PlanRadar für Property und Facility Manager
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Mit dem Last Planner System (LPS) lässt sich die Zusammenarbeit zwischen Kunden, Projektleitung und Mitarbeiter:innen stärken, Kosten reduzieren sowie wertvolle Erfahrungen aus vergangenen Projekten bewahren und verfügbar machen.
LPS folgt dabei dem Prinzip von Lean Management. Das erklärte Ziel ist es, Bauprojekte effizienter zu gestalten und alle Ebenen aktiv in das Projekt einzubinden.
Wir erklären, was es mit dem Last Planner System auf sich hat und auch, worauf man bei der Umsetzung besonders achten sollte.
Was ist das Last Planner System?
Das Last Planner System ist ein Werkzeug für das kollaborative Projektmanagement. Es kommt vor allem bei einmaligen Projekten zum Einsatz, wie etwa der Bau einer Brücke oder eines Hochhauses. Entwickelt wurde das Last Planner System in den 80er Jahren von Glenn Ballard und Greg Howell.
Im Kern handelt es sich hier um ein Lean Management System, welches die Zuverlässigkeit und Berechenbarkeit von Planungs- und Produktionsprozessen optimieren soll. Zu diesem Zweck sollen Ressourcen, Wissen und Informationen der einzelnen Projektteilnehmer:innen gebündelt und gegenseitig verfügbar gemacht werden.
So soll die Zusammenarbeit zwischen den Projektteilnehmer:innen vereinfacht und gleichzeitig gestärkt werden. Mögliche Probleme, Schwachstellen und besondere Herausforderungen eines Bauprojekts sollten möglichst frühzeitig erkannt und Ressourcen effektiv eingesetzt werden. Durch die enge Kollaboration wird die Lösungsfindung beschleunigt und der Bauablauf vereinfacht. Zudem werden alle Stufen in der Bauhierarchie aktiv in den Prozess eingebunden. Idealerweise trifft immer der letzte Planer, also die direkt für den Bauabschnitt verantwortliche Person, die notwendigen Entscheidungen, um das zuvor gesetzte Ziel zu erreichen.
Das Ergebnis ist ein schlanker und effektiver Entscheidungsprozess, der die Kosten und Bauzeiten senken, die Arbeitsmoral steigern und die Qualität verbessern kann.
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Wie funktioniert das Last Planner System?
Das Last Planner System teilt ein Projekt in fünf Bereiche ein, welche nach und nach detaillierter in der Planung werden. Die Gesamtprozessanalyse dient als erster Schritt dazu, die Kundenanforderungen und die Leistungsmöglichkeiten der einzelnen Projektteilnehmer:innen zu evaluieren und eine übergreifende Planung zu erstellen.
Anschließend werden die erstellen Projektanforderungen nach und nach in kleinere Meilensteine aufgeteilt, wobei die für die Durchführung zuständigen Personen immer in den Entscheidungsprozess einbezogen werden sollen.
Der Prozess ist dabei nicht einmalig, sondern wird regelmäßig überarbeitet, sobald neue Informationen verfügbar sind. So kann schnell auf neue Umstände reagiert werden.
Zudem wird aktiv darauf geachtet, die gewonnenen Erfahrungen aus einem Projekt für spätere Projekte zu erhalten und zwischen den Projektteilnehmer:innen zu teilen. Mit dem Last Planner System wird der Bauprozess somit mit jedem erfolgreichen Projekt effektiver. Man lernt aus den Erfolgen und Fehlern und sorgt dafür, dass das Erlernte nicht vergessen wird.
Die Gesamtprozessanalyse
Am Anfang eines Bauprojekts steht bei dem Last Planner System immer die Gesamtprozessanalyse (GPA). In diesem ersten Abschnitt werden die für das Projekt notwendigen Schritte erarbeitet und visualisiert. Das Ziel ist es, einen Prozessablauf für das gesamte Bauprojekt zu erstellen, wobei man sich hier mit einem groben Überblick begnügt. Details werden erst zu einem späteren Zeitpunkt ausgearbeitet.
