RAIFFEISEN WOHNBAU: Digitale Gewährleistungsbetreuung erleichtert Arbeitsalltag
Wie PlanRadar die Dokumentation und Kommunikation in der Projektsteuerung von Immobilienprojekten verbessert
Die Raiffeisein-Leasing GmbH wurde 1970 gegründet und verzeichnet im Jahr 2022 ein Neugeschäftsvolumen von rund € 1,075 Milliarden mit knapp 19.000 Stück Neuverträgen. Das Unternehmen beschäftigt in Österreich rund 300 Mitarbeiter:innen und bietet als Universallleasinggesellschaft neben Kfz-Leasing und Fuhrparkmanagement auch Mobilien- und Immobilien-Leasing an. Über die Marke „Raiffeisen WohnBau“ ist man darüber hinaus auch als Bauträger aktiv.
Raiffeisen WohnBau ist eine 100%ige Tochtergesellschaft der Raiffeisen-Leasing GmbH. Das Unternehmen ist seit über 25 Jahren als Projektentwickler und Bauträger tätig und hat bereits mehr als 2.500 freifinanzierte Wohnungen entwickelt, geplant, errichtet und verkauft. Derzeit hat Raiffeisen WohnBau ein laufendes Projektvolumen von über € 300 Millionen und verkauft etwa 200 Wohneinheiten pro Jahr. Zur Mängelerfassung, für Bestandsaufnahmen sowie zur Baufortschrittsdokumentation setzt Raiffeisen WohnBau auf PlanRadar. Sechs Mitarbeitende im Unternehmen nutzen die digitale Plattform aktiv.
Markus Ban ist Projektleiter für Immobilienprojekte bei Raiffeisen Wohnbau. In seiner Rolle betreut er Projekte nicht nur als Gesamtprojektleiter, sondern auch als Bautechniker. Das Kernteam wird zusätzlich aus einem Projektentwickler und dem Vertrieb für Wohnungsverkauf gebildet. Die entscheidenden Aufgaben in seiner Position sind die Projektsteuerung der Immobilienprojekte, die Kosten-, Termin- und Qualitätskontrolle, sowie die Führung des Projektteams und der Konsulenten.
PlanRadar wird von Raiffeisen WohnBau bereits lange erfolgreich eingesetzt. Schon vor dem Eintritt von Herrn Ban im August 2018 wurde die digitale Plattform genutzt. Seitdem konnte das Team der Raiffeisen WohnBau ca. 30 Projekte mit PlanRadar erfolgreich umsetzen.
Die Herausforderung: Gewährleistungsmängel digital und einfach aufzeichnen
Der Entscheidung, PlanRadar zu nutzen, gingen Herausforderungen bei der Gewährleistungsbetreuung voraus. Vor der Nutzung von PlanRadar wurden Gewährleistungsmängel noch über Excel-Listen und E-Mail Schriftverkehr erfasst. Zu diesem Zeitpunkt wurden weniger Projekte bearbeitet, weshalb die Umsetzung in dieser Form noch möglich war.
Als jedoch die Anzahl der Projekte stieg, war diese Methode nicht mehr praktikabel und es wurde beschlossen, PlanRadar als Tool zur Erfassung und statistischen Auswertung von Gewährleistungsmängeln zu nutzen.
Dieser Entschluss wurde aufgrund des Leistungsumfangs, aber auch der technischen Kompetenzen des Teams getroffen. Herr Ban hebt den PlanRadar Kundensupport besonders hervor: „Jedes Mal, wenn ich eine Frage oder ein Problem hatte, meldete sich der Kundendienst innerhalb von Minuten. Das kenne ich so nicht von anderen Unternehmen.“
Die Lösung: PlanRadar für Mängelmanagement und Baufortschrittsdokumentation
Im täglichen Ablauf wird die Plattform nicht nur zur Gewährleistungsbetreuung, sondern auch zur Baustellendokumentation im Bau genutzt. Die örtliche Bauaufsicht nimmt Mängel via PlanRadar bereits während der Bauzeit auf, erstellt eine Fotodokumentationen und sendet Wochenberichte an die Projektleiter.
Herr Ban übernimmt als PlanRadar-Verantwortlicher des Wiener Standorts die Einschulung von Kollegen und Kolleginnen. Die Plattform wird als intuitiv empfunden – die Nutzung davon ist hingegen unterschiedlich. Einige Mitarbeitende möchten in der Beobachterrolle bleiben und die Bauaufsicht oder den Generalunternehmer die Tätigkeiten innerhalb der Software übernehmen lassen, während andere gerne selbst Tickets auf der Baustelle aufnehmen und Mängel bei der Wohnungsübergabe feststellen möchten.
Während zuvor noch Excel-Listen sowie Protokolle in MS Word geschrieben wurden und die Kommunikation per E-Mail lief, wird das Mängelmanagement sowie die Bestands- und Baufortschrittsdokumentation nun gänzlich durch PlanRadar gelöst.
Die Ergebnisse: 3 Stunden Zeitersparnis pro Woche nach Übergaben
Die Zentralisierung der Mängelerfassung an einem Ort ist für das Unternehmen Raiffeisen WohnBau der größte Vorteil bei der Nutzung von PlanRadar. Durch die Software spart man Zeit und profitiert von einer besseren Handhabung als bei der Verwendung von Excel-Listen, die mit Text und Fotos befüllt werden müssen. Die Möglichkeit, auf eine zentrale Ablage zugreifen zu können, um unterschiedlichen Ständen von Daten und Informationen vorzubeugen, zählt als ein weiterer Pluspunkt. Dank der regelmäßigen Baufortschrittskontrollen und der Ticket-Speicherung durch die örtliche Bauaufsicht müssen Baustellen weniger von Mitarbeitenden der Raiffeisen WohnBau besucht werden.
Durch den Einsatz von PlanRadar konnten erhebliche Mengen an Zeit eingespart werden, insbesondere ab dem Zeitpunkt der Übergabe an den Kunden. Die Gewährleistungsmängel werden bei der Übergabe via Smartphone oder Tablet aufgezeichnet und sind in Echtzeit nachvollziehbar. Dadurch kann umständlicher Schriftverkehr vermieden werden. In den ersten 3 Monaten der Gewährleistungsbetreuung spart man etwa 2-3 Stunden pro Woche ein, während im laufenden Baustellenbetrieb etwa eine Stunde pro Woche eingespart wird. Zudem ermöglicht die Nutzung von PlanRadar die effiziente Koordination und Betreuung mehrerer Projekte in unterschiedlichen Phasen, was Freiräume und Ressourcen für weitere Aufgaben schafft.
Auch die externe Kommunikation profitiert von der Verortung der Übergabemängel am Plan, da Missverständnisse und Rückfragen vermieden werden. Durch das Zusammenspiel von Fotos, präziser Verortung und ergänzendem Text kann die Kommunikation vereinfacht und präzisiert werden, was auch die Zusammenarbeit mit anderen Gewerken verbessert und insgesamt zu einem reibungslosen Ablauf beiträgt.
