Effizientes Aufgaben- und Mängelmanagement auf der Baustelle
Wie IKK Group GmbH die Vorteile von PlanRadar in der Örtlichen Bauaufsicht nutzt
IKK Group, ein führendes Unternehmen für Beratung, Planung und Baumanagement in Österreich, wollte sein Aufgaben- und Mängelmanagement bei Baustelleninspektionen vor Ort ausbauen. Früher waren im Aufgaben- und Mängelmanagement mehrere Schritte bei der Dokumentation erforderlich, was zeitaufwändige Prozesse mit sich brachte. Mit der Einführung von PlanRadar gestalteten sich Aufgaben- und Mängelberichte schlanker; Benachrichtigungen und Aufgaben wurden umgehend an die jeweiligen Parteien gesendet. Dank diesem neuen System sparte IKK sich bis zu 4 Stunden Arbeit pro Woche und profitiert jetzt von einer Kommunikation in Echtzeit und einer zentralen digitalen Plattform für Aufgaben- und Mängelmanagement.
Die Herausforderung: Zeitaufwendige Prozesse beim Aufgaben- und Mängelmanagement
Als ÖBA-Verantwortlicher ist Philipp Anegg beim Umbau- und Sanierungsprojekt der HTBLVA Villach für das Mängelmanagement bei Übergaben an den Auftraggeber verantwortlich. Er erteilt laufend Aufgaben an die ausführenden Auftragnehmer und koordiniert Rückfragen sowie den reibungslosen und unverzögerten Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten.
Die große Herausforderung im Zuständigkeitsbereich von Philipp Anegg lag darin, eine geeignete Lösung für den bis dato umständlichen und zeitaufwendigen Prozess des Aufgaben- und Mängelmanagements zu finden. „Bei Baustellenbegehungen mussten erst viele Mängel, Aufgaben, etc. notiert, mit einer Fotokamera dokumentiert, in einem Bericht als PDF-Datei zusammengefasst und danach per E-Mail an die zuständige Stelle versendet werden“, schildert der Projektleiter. Durch diesen Ablauf ging wertvolle Zeit verloren, denn etwaige Rückfragen zu Aufträgen mussten telefonisch besprochen und erklärt werden.
Die Lösung: Interaktiver Austausch von Informationen mit PlanRadar
Man suchte also nach einem neuen Tool, um die Abwicklung im Aufgaben- und Mängelmanagement einfacher und effizienter gestalten zu können. Bei einer Informationsveranstaltung der IKK hörte Philipp Anegg dann von PlanRadar. Seit November 2020 wird die Software bei der Neuorganisation der HBLVA Villach von ca. 20 Projektbeteiligten verwendet – dazu gehören er als ÖBA, der Auftraggeber, die Planer sowie die Bauleiter und Poliere der jeweiligen Auftragnehmer. Durch die Nutzung der PlanRadar Software in diesen Schlüsselstellen auf der Baustelle kann die langwierige Berichterstellung am Schreibtisch durch den interaktiven Austausch von Informationen und Aufgaben optimiert werden. „Das ausführende Unternehmen erhält ein Ticket direkt auf das Smartphone, inklusive genauer Planposition und Beschreibung oder Erklärung des Problems oder der Aufgabe mittels Sprachnotiz. Die zuständige Person kann in der App umgehend darauf reagieren, den Auftrag ausführen und Rückmeldung erteilen“, so Anegg.
Einen weiteren erheblichen Pluspunkt von PlanRadar sieht Philipp Anegg darin, dass physische Pläne getrost im Büro gelassen werden können. Über die App stehen nämlich sämtliche Pläne digital jederzeit und auch offline zur Verfügung.
Auch die Einarbeitung in das Tool verlief reibungslos. Nach dem Anlegen von Ebenen und Benutzern und den ersten Gehversuchen in der App und im Web-Browser, konnten bereits die ausführenden Auftragnehmer via E-Mail über die Nutzung von PlanRadar informiert und über eine Kurzanleitung in das Produkt eingeführt werden. Philipp Anegg resümiert, dass schon nach kurzer Zeit alle Beteiligten PlanRadar selbstständig bedienen konnten und zunehmend Spaß daran hatten, eine neue interaktive Plattform zu verwenden.
Das Ergebnis: Zeitersparnis von bis zu 4 Stunden pro Woche
Philipp Anegg und sein Team profitieren durch die Nutzung von PlanRadar im Aufgaben- und Mängelmanagement von einer Zeitersparnis von bis zu 4 Stunden pro Woche. Zeit spart man vor allem dadurch, dass Aufgaben sofort per Smartphone verteilt werden können. Während im alten Prozess Fotos gemacht und erst später mit anderen Informationen per E-Mail-Auftrag versendet werden mussten, funktioniert dies mit PlanRadar in Echtzeit inklusive aller erforderlichen Informationen als Bild, Textbeschreibung oder Sprachnotiz.
„Vor allem gegen Projektende und kurz vor einer Übergabe macht sich die Zeitersparnis deutlich bemerkbar, denn speziell in diesen Phasen kommt PlanRadar sehr häufig zum Einsatz. So können anfallende Aufgaben und Mängel laufend und noch vor der eigentlichen Mängelbegehung erledigt werden“, wie Philipp Anegg erklärt.