Zu diesem Zweck werden zuerst die Projektanforderungen definiert. Zusammen mit Kunden und Kundinnen und Projektteilnehmer:innen soll klar ersichtlich dargestellt werden, was mit dem Projekt erreicht werden soll. Durch den Austausch von Informationen und Erfahrungen zwischen den einzelnen Projektteilnehmenden können viele Probleme, Planungsengstellen sowie Verbesserungsmöglichkeiten bereits jetzt erkannt und in die Prozessplanung eingebunden werden.
Mit einer geeigneten Prozesssoftware können Abhängigkeiten klar und verständlich sichtbar gemacht und die notwendigen Informationen zwischen den verschiedenen Teams ausgetauscht werden.
Meilenstein- und Phasenplanung
Nach der Gesamtprozessanalyse gilt es das Projekt in einzelne Meilensteine aufzuteilen und in wöchentliche Arbeitsflusspakete zu integrieren. Dazu wird das Gesamtprojekt in Phasen geteilt, welche mit Anfangs- und Endmeilensteinen markiert werden. Meilensteine können etwa der Beginn der Erdarbeiten sein, die Fertigstellung der Baugrube oder die Abgabe des Bauantrags.
Diese Meilensteine werden visualisiert und so gegliedert, dass Kunde bzw. Kundin und Projektteilnehmende jederzeit wissen, welche Arbeitsschritte anstehen und welche Entscheidungen getroffen werden müssen.
Da es immer zu Zwischenfällen kommen kann, wird die Phasenplanung wöchentlich aktualisiert und in einem 2- oder 3-Monats-Zyklus wiederholt. Dabei werden die erfolgten Baufortschritte mit der Planung verglichen, Bauverzögerungen evaluiert und bei Bedarf die nächsten Arbeitsflusspakete angepasst.
So kann der gesamte Bauprozess überwacht werden, ohne sich in Details zu verstricken.
6-Wochen Vorschau
Mit der 6-Wochen Vorschau wird der tägliche Arbeitsplan für die kommenden Wochen erstellt. Dazu werden die zuvor erarbeiteten Schritte auf die zuständigen Personen aufgeteilt. Diese für das Gewerk bzw. Bauabschnitt zuständigen Projektteilnehmende definieren selbstständig die notwendigen Schritte, Abhängigkeiten und Ziele, sowie die notwendigen Ressourcen, um das gesteckte Ziel erreichen zu können. Schließlich sollte die zuständige Person selbst am besten wissen, welche Schritte in welcher Reihenfolge notwendig sind, um den Projektabschnitt erfolgreich fertigstellen zu können.
Anstehende Woche
In den wöchentlichen Meetings wird der Bauablauf für die kommende Woche fixiert und konkrete Schritte festgelegt. Durch die stetige Kommunikation zwischen den Teilnehmenden können anstehende Probleme zielsicher identifiziert und aus dem Weg geräumt werden. Der Fokus liegt auf der Prozessplanung selbst. Die technischen Details werden in der Baubesprechung selbst angegangen.
Mit dem Fortschreiten des Projekts verkürzen sich diese wöchentlichen Meetings in der Regel deutlich, da viele Grundfragen bereits geklärt wurden. Dennoch ist es wichtig, nicht auf diese zu verzichten. Ein reger Austausch von Informationen ist ein wichtiger Bestandteil des Last Planner Systems.
Evaluation der vergangenen Woche
Jede Woche werden schließlich die Fortschritte der vergangenen Woche evaluiert. Ziel ist es, aus den Erfahrungen der vergangenen Woche zu lernen und so den Projektablauf weiter zu optimieren. Dieser letzte Schritt ist somit der ständige Lernprozess, bei dem alle Projektteilnehmende aus den gewonnenen Erfahrungen der letzten Woche profitieren können.
Zu diesem Zweck wird überprüft, ob zuvor gegebene Zusagen eingehalten werden konnten, ob es Verzögerungen gab, welchen Grund diese Verzögerungen hatten und ob Verbesserungspotential erkannt wurde.
