Zeiteinsparung durch effiziente Kommunikation und Reklamationsabwicklung
Wie die REWE Group Österreich das Mängel- und Abnahmemanagement beim Um- und Neubau von Filialstandorten sowie bei der Filialbestandserhebung mit PlanRadar optimiert.
Die REWE Group Austria, ein großer Einzelhandelskonzern, sah sich mit der Herausforderung konfrontiert, überflüssige Arbeitsabläufe zu eliminieren sowie Mängelmanagement und Freigabeprozesse zu optimieren. Anfangs experimentierte man mit verschiedenen Methoden herum, darunter Microsoft Office, aber befand diese als ineffizient. Die Lösung: PlanRadar.
PlanRadar fand schnell Zuspruch unter den Nutzer:innen, da damit effizient Aufgaben zugewiesen, Informationen für zentralen Zugriff organisiert und das Forderungsmanagement optimiert werden. Dadurch sparten sie Zeit, reduzierten den Materialbedarf und senkten die Kosten.
Alles in allem verbesserte sich mit PlanRadar deutlich die Effizienz der Prozesse, es wurde weniger Papier verwendet, und klare, normierte kostengünstige Lösungen für das Mängelmanagement und Freigabeprozesse im Unternehmen wurden geschaffen.
Die Herausforderung: Doppelarbeiten vermeiden
Roger Lenherr ist als Senior Projektmanager für die Einführung von PlanRadar in der TAB zuständig, die technischen Projektleiter sind für die Koordination und Kontrolle von Kosten, Terminen und Qualität im gesamten Projektverlauf verantwortlich. BILLA ist auf PlanRadar aufmerksam geworden als man auf der Suche nach einer webbasierten Anwendung zur Standardisierung von Prozessen im Mängel- und Abnahmemanagement war. Bei früheren Projekten wurden andere Methoden ausprobiert, zum Beispiel die Verwendung von Microsoft-Produkten bei der Filialerhebung bzw. einfache Mängelmeldungen per Telefon, E-Mail oder über diverse Baustellenprotokolle. Dies führte nicht zur gewünschten Effizienz – viele Arbeiten wurden doppelt gemacht, etwa durch die örtliche Bauaufsicht und Techniker.
Die Lösung: Mit dem Ticket-Tool von PlanRadar zu mehr Effizienz
Innerhalb der REWE Group Österreich wurde bereits 2014 bei BIPA mit der Nutzung von PlanRadar begonnen. Die vielfältigen Funktionen der Software wurden an einem ersten Projekt getestet und überzeugten. Vor allem durch das flexible Ticketsystem können Arbeitsabläufe optimiert werden. Aufgaben und Arbeiten werden direkt an die zuständige Person zugewiesen, alle anderen können den Status quo jederzeit einsehen. „Durch den Zugriff auf eine zentrale Plattform sind alle Techniker auf demselben Wissensstand, Fehler und Misskommunikation werden vermieden“, zeigt sich Roger Lenherr zufrieden. PlanRadar bringt durch das Setzen von Pins auf digitalen Plänen, das Hochladen der Fotos und den Versand der vollständigen Dokumentation vor Ort mit einem Tablet oder Smartphone eine enorme Zeitersparnis für Techniker und Architekten. Die Reklamationsabwicklung wird sofort nach Feststellung des Problems gestartet. Durch die Arbeit mit PlanRadar benötigt man weniger Equipment für das Abnahme- und Mängelmanagement auf der Baustelle: Großformatige, ausgedruckte Pläne, Kameras oder Notizblöcke müssen nicht mehr mitgetragen werden, sondern können durch die Funktionen von PlanRadar auf dem mobilen Endgerät ersetzt werden. „PlanRadar kommt laufend bei Neu- und Umbauarbeiten im Lebensmitteleinzelhandel für BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY und ADEG zum Einsatz. Pro Filiale wird die Software von rund fünf Anwendern genutzt“, erzählt Stefan Pany. Bei solch einer großen Anzahl an Nutzern ist die Einarbeitungsphase entsprechend wichtig. Alle Beteiligten müssen ähnlich gute Kenntnisse der Software haben, um ihre vielen Funktionen und Möglichkeiten für das bestmögliche Resultat nutzen zu können. Bei der REWE Group Österreich bewältigt man diese Herausforderung durch Anwendungs- und Schulungsunterlagen, die eigens erstellt wurden. Darin sind alle Zuständigkeiten und Rahmenbedingungen festgehalten, woran sich die Anwender orientieren müssen.
Zeitersparnis, effiziente Prozessabwicklung und neue Einsatzbereiche
Durch die Nutzung von PlanRadar beim Filialbau sowie bei Filialbestandserhebungen der REWE Group Österreich, macht sich eine erhebliche Steigerung der Effizienz in Abläufen bemerkbar. „Mit PlanRadar können wir unsere Prozesse einheitlich, übersichtlich und effizient abwickeln. Doppelarbeiten werden vermieden“, erklärt Roger Lenherr seine positiven Erfahrungen mit der Software, was wiederum Zeit spart. Da mit der Anwendung der Aufgaben- und Mängelmanagement Software von PlanRadar der Papierverbrauch reduziert wird, sinken auch Kosten. Roger Lenherr plant für die REWE Group Österreich bereits weitere Einsatzbereiche für PlanRadar: „PlanRadar hat sich als intuitives und anwenderfreundliches Tool in unseren Prozessen bewährt. Die Hauptnutzung ist derzeit für Baustellenabnahmen und Mängelmanagement, zukünftig soll jedoch auch die Baudokumentation damit erfolgen.“
