird der digitale Wandel immer bedeutender. Im Jahr 2023 nutzen weltweit geschätzt 58 Prozent aller Bauunternehmen Software, um ihr Management zu vereinfachen.

Dieser Anteil zeugt von den unbestreitbaren Vorteilen, die digitale Tools der Branche bieten. Es bedeutet jedoch auch, dass sich nach wie vor über 40 Prozent aller Baufirmen das Potenzial von professioneller Projektsteuerungs-Software im Bau entgehen lassen. Durch den Einsatz geeigneter Softwarelösungen gestalten sich zahlreiche Aspekte des Bauprojektmanagements, bzw. der Projektsteuerung im Bau effizienter und transparenter. Von der Planung und Koordination bis hin zur Dokumentation und Kontrolle bietet Bausoftware wertvolle Funktionen, um komplexe Bauprojekte zu steuern.

PlanRadar als professionelle Bau- und Immobilien-Software ist auf die Branche zugeschnitten und bietet Fachleuten zahlreiche hilfreiche Funktionen. Die Plattform aus Österreich erfreut sich an steigenden Nutzerzahlen in über 65 Ländern rund um den Globus.

Zum ausführlichen Leistungskatalog von PlanRadar für Projektmanager:innen gehören unter anderem ein unkompliziertes Mängelmanagement, Planversionen, Planvergleiche und Markierungen und vorgefertigte Inspektionen und Checklisten.

LESETIPP: Baudokumentation App für effiziente Baustellendokumentation

Ein Beispiel aus der Praxis: Großbaustelle DANUBEFLATS in Wien

LESETIPP: Wie der höchste Wohnturm Österreichs mit PlanRadar errichtet wird (inkl. Video)

Hauptsächlich kommt PlanRadar beim Projekt DANUBEFLATS zur Mängelverortung sowie der Qualitätssicherung und Leistungsfeststellung zum Einsatz, aber auch Schließfreigaben und Übernahmen von Oberflächen sowie Sonderwünsche werden darin abgewickelt. 

Bmstr. Ing. Hannes Zadrobilek (Örtliche Bauaufsicht bei S+B Gruppe) kommentiert den Einsatz von PlanRadar wie folgt:

Unkompliziertes Mängelmanagement

Das unkomplizierte Mängelmanagement ist eine der populärsten Funktionen von PlanRadar. Eine der Hauptaufgaben der Koordination besteht darin, Mängel und Probleme während des Bauprozesses zu identifizieren, zu dokumentieren und effizient zu beheben. Hierbei stellt das Mängelmanagement von PlanRadar eine besonders hilfreiche und unkomplizierte Funktion dar.

Mit PlanRadar erfassen Sie Baumängel einfach und systematisch. Auf der Baustelle lassen sich Bilder und Beschreibungen direkt über mobile Geräte erfassen und in Echtzeit mit den zuständigen Stellen teilen.

Die Projektsteuerung verfolgt den Status der Mängel in Echtzeit und erarbeitet die nötigen Maßnahmen, um den Mangel zu beheben. Mit der Nutzung des Mängelmanagements von PlanRadar gestalten sie langwierige Prozesse im Mängelmanagement effizienter, transparenter und nachvollziehbarer. Das steigert die Effizienz und trägt zur termingerechten Fertigstellung des Bauprojekts bei.

Dokumentenmanagement

Mit PlanRadar speichern und verwalten Sie Ihre Unterlagen sicher und zentral. Die Plattform ermöglicht es Nutzer:innen zudem, Planversionen, Planvergleiche und Markierungen vorzunehmen. Durch die zentrale Verwaltung von Plänen haben alle Projektbeteiligten stets Zugriff auf die aktuellen Versionen.

Wo veraltete Dokumente im Umlauf sind, entstehen Fehler und Missverständnisse. Mit PlanRadar jedoch nehmen Ihr Team und Sie stattdessen alle Änderungen und Aktualisierungen an einem einzigen Ort vor. Die Effizienz des Dokumentenmanagements wird durch die Möglichkeit, Markierungen und Kommentare auf den Plänen vorzunehmen, weiter verbessert.

Jede Änderung an den Plänen wird protokolliert, einschließlich des Zeitstempels und der beteiligten Benutzenden. Durch die Aufzeichnung sämtlicher Änderungen, Markierungen und Kommentare besteht auch im Nachhinein ein einfach nachvollziehbarer Audit-Trail. Damit wird die Transparenz und Nachverfolgbarkeit Ihrer Bauprojekte erhöht.

