Die Zukunft des Property und Facility Managements
Wie digitale Lösungen die Arbeit 2023 und darüber hinaus verändern werden
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Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) macht auch vor Bauunternehmen oder Immobilienbetreibern nicht halt. Damit sich die Verantwortlichen voll auf ihre Aufgaben bei Bau- und Immobilienprojekten konzentrieren können, setzt PlanRadar beim Umgang mit Nutzer- und Kundendaten auf modernste und höchste Standards. Wie das funktioniert, was PlanRadar für den Schutz und die Sicherheit der Daten unternimmt, und warum es ein Risiko ist, zur Dokumentation und Kommunikation im Bau- und Immobiliensektor Messenger-Dienste wie Whatsapp zu benutzen, erfahren Sie im Folgenden.
Was die Datenschutz-Grundverordnung besagt
Laut DSGVO haben die Verarbeiter von Daten unter anderem die Verschlüsselung und ein angemessenes Schutzniveau der gesammelten Informationen sicherzustellen. Das setzte eine geeignete Infrastruktur und Organisation zur Bearbeitung und Speicherung von Daten voraus. Die verwendeten Systeme müssen den Anforderungen entsprechend belastbar sein und auch im Fall von technischen Zwischenfällen eine rasche Wiederherstellung der Informationen erlauben. Um das zu gewährleisten, nutzt PlanRadar modernste Lösungen.
DSGVO-konformer Datentransfer mit Firmenhandy und Tablet
PlanRadar ist eine Software zur Digitalisierung der Dokumentation und Kommunikation in der Bau- und Immobilienbranche. Wird zum Beispiel im Zuge einer Begehung durch das Bauunternehmen ein Mangel festgestellt, können die relevanten Informationen in wenigen Schritten als Text, Bild, oder Sprachnotiz erfasst und in Form eines Tickets auf dem Bauplan hinterlegt werden. All das erfolgt praktisch und per Fingertipp mit dem Tablet oder Firmenhandy. Damit die zur Behebung des Fehlers verantwortlichen Mitarbeiter und Projektbeteiligten die Daten in Echtzeit übermittelt bekommen, werden sie in einer Cloud gespeichert. Der Datentransfer – zum Beispiel beim Hochladen eines Bildes mittels PlanRadar-App – erfolgt via HTTPS/TSL. Dieses Protokoll bietet bei der Verarbeitung von Informationen mehrere Vorteile:
- Die Daten werden verschlüsselt, so dass sie von Dritten nicht ausgelesen werden können.
- Die Integrität der Daten wird sichergestellt, so dass übermittelte Informationen nicht manipuliert werden können.
Alle Daten werden entsprechend DSGVO in Deutschland gespeichert
Ob Bilder, Pläne, oder Kundendaten: Alle von den Nutzern übermittelten Informationen werden von PlanRadar auf Amazon S3 Objektspeichern gesichert. Dieses System zeichnet sich durch seine hohe Sicherheit, Skalierbarkeit (z.B. bei starker Nutzung der App) und Verfügbarkeit aus. Laut Anbieter zählen die Amazon Web Services zu den sichersten Computing-Infrastrukturen der Welt und werden rund um den Globus von Unternehmen aus allen Sparten genutzt. Um den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung zu entsprechen, befinden sich die von PlanRadar genutzten Amazon-Server in der Region Frankfurt. Das bedeutet: Die Daten werden ausschließlich in Deutschland gesichert.
Schulungen und Schutzmaßnahmen
Doch nicht nur auf technischer Seite setzt PlanRadar auf höchste Standards. Das Unternehmen verfügt über einen Datenschutzbeauftragen, der die Organisation und Einhaltung des Datenschutzes verantwortet. Alle Mitarbeiter und insbesondere die Verantwortlichen im IT-Bereich erhalten umfassende Schulungen zu Datenschutz und Datensicherheit. Der Umgang mit Kundendaten ist reglementiert: Nur Mitarbeiter im Support und aus der Technik haben Zugriff. Beim Auftritt von Unregelmäßigkeiten alarmieren automatische Systeme die zuständigen Personen. Darüber hinaus führt PlanRadar regelmäßige Sicherheitsanalysen und Penetrationstest mit Unterstützung externer Berater durch.
