Wir bei PlanRadar stehen voll und ganz für Kommunikation in Echtzeit. Darum hatten Sie am 06.03.2024 die Möglichkeit, Fragen zu PlanRadar live in einem Q&A Webinar zu stellen. Unser Experte Clemens Pohl stand Ihnen Rede und Antwort und half auch bei Problemstellungen weiter.
Sie konnten bei dem Live-Termin nicht dabei sein? Keine Sorge – Sie können das Webinar kostenlos nachsehen. Darüber hinaus finden Sie eine Zusammenfassung aller Fragen und Antworten hier in diesem Blogartikel. Klicken Sie einfach auf eine Frage und springen Sie im Artikel zur entsprechenden Antwort.
Fragen & Antworten
02:00 – 03:30: Lässt sich ein Ticket so formatieren, dass Zeitverluste direkt erfasst und dokumentiert werden können?
Antwort: Die Zeiterfassung in PlanRadar ist ein oft umfragtes Thema. Es lässt sich nur bedingt darstellen. Man kann einerseits für Arbeitsunterbrechungen ein bestimmtes Formular erstellen, in denen dargestellt wird wodurch unterbrochen wurde und wie lange diese Unterbrechung angehalten hat. Schließt aber auch mit ein, dass der ausführende, der keine Lizenz hat, somit dieses Formular nicht nützen könnte. Das könnte nur derjenige machen, der die Lizenz innehat. Was einige unserer Kunden machen, wenn es um fehlende Vorleistungen geht, dass sie über das Ticket, in dem der Auftrag generiert wurde, im Journal einmeldet. Sollte es fehlende Vorleistungen geben, die es nicht ermöglichen, die Arbeit anzutreten, führen die Auftragnehmer das meistens im Journal, im Chat an. Stellen den Status dann z.B. auf “Rückfrage” bzw. “Abgelehnt”. Somit werden in den meisten Fällen diese Problemstellungen abgehandelt.
03:35 – 06:50: Wie erstelle ich Standardformulare, die für viele Projekte gelten und wie kann ich diese personalisieren mit abweichenden Listen?
Antwort: Standardformulare werden im Interface auf der linken Menüliste unter “Formulare und Listen” erstellt. Clemens Pohl teilt seinen Bildschirm und zeigt die PlanRadar Webapp.
Hier im linken Menü auf Formulare und Listen geklickt. Hierüber können dann die Standardformulare erstellt werden. Es ist aber so, dass Formulare immer konkret den Projekten zugewiesen werden müssen, an denen mit den Formularen gearbeitet wird. Sie werden immer über die Projekte die Formulare zuweisen, mit denen sie am Projekt arbeiten.
Wie können Sie diese personalisieren mit eigenen Listen? Wenn Sie ein neues Formular erstellen – hier gibt es gewisse Naturelle an Feldern, die ich hinzufügen kann. Auch ein Listenfeld. Wenn ich so ein Listenfeld zuweise, muss ich sagen, was für eine Liste ich hier verwenden möchte. Diese Liste müssen Sie aber vorab generiert haben. In der Maske von vorhin haben wir oben im blauen Rahmen auf der rechten Seite den Reiter “Listen”. Hier können Sie erstens auf unsere Standardlisten zugreifen, das sind in der Regel 2: Gewerk und Typliste. Die können Sie aber auch selbstständig adaptieren. Wenn Sie eigene Listen haben, nach denen Sie nicht kategorisieren oder filtern möchten, dann gibt es oben links den Button mit “Neue Liste”. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten – entweder fügen Sie die Liste manuell zu, oder Sie importieren eine Exceldatei.
Ein Tipp vorweg: Wenn es eine Excelliste ist, achten Sie darauf, dass die Spalte, die die Inhalte hat, die Sie abrufen müssen, die ganz linke ist. Oder dass die Excelliste überhaupt nur diese eine Spalte beinhaltet.
07:13 – 07:50: Vor dem letzten Update der mobilen App konnte ich Dokumente wie z.B. Auftrags-LV zu einem Gewerk einsehen. Geht das nur mit einer Lizenzerweiterung?
Hierbei hat sich nur geändert, wie man Dokumente einspielt. In unserem DMS können Dokumente abgelegt werden, hier können Sie Ordner erstellen, oder Gewerksordner verstellen, in denen Sie die Leistungsverträge ablegen.
07:52 – 09:59: Stand 360° Aufnahmen/Baudokumentation. Release automatisches Übersetzen der Texte in eine andere Sprache?
