Produktivitätssteigerung um 15% bei Wartung und Berichterstellung
Wie Avensis Ingenieros PlanRadar zur Wartung von Lüftungssystemen in der U-Bahn von Barcelona verwendet
Avensis Ingenieros ist ein technisches Büro mit Tätigkeit in den Bereichen Ingenieurwesen, Risikoprävention und technische Anlagen in Barcelona (Spanien) und wartet die Belüftungsanlagen der Linie 9 der Metro von Barcelona.
Mit dem Wunsch, Kommunikation, Transparenz und Genauigkeit bei der Meldung an die Regionalbehörden zu verbessern, kam die Firma auf PlanRadar, das zur Fortschrittsverfolgung, Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit mit den Regionalbehörden verwendet wird.
So hat Avensis Ingenieros die Zeit für Meetings um 48 % sowie die Anzahl der gesendeten E-Mails um 80 % senken können. Die Gesamtzahl erledigter Aufgaben konnte dagegen um 15 % erhöht werden.
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Die Herausforderung: Kommunikation, Transparenz und Genauigkeit
Avensis Ingenieros ist verantwortlich für die Wartung des Lüftungssystems der Linie 9 des U-Bahn-Systems von Barcelona, einem wichtigen Teil der städtischen Infrastruktur. Im Rahmen dieses Auftrags müssen sie auch regelmäßig regionalen Behörden Bericht erstatten, die wiederum der Öffentlichkeit gegenüber rechenschaftspflichtig sind. Aus diesem Grund ist es für Avensis sehr wichtig, alle Probleme zügig zu lösen und dabei völlig transparent und verantwortungsvoll vorzugehen. Außerdem müssen sie die Behörden kurzfristig über den aktuellen Stand der Arbeiten informieren können. Ursprünglich verwendete Avensis mehrere verschiedene Systeme, um Daten zu sammeln und Berichte zu erstellen. Vor Ort sammelten sie handschriftlich Daten auf Papier und fotografierten mit ihren Handys. Im Büro musste das Team diese Daten dann manuell in Excel- und Word-Dokumenten zusammenführen. Die Kommunikation erfolgte über WhatsApp, E-Mails und Telefonanrufe. Dieses System funktionierte zwar, es war jedoch extrem zeitaufwändig. Bei über 3.000 zu überwachenden Stellen innerhalb des U-Bahn-Systems und der Vorgabe, Defekte innerhalb von 24 Stunden zu lokalisieren und zu beheben, zählte hierbei jede Sekunde. Aus diesem Grund begann Avensis, nach einer digitalen Lösung zu suchen, um die Abläufe zu rationalisieren.
Die Lösung: PlanRadar ermöglicht transparente Dokumentation und Kommunikation
Gabriel Alvarez, Technical Director bei Avensis, war im Begriff, ein digitales Tool zu testen, aber er war mit dessen Leistung auf Android-Geräten unzufrieden. Das Tool war darüber hinaus nicht mit Windows Surface-Tablets kompatibel und im Allgemeinen nicht sehr benutzerfreundlich. Dann entdeckte er PlanRadar. Nach einem kurzen Tutorial erstellte er sein erstes eigenes Projekt und nach ein paar kurzen Gesprächen mit dem Support-Team erstellte er mühelos und vollständig autonom eigene Projekte, Formulare und Berichte. Für den ersten Test mit PlanRadar wählte Alvarez ein Wartungs- und Facility-Management-Projekt in der U-Bahn von Barcelona, um dessen Produktivität zu verbessern und Fehler so schnell wie möglich zu beheben. Außerdem nutzte er PlanRadar, um wiederkehrende Qualitätskontrollen durchzuführen und umfangreiche Mängellisten zu erstellen. Die Abläufe in seinem Team beschreibt er als „Learning by Doing“. Er zeigte ihnen die Grundlagen auf einem mobilen Gerät und sie fanden dies alle sehr einfach zu bedienen. Sobald sie sich an das System gewöhnt hatten, brauchten im Durchschnitt weniger als 3 Minuten, um ein Ticket zu erstellen, was pro Woche mehr als drei Stunden für Verwaltung und Nachbearbeitung vor Ort einspart. Alvarez schätzt, dass dies insgesamt 75 % der Zeit für die Verwaltung einspart.
Das Ergebnis: eine Plattform für transparente Kommunikation
Heute verwendet Avensis PlanRadar im Mängelmanagement, für die Kommunikation und zur Berichterstattung. Im Durchschnitt verwendet das Team PlanRadar bei fünf Projekten gleichzeitig, einige hiervon sind langfristige Wartungsprojekte und andere kurzfristige Installationsprojekte, die zwischen drei und sechs Monaten dauern. Für ihre Arbeit mit der U-Bahn-Linie 9 in Barcelona hat das Team 300 Pläne mit 3000 Kontrollpunkten hochgeladen, die regelmäßig überprüft werden müssen. Außerdem können sie hier auch die Dokumentenspezifikationen von 300 verschiedenen Lüftungskomponenten speichern, um im Falle eines Defekts beraten zu können. PlanRadar ermöglicht es dem Team aus drei technischen Beratern, zwei Subunternehmern und zwei Beobachtern auf einer einheitlichen Plattform zu kommunizieren. Ein weiterer Vorteil bei der Arbeit an der U-Bahn-Linie ist der Offline-Modus von PlanRadar, der es dem Team ermöglicht, während der Arbeit unter der Erde Informationen aufzuzeichnen und diese dann automatisch zu synchronisieren, sobald die Verbindung mit dem Internet wiederhergestellt ist. Das bedeutet, dass das Team nahezu in Echtzeit mit externen Stakeholdern kommunizieren kann.