LESETIPP: Dokumentenmanagementsystem: Unverzichtbar für Bauprojekte

Schnelles und einfaches Berichtswesen

Als intelligentes Tool generiert PlanRadar automatische Reports. Durch die automatisierte Berichterstellung analysieren Sie nicht nur schneller, effizienter und günstiger, sondern auch genauer. Statt Daten manuell zusammenzutragen und in Berichten zu formatieren, greifen Sie mit nur wenigen Klicks auf die benötigten Informationen zu. Dies spart wertvolle Zeit und Ressourcen, die Ihre Mitarbeitenden und Sie stattdessen für andere Aufgaben einsetzen können.

Inspektionen & Checklisten

Bauprojekte sind in der Regel mit Bergen aus Papier verbunden. Mit PlanRadar digitalisieren Sie physische Dokumente, greifen auf vorgefertigte und individuell anpassbare Checklisten zu und protokollieren sämtliche Inspektionen online.

Statt auf Papier basierende Berichte zu verwenden, erfassen und verarbeiten Sie diese mit PlanRadar digital. Neben einer einfacheren Protokollierung erleichtert PlanRadar dadurch die Organisation und den Zugriff auf relevante Daten. Mit der Digitalisierung von Berichten, Checklisten etc. verzichten Sie jedoch nicht auf die Vorteile physischer Inspektions-Dokumente. Eine weitere Funktion im Bereich Inspektionen und Checklisten ist nämlich die Möglichkeit, innerhalb von Sekunden E-Signaturen hinzuzufügen. Die E-Signaturen bieten eine rechtsgültige Bestätigung, die den manuellen Prozess des Unterschreibens ersetzt.

Fazit

Bauprojekte in Österreich werden immer komplexer. Um hier den Durchblick zu behalten, bedarf es einer professionellen Projektsteuerung im Bau. Dies ist jedoch einfacher gesagt als getan. Bereits bei der Definition scheiden sich die Geister. Besonders bis ins Jahr 2009, als die Projektsteuerung gemäß HOAI als primäre Definition galt, herrschte viel Unklarheit um den Begriff.

Während die Steuerung des Baus theoretisch Aufgabe der Auftraggeber:innen ist, wird sie in der Privatwirtschaft allerdings oft von einer externen Bauführung durchgeführt. Aus Sicht der Bauleitung ist sie ein wesentlicher Teil des Bauprojektmanagements. Allerdings können die beiden Begriffe nicht gleichgesetzt werden.

Ihre Aufgaben befassen sich primär mit technischen und organisatorischen Aspekten. Das Bauprojektmanagement hingegen begleitet ein Gebäude während seines gesamten Lebenszyklus – von der Planung, über die Bauphase bis zur Nutzung und dem Abriss. Sowohl in den Bereichen Fokus und zeitlicher Rahmen als auch in der Verantwortung unterscheiden sich die Projektsteuerung im Bau und sein Überbegriff des Bauprojektmanagements.

Da der definierte Aufgabenbereich vielfältig und herausfordernd ist, ist die Bauleitung auf eine effiziente Organisation und Durchführung der relevanten Aufgaben angewiesen. Immer mehr Unternehmen greifen daher auf professionelle Software für das Bauwesen zurück. Im Bereich Baumanagement benutzen mittlerweile knapp drei Fünftel aller Unternehmen entsprechende Software, um die Bauleitung und die Projektsteuerung im Bau zu optimieren. Eine Plattform, die sich in über 65 Ländern an Beliebtheit und steigenden Nutzerzahlen erfreut, ist PlanRadar. Die Bausoftware aus Österreich bietet zahlreiche Funktionen wie einem vereinfachten Berichtwesen, automatischen Reports und vielem mehr.

PlanRadar gratis testen

Die Funktionen von PlanRadar richten sich speziell an Unternehmen im Bauwesen, Baufachpersonen und Immobilien-Verwaltende. Mit PlanRadar steigern Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Projektsteuerung, sondern das Bauvorhaben als Ganzes.

Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie PlanRadar 30 Tage lang kostenlos oder buchen Sie eine unverbindliche Produktpräsentation.

• Bauwesen
• Projektmanagement