Für das Übersetzen leiten wir gerne die Sprachen, welche von Interesse sind, an das Product Team weiter. Das Feature für die 360° Aufnahmen geht gut voran. Es wird auf zwei Releases aufgegliedert. Das erste wird Ihnen ermöglichen, dass Sie 360° Walkthroughs generieren und den Walkthrough von letzter Woche mit dem von dieser Woche übereinanderlegen und vergleichen können. Der zweite Release wird ermögliche, dass Sie direkt in diesen Walkthroughs Tickets erstellen können, welche dann automatisch auf dem Plan verankert werden. Nähere Details und Informationen sowie Empfehlungen bezüglich der Hardware folgen in Kürze.
10:00 – 10:45: Zuordnungen: z.B. Formulare an Ebenen oder Zonen bzw. Räume zuordnen
Nur bedingt möglich. Formulare für die Tickets werden immer ganzen Projekten zugewiesen, nicht einzelnen Ebenen. Wenn Sie möchten, dass in verschiedenen Ebenen oder Zonen verschiedene Personen arbeiten, können Sie für diese Ebenen eigene Formulare erstellen. Das schließt dann ein, dass die Anwesenden der jeweiligen Zonen auch wissen, mit welchen Formularen sie arbeiten sollen.
10:57 – 13:00: Anordnung der Ebenen und Pläne, was macht Sinn – genereller Aufbau bei mehreren Teilplänen und Übersichtsplänen
Sie sind hier überhaupt nicht eingeschränkt, wir möchten Ihnen hierbei nichts vorgeben, da unsere Kunden meist bereits eine eigene Struktur im Kopf hat, wie ein Projekt strukturiert oder organisiert wird. Clemens Pohl zeigt ein Beispielgliederung in der WebApp. Ich habe es zuerst in Übersichten, dann Schnitte und dann Etagen aufgeteilt. Könnte man aber auch, gerade bei großen Projekten, dieses in Bauteile aufzugliedern. Innerhalb der Bauteile dann auf Etagen und vielleicht für jedes Top auch innerhalb der Etagen noch einmal auf Räumlichkeiten. Es kommt immer darauf an, wie strukturieren die Personen, die ausführend tätig sind. Wie möchte man es gegliedert, wenn es nach Gewerken geordnet wird. Möchte man eine Ordnerstruktur haben, die nach Gewerken geht? Dann wird man erst auf Elektro, Brandschutz, etc. Aufgliedern und innerhalb dieser dann auf die verschiedenen Pläne der verschiedenen Etagen. Das ist abhängig von Ihrer Herangehensweise.
13:06 – 14:42: Formularanpassung während eines Projektes, wo schon Tickets im alten Formular eingetragen wurden, wie kann dies angepasst werden
Prinzipiell kann man die Basis der Tickets nicht verändern. Man kann diesem bestehenden Ticketformular weitere Felder hinzufügen und dieses über ein Massenupdate ausfüllen. Man kann die Informationen eines Tickets, nicht in einem anderen darstellen – dabei würden zu viele Informationen verloren gehen. Hinsichtlich solcher Anwendungen sollten Sie sich an Ihren Customer Success Manager:in wenden. Diese widmen sich in einem MS-Teams Call gerne darum.
14:50 – 16:16: Kann ich dieses Formular nur ändern, wenn ich mit diesem Formular erstellte Tickets archiviert oder gelöscht habe?
Wenn Sie gewisse Felder herauslöschen, möchten aus dem Ticketformular, müssen Sie dafür sorgen, dass es keine Tickets gibt, in dem dieses Feld ausgefüllt ist. Entweder es werden alle Tickets gelöscht, was nicht optimal ist, oder man geht Feld nach Feld vor. Beispielsweise beim Feld “Raum”. Wenn Sie dafür eine Alternative gefunden haben, die sich besser eignet: Fügen Sie das Feld zuerst hinzu, fixieren den Eintrag. Dann im Nachgang können Sie das Feld für alle Tickets leeren und im Nachgang auch herauslöschen. Sie können aber kein Feld in einem Formular löschen, solange es Tickets gibt, in denen das Feld befüllt wird. Dies ist der Fall, um garantieren zu können, dass Informationen nicht unabsichtlich verloren gehen.
16:33 – 17:03: Können Formulare und Listen in der Firma zentral erstellt werden und den einzelnen Usern zugewiesen werden?
Grundsätzlich ist es so, dass es immer einen Account Owner gibt, der auch als Admin fungiert. Dieser erstellt zentral alle Formulare und Listen und klärt dann über ein Rollensystem ab, welcher User mit welcher Lizenz auf welche Felder und Informationen zugreifen können.
17:06 – 17:41: Müssen zuständige Personen im Projekt einen eigenen Planradar Zugang haben oder können diese “eingeladen” werden?