Die Vorteile des Last Planner Systems
Das Last Planner System für den Bauprozess hat zahlreiche Vorteile, welche von verschiedenen Studien belegt wurden. Es ist Teil der Lean Management Philosophie, konzentriert sich aber nicht auf die Massenfertigung, sondern explizit auf die Durchführung von einmaligen Projekten, wie sie gerade in der Baubranche häufig vorkommen.
Unter anderem konnten in diesen Bereichen deutliche Verbesserungen verzeichnet werden:
Proaktiver Arbeitsfluss
Bei einem traditionellen Projektablauf werden unvorhergesehene Probleme oft zuerst in der Verantwortungshierarchie nach oben gemeldet. Erst dann wird das Problem evaluiert und die notwendigen Maßnahmen eingeleitet. Das kostet Zeit und verliert zudem oft an Effektivität, da die Bauleitung nicht immer alle notwendigen Informationen zu Verfügung hat, um die beste Entscheidung fällen zu können.
Im Last Planner System ist die Bauleitung nicht länger damit beschäftigt, jedes Problem zu berichtigen. Vielmehr konzentriert sie sich darauf, Ziele vorzugeben und die Einhaltung dieser Ziele zu überprüfen.
Es liegt im Aufgabenbereich der kleineren Projektgruppen mögliche Engstellen im eigenen Bauprozess zu identifizieren und zu beheben. Die notwendigen Entscheidungen müssen nicht erst langwierig die Bauhierarchie hoch- und heruntergereicht werden. Vielmehr können die untergeordneten Gruppen eigenständig und damit zeitnahe entscheiden, wie reagiert werden soll.
Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Kunden, Projektteilnehmer und Lieferketten
Mit dem Last Planner System wird die Zusammenarbeit zwischen Kunden und Kundinnen, den einzelnen Projektteilnehmenden, Projektgruppen und Mitarbeiter:innen aktiv gefördert. Informationen werden effektiv ausgetauscht. Gegenseitige Zusagungen stellen sicher, dass Bauabschnitte in der geplanten Zeit fertiggestellt werden können und die notwendigen Ressourcen verfügbar sind.
Reduktion der Projektabwicklungszeiten und damit -kosten
Durch die regelmäßige Evaluierung des Projekts können Pufferzeiten reduziert werden. Durch den regelmäßigen Austausch von Informationen ist leichter ersichtlich, wie weit ein Projekt fortgeschritten ist, in welchen Bereichen es Verzögerungen geben könnte und wie diese aufgeholt werden können.
Somit lassen sich Projektzeiten und damit Projektkosten wirksam reduzieren.
Verbesserungen von Arbeits- und Managementpraktiken
Das Last Planner System zielt darauf ab, sämtliche Hierarchiestufen innerhalb des Projekts aktiv in die Entscheidungsfindung einzubeziehen. Somit trifft nicht der Bauleiter bzw. die Bauleiterin alleine die Entscheidungen. Vielmehr liegt es auch am Polier, die wöchentlichen Aufgaben zu evaluieren und die notwendigen Schritte zu planen. Der/Die Bauleiter:in ist idealerweise nur dafür verantwortlich, die wöchentlichen Ziele zu setzen und die Einhaltung zu kontrollieren.
Reduzierung von Stress
Ein nicht unwesentlicher Effekt des Last Planner Systems ist die Reduktion von Stress, vom Projektleiter bzw. der Projektleiterin angefangen bis hinunter zum Polier bzw. der Polierin. Mit dem Last Planner System bekommt jeder die Möglichkeit, sich in das Projekt einzubringen und mögliche Probleme anzusprechen.
Durch die ständige Kollaboration zwischen den einzelnen Projektteilnehmer:innen können Störungen und Fehlstellungen im Prozess wirksam erkannt und entschärft werden. Somit lässt sich unnötiger Stress und Ärger vermeiden. Das wiederum fördert das Wohlbefinden aller Beteiligten und deren Produktivität.
