Effiziente Mängeldokumentation und -nachverfolgung
Wie die Bühring Architekten GmbH mit PlanRadar bei Bauabnahmen bis zu 80% Zeit einspart
Bühring Architekten ist ein in den Bereichen Architektur, Innenarchitektur und Projektsteuerung tätiges Unternehmen mit Sitz in Wolfsburg (Deutschland). Auf der Suche nach einer Lösung zur Verbesserung der Gebäudeinspektionen setzt man auf PlanRadar zur Mängelnachverfolgung, Zusammenarbeit mit Subunternehmer:innen und Dokumentation von Reparaturen.
Damit konnten Zeitersparnisse von 80 % bei den Gebäudeinspektionen erzielt werden. PlanRadar wurde zu einem unverzichtbaren Tool bei der täglichen Arbeit auf der Baustelle.
Die Herausforderung: Fehleranfällige Prozesse bei der Bauabnahme
André Bühring ist geschäftsführender Gesellschafter der Bühring Architekten GmbH. Als solcher ist er für die Unternehmensleitung, die Kundenakquise und die Projektsteuerung bei besonderen Projekten zuständig.
In der Pause einer besonders umfangreichen Nachbegehung unterhält er sich mit KollegInnen über die Möglichkeit, die üblichen und sehr aufwändigen Prozesse zur Mängelerfassung und anschließenden Nachverfolgung der Behebung mit einer Software einfacher zu gestalten. Bis dahin arbeitete man bei Bauabnahmen und Nachbegehungen mit Excel-Listen, im Format DIN A3 ausgedruckten Ausschnitten von Grundrissen und darauf geklebten roten Punkten zur Markierung der Mängel. Nur wenige Stunden nach diesem Gespräch sieht er eine Werbeanzeige von PlanRadar auf Facebook. „Das war fast schon etwas spooky“, erzählt André Bühring. „Unser Entscheidungsprozess war recht kurz. Wir haben zwar weitere Anbieter recherchiert, aber haben unsere Entscheidung dann basierend auf den Referenzen von PlanRadar und der Präsentation des Tools im Internet getroffen, ganz nach dem Motto: Wir probieren’s einfach mal aus“, so Bühring.
Die Lösung: Digitales Mängelmanagement zur Dokumentation und Nachverfolgung
PlanRadar hat überzeugt. Das Team hat sich selbstständig in das intuitive und sich ständig weiterentwickelnde Tool eingearbeitet. Getestet wurde es beim Neubau eines Parkhauses für 800 Stellplätze. „Danach haben wir PlanRadar gleich beim nächsten Projekt eingesetzt, da das interne Feedback der Mitarbeiter, des Bauherrn und des Auftragnehmers sehr positiv gewesen ist“, erklärt André Bühring. Bei Projekten wie Parkhäusern, wo alle Ebenen gleich aussehen, ist es manchmal sehr schwierig, Mängel zu lokalisieren. Durch die Tickets und die Fotodokumentation können mit PlanRadar Mängel genau verortet werden. Über den Fotobeweis kann später kontrolliert werden, ob ein Mangel behoben wurde oder nicht und Nachbegehungen können so schneller durchgezogen werden.
Zum Einsatz kommt PlanRadar bei der Bühring Architekten GmbH derzeit meistens zur Dokumentation der bei Bauabnahmen festgestellten Mängel und zur Nachverfolgung, wenn diese beseitigt werden. Mehr und mehr wird es aber auch bereits in der Projektsteuerung und der Objektüberwachungsphase verwendet.
Ein aktuelles Projekt, bei dem PlanRadar genutzt wird, ist der Neubau Capgemini Design Campus in Wolfsburg mit einem netto Bauvolumen von 20 Millionen Euro. 11 Personen – davon drei Mitarbeitende der Bühring Architekten GmbH, zwei Personen aufseiten der Bauherren und sechs Teammitglieder beim Generalunternehmer – verwenden die Baumanagement Software zur Ticketerstellung bei der Abnahme der Leistungen des Generalunternehmers und des Innenausbaus, zum Feststellen und Dokumentieren von Schäden an Möbellieferungen und zur Nachverfolgung der Abarbeitung der Tickets. „Die Bauherren sind begeistert davon, dass sie als Zaungast den Stand der Baustelle als auch den Stand der Mangelabarbeitung verfolgen können. Die Generalunternehmer schätzen das Tool dahingehend, dass die Beanstandungen gleich an die Mitarbeiter oder Nachunternehmer weitergegeben werden können und arbeiten mit PlanRadar sogar lieber als mit dem firmeneigenen Programm“, erklärt Andre Bühring die breite Akzeptanz von PlanRadar bei den Projektbeteiligten.
Kunden brauchen meist keine Einarbeitung in die Plattform. Durch die intuitive Bedienung können sie das Tool selbst sehr schnell verstehen und sofort nutzen.
Das Ergebnis: Große Zeitersparnis, praktischer Nutzen und neue Einsatzbereiche
„Wir schätzen, dass wir mit PlanRadar im Vergleich zu unserem vorherigen Procedere nur noch 20% der Zeit benötigen“, fasst André Bühring den großen Vorteil der Zeitersparnis zusammen. Wurden bei einer umfangreichen Bauabnahme mit den herkömmlichen Prozessen rund 100 Arbeitsstunden verbucht, kann dies durch PlanRadar auf 20 Stunden reduziert werden. Denn nicht nur die Erfassung und Dokumentation der Mängel ist mit der Software effizient und genau zu erledigen, sondern auch bei der Zusammenstellung der Abnahmeunterlagen wird Zeit gespart. Außerdem können durch die genaue Dokumentation viele Missverständnisse im Zuge der weiteren Nachverfolgung vermieden werden, Informationen gehen nicht mehr verloren.
Durch den Einsatz von PlanRadar ergeben sich für die Projektbeteiligten rund um die Bühring Architekten GmbH auch eine Vielzahl praktischer Nutzen. Einerseits können sehr viele Ortstermine gespart werden, weil über PlanRadar die Abarbeitung der Mängel auch vom Büro aus nachverfolgt und überprüft werden kann. Andererseits ersetzen Smartphone und Tablet das Mitschleppen von Plänen, Kameras und Notizzetteln. Das Unternehmen hat einen geringeren Papierverbrauch, kann Nachbearbeitungskosten einsparen und verzeichnet auch positive Marketingeffekte durch die Nutzung von PlanRadar.
„PlanRadar ist mittlerweile ein nicht mehr wegzudenkendes Tool für unsere tägliche Arbeit auf der Baustelle, insbesondere in der Endphase und der Dokumentation der Projekte“, ergänzt André Bühring. Aufgrund der vielen Funktionen ist allerdings geplant, weitere Funktionen von PlanRadar zu testen und den Einsatzbereich auf andere Aspekte der Arbeit auszudehnen, etwa die Generierung von Projektberichten, um zum Beispiel den Projektfortschritt gegenüber Investoren zu belegen, oder um bereits während der Planung damit zu arbeiten.