Zuständige, die für die Mängelabarbeitung im System sind, sind kostenlos und unlimitiert. Die werden von Ihnen aus Ihrem Account zugewiesen. Sie bekommen einen Einladungslink und können sich kostenlos einmelden. Sie sehen dann im System nur die Informationen, die sie auch betreffen.
17:45 – 18:15: Können Tickets können nur durch Lizenzinhaber erstellt werden?
Tickets können nur durch Lizenzinhaber erstellt werden. Wenn es allerdings einen externen Partner gibt, der auch mit PlanRadar arbeitet, könnte man diesem auch die Möglichkeit geben, Tickets zu erstellen. Man kann dies aber auch einschränken, sodass es nicht möglich ist.
18:19 – 19:33: In welcher Leistungsphase wird PlanRadar am meisten verwendet? Macht es schon direkt in der Planungsphase Sinn?
PlanRadar kann im ganzen Lebenszyklus eines Projekts eingesetzt werden. Dies beginnt in der Planungsphase. Auch Planer müssen die Dokumentation durchführen. Auch das Thema BIM ist hier interessant. Durch unseren BIM-Viewer können auch IFC-Dateien eingespielt werden und Tickets im IFC-Modell verknüpft werden. Dazu gab es kürzlich ein Update: Es wurde ein direktes Revit-Plugin geschaffen, wodurch die Synchronisation von BIM-Modellen vereinfacht wird.
19:39 – 21:20: Bauzeitenplan an Teams zuordnen und Vorlage bei neuen Projekten nur via MS Project oder auch via Excel möglich?
Bei uns können im Bauzeitenplan MS Project, Asta Powerproject und Primavera P6 Dateien eingespielt werden. Der Vorteil, den Sie hierbei haben ist, dass Sie die Prozesse und Phasen mit unseren Tickets verknüpfen können. Sobald Sie ein Ticket zugewiesen haben, sieht man die ID und auch den Status. Sie können unseren Bauzeitenplan, nachdem Sie ihn adaptiert haben auch wieder als MS Project Datei einspielen und in MS Project wieder einlesen. Vorlagen sind nur in den angesprochenen Dateiformaten einzuspielen, nicht als Excel.
21:27 – 22:42: Unter Projektdetails kann man ja zusätzlich eigene Felder erstellen und benennen. Ist es irgendwann möglich die Informationen, welche in diesen zusätzlich erstellten Feldern enthalten sind, auch bei den Projektberichten als Verknüpfung zu nutzen?
In einem Ticketbericht können diese Attribute hinzugefügt werden. In Projektberichten geht dies noch nicht. Gerne nehmen wir Ihre Anfrage auf und reichen sie bei unserem Product Team ein.
22:50 – 24:00: Gibt es die Möglichkeit ein Ticket noch einmal zu versenden?
In diesem Fall kann man das Ticket kurz an einen anderen Zuständigen zuweisen, abspeichern, und wieder dem tatsächlichen Zuständigen zuweisen. Oder Sie belassen es dabei und schreiben einen Kommentar in das Ticket. Dann sollte jeder User, solange er Push-Nachrichten eingestellt hat, eine Benachrichtigung bekommen. Eine E-Mail bekommt man standardgemäß einmal am Tag über alle vorangegangenen Aktivitäten. Das kann jeder User über die Einstellungen im Profil selbst bestimmen, unter “Erledigungsdatum Erinnerung setzen”.
24:03 – 24:23: Ticket Berichte Export auch als Querformat möglich?
Stand heute leider nein. Auch diese Anfrage nehmen wir gerne auf.
24:36 – 26:06: Inwieweit können die Tickets in Listenform dargestellt und versandt werden?
Tickets können in Listenform einerseits im System dargestellt werden. Diese können Sie auch in Excel exportieren. Auf der anderen Seite gibt es die PDF-Berichtsvorlagen, hier kann man auch eine Listendarstellung selbst erstellen. Clemens Pohl führt dies anhand der mobilen App vor. Im Projekt findet man die Ticket Berichte, hier ist auch ein Baubesprechungsprotokoll. Hier stellt man die Tickets auch als Liste. Im Vergleich zur Mängelanzeige, die sehr ausführlich ist, kann man dies auch schlichter aufsetzen, wenn es mal nicht nach VOB passieren muss.
26:10 – 29:25: Bei einem Formular wird immer auf eine falsche Liste verwiesen, wie kann ich hier eine neue Liste, die speziell für das Projekt ist, hinterlegen?