Verbesserter Wissensaustausch zwischen den Projektteams
Das Last Planner System ist vor allem deshalb so hilfreich, da es die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Projektgruppen verbessert. So lassen sich Missverständnisse verhindern, Informationslücken schließen und Erfahrungen effektiv teilen.
Mit der geeigneten Planungssoftware kann man zudem einfach und bequem auf vergangene Projekte zurückgreifen und vom hart erworbenen Erfahrungsschatz profitieren.
Dezentrale Entscheidungsfindung für effektiveres Problemmanagement
Durch die dezentrale Entscheidungsfindung können überraschend entstandene Probleme wirkungsvoll angegangen und gelöst werden. Im Last Planner System wird dem letzten Planner, also zum Beispiel Vorarbeiter:innen, größere Befugnisse eingeräumt, Probleme und Schwachstellen im eigenen Bauprozess selbstständig zu lösen.
Die getroffenen Entscheidungen können bei den regelmäßigen Prozessmeetings von den überstehenden Planungsstellen evaluiert und bewertet werden. Idealerweise ist zu diesem Zeitpunkt das Problem aber bereits gelöst.
Last Planner und Lean Management
Das Last Planner System ist ein System, welches der Lean Management Philosophie folgt. Lean Management oder Lean Construction zielt darauf ab, den Bauprozess zu optimieren und zu verschlanken.
Dabei wird das Bauprojekt als Prozess betrachtet. Ziel ist es, jeden Prozessschritt zu optimieren und Verschwendung und verfehlten Ressourceneinsatz zu vermeiden. Das wird unter anderem erreicht, indem man die Kommunikation zwischen Kunden und Kundinnen, Management und Arbeiterschaft verbessert und einen Erfahrungsaustausch zwischen den verschiedenen Gruppen fördert.
Das Last Planner System nimmt sich somit der Grundsätze von Lean Management an und münzt diesen speziell auf die Baubranche um. Lean Management hat seine Ursprünge in der Automobil- und Massenproduktion. Last Planner zielt dagegen speziell auf Einzelprojekte ab.
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Worauf sollte man beim Last Planner System besonders achten?
Offenheit gegenüber Veränderungen
Das Last Planner System kann nur funktionieren, wenn alle Mitarbeitenden in den Prozess eingebunden werden. Daher ist es natürlich auch notwendig, dass alle Beteiligten wissen, was es mit dem Last Planner System auf sich hat.
Das Last Planner System kann daher nicht funktionieren, wenn es von oben verordnet wird. Stattdessen müssen alle beteiligten Personen aktiv daran mitwirken wollen, um das System möglichst effektiv gestalten zu können.
Somit ist es unerlässlich, dass sowohl das Management als auch die Mitarbeiter:innen offen für Veränderungen sind.
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Flexibilität ermöglichen
Das Last Planner System lebt davon, dass der Bauprozess flexibel und dynamisch bleibt. Wer starr an Zielen festhält, obwohl diese längst von der Realität eingeholt wurde, wird auch mit dem Last Planner System nicht erfolgreich.
Anstatt von oben über die Fortführung eines Projekts zu bestimmen, sollen zusammen mit allen beteiligten Personen regelmäßig neue Taktpläne und Aufgabenpakete definiert werden. So kann man auf unerwartete Änderungen zeitgerecht reagieren. Das Ideal von Lean Management.
Langfristig denken
Das Last Planner System ist kein sofortiges Heilmittel. Vielmehr sollte man damit rechnen, dass es einige Zeit und Mühe kostet, bevor sich alle Beteiligten an das neue System angepasst haben. Erst dann kann LPS seine Wirkung entfalten.
Die passende Planungssoftware
Eine flexible Planungssoftware kann den Prozess weiter unterstützen. Durch vordefinierte Formulare lassen sich Berichte schnell und effektiv erfassen und speichern. So lässt sich der Projektfortschritt effektiv kontrollieren, Teilschritte definieren und Rückmeldungen abgeben. Wertvolle Erfahrungen und Informationen lassen sich so sammeln und automatisch an die richtigen Personen weiterleiten. Unsere Plattform PlanRadar können Sie jetzt 30 Tage kostenlos testen!