Die Nutzung von Whatsapp entspricht nicht der DSGVO
Da sie eine einfache Kommunikation und den schnellen Austausch von Informationen erlauben, setzen immer mehr Personen im Bau- und Immobilienbereich auf Messenger-Dienste wie zum Beispiel Whatsapp. Doch der Einsatz derartiger Anwendungen ist mit erheblichen Risiken verbunden:
- Sofern der Zugriff in den Datenschutzeinstellungen von Whatsapp nicht unterbunden wird, hat der Messenger Zugang zu allen Daten, die Nutzer auf ihrem Smartphone gespeichert haben. Das schließt auch Kundendaten mit ein und ist laut DSGVO strafbar.
- Der Austausch von Bildern oder Nachrichten erfolgt nicht nur zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer – eine Datenübertragung erfolgt auch an Whatsapp. Damit das gesetzeskonform ist, muss zuvor eine Einverständniserklärung des Kunden eingeholt werden.
- Daten sind nach einem längeren Zeitraum nur mehr schwer in Whatsapp auffindbar. Müssen bestimmte Informationen z.B. zur Gewährleistung nach VOB ausfindig gemacht werden, ist das ein mühsamer Prozess – vor allem, wenn der Projektabschluss schon eine Weile her ist. Durch Updates, oder den Kauf eines neuen Geräts können diese Daten auch verloren gehen. Insbesondere bei Streitfällen oder vor Gericht kann sich das als kostspielig erweisen.
Hinzu kommt: Verstöße gegen die DSGVO werden streng geahndet. Kommt es zum Schadensfall, drohen Strafen von bis zu 20 Mio. Euro oder 4 Prozent des Jahresumsatzes.
Mit PlanRadar auf der sicheren Seite
Grund genug für immer mehr Unternehmen, die Kommunikation und Dokumentation rund um Baustelle und Immobilie professionell durchzuführen. PlanRadar vereint eine einfache Bedienung mit einem Funktionsumfang, der exakt auf die Bedürfnisse der Bau- und Immobilienbranche zugeschnitten ist und darüber hinaus der DSGVO-entspricht:
- Da Baufehler, Leistungen, oder offene Aufgaben als Tickets hinterlegt sind, können Informationen dank Filterfunktionen zu jeder Zeit und auch Jahre nach Projektabschluss abgerufen Ob Bild, Text, oder Sprachnachricht – keine Information geht verloren und ist auch im zeitlichen Verlauf immer nachvollziehbar.
- Neue Baupläne sowie Planänderungen lassen sich mit wenigen Fingertipps als PDF oder JPG in die App hochladen. Das erlaubt ein flexibles und effizientes Planmanagement.
- Die verantwortlichen Projektteilnehmer werden von der App in Echtzeit informiert. Das Ergebnis ist eine zeitnahe sowie transparente Kommunikation und beschleunigte Arbeitsprozesse.
- Alle Informationen können mit wenigen Klicks in Protokollen zusammengefasst und an Dritte weitergegeben werden. Form und Umfang der Protokolle lassen sich je nach Wunsch oder Anforderungen anpassen.
- Die Bedienung ist in wenigen Minuten auch von Laien zu erlernen – eine Einschulung ist nicht erforderlich.
- PlanRadar ist für Android, iOS und Windows für alle mobilen Geräte verfügbar.
- Im Schnitt sparen Anwender durch die Nutzung der Software 7 Arbeitsstunden pro Woche.
Die Software wird weltweit von Unternehmen aller Größen für verschiedene Aufgaben im Bau- und Immobiliensektor eingesetzt: Mängelmanagement, Baudokumentation, Facility Management, Reporting, Abnahmen, Bestandsaufnahmen, Beweissicherung, Due-Diligence, Zertifizierungen, oder zur Aufgabenzuweisung. Rund 20.000 Nutzer aus 43 Ländern nutzen die App für die Kommunikation und Dokumentation. Pro Woche werden mit PlanRadar im Schnitt 25.000 Projekte vollzogen.