Prinzipiell können Sie in jedem Projekt auch Projektspezifische Listen erstellen, die wirklich nur für dieses Projekt erstellbar sind. Im Reiter “Formulare” können Sie dieses Formular dann auswählen. Wenn dieses ausgegraut ist, liegt es daran, dass die Tickets bereits mit Einträgen von dieser Liste erstellt wurden. Dementsprechend kann man keine neue Liste zuweisen. Wie können Sie das ändern? Sie müssten eine Massenauswahl machen und die Tickets auswählen, die das Problem betrifft. Auf das blaue Knöpfchen “Aktionen”, “Bearbeiten” und können dann Felder für alle zurücksetzen oder leeren. Dann sollte es auch möglich sein, die Liste hinzuzufügen. Sollte das nicht funktionieren und ein technisches Problem bestehen, wird Ihnen über die E-Mail-Adresse [email protected] geholfen.
29:33 – 31:47: Kann man z.B. bei abgeschlossenen Projekten die Daten am Endgerät löschen? Sprich Speicherplatz freigeben?
Am Computer ist das ganz einfach. Wenn man ein abgeschlossenes Projekt nach Gewährleistung rauslöschen möchte, gehen Sie wie folgt vor: “Projekte”, wählen das Projekt aus, und haben links unten die Möglichkeit das Projekt zu exportieren. Dann exportieren Sie das Projekt als ZIP-Datei mit allen Tickets als Excelliste, alle Bilder mit der zugehörigen ID, alle Pläne als PDFs mit Markierungen der Tickets. Im Anschluss können Sie dann links daneben die Mülltonne auswählen und das Projekt rauslöschen. Das sollte man allerdings nur dann machen, wenn Sie nicht mehr auf PlanRadar zugreifen möchten. Sie können dieses Projekt nämlich nicht mehr mithilfe der ZIP-Dateien hochladen, um es wieder zu importieren. Wenn Sie das Projekt zwar behalten möchten, aber dafür sorgen möchten, dass es am Endgerät nicht mehr Speicherplatz übernimmt, können Sie einfach die Synchronisation am Mobilgerät ausschalten. Dies passiert über die Einstellungen bzw. Benutzerverwaltung.
31:56 – 32:17: Ist der Speicher begrenzt?
Nein. Es gibt allerdings eine Fair-Use-Policy. Bitte nur die Informationen und Unterlagen hochladen, die auch eine Relevanz für das Projekt haben. Ein Maximum an Speicherplatz gibt es in unserer Cloud allerdings nicht.
32:20 – 32:28: Auf was für einer Cloud werden die Daten gespeichert, können Hausinterne Clouds verwendet werden?
Die AWS-Server stehen in Frankfurt, sind alle DSGVO-konform und sind ISO zertifiziert.
32:31 – 33:05: Können mehrere Personen “verantwortlich” für ein Projekt sein bzw. wer kann Tickets erstellen?
Tickets erstellen können Lizenzinhaber. Pro Projekt können alle Lizenzinhaber zugewiesen werden. Es können auch externe Partner zum Projekt hinzugeladen werden. Haben die externen Partner auch Lizenzen, kann man diesen auch erlauben, Tickets zu erstellen. Möchte man dies nicht, kann man es einschränken.
33:07 – 34:50: Welche Informationen sieht der externe Partner? Und können Sie die Sichtweise vom externen Partner zeigen?
Der externe Partner sieht nur Informationen, die diesen auch betreffen. Das heißt: Nur Tickets, die man der jeweiligen Person zugewiesen hat. Innerhalb der Tickets ist es sehr eingeschränkt. Viele Kunden haben oftmals Bedenken, dass der externe Partner nicht zurechtkommen könnte. Für Externe ist es aber nicht komplex. Der externe Partner kann das Chatfenster nutzen, Fotos hochladen und natürlich den Status adaptieren und beispielsweise die Freimeldung machen. Den Status “Abgeschlossen” kann wiederum nur der User setzen, welcher das Ticket erstellt hat oder die Berechtigung dafür hat.
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34:55 – 36:21: Wie kann ich ein Firmenlogo im Projektbericht einfügen?
Hier muss man zwischen Ticketberichten und Projektberichten unterscheiden. Für Projektberichte muss dies vorab über Adobe über das PDF passieren. Wenn es sich um Ticketberichte handelt wie z.B. die Mängelanzeige, können Sie dies unter “Vorlagen” machen. In der jeweiligen Maske können Sie dies dann selbst adaptieren unter “Kopf- und Fußzeile bearbeiten”.
36:24 – 36:54: Wie verhält sich die Planaktualisierung, wenn der aktuelle Plan ein anderes Format hat?
Der Plan, den man vergleichen möchte und den man als neue Version einspielt, muss auch ein vektorbasiertes PDF sein. Wenn der Planvergleich nicht notwendig ist, können Sie dies auch mit anderen Formaten machen.
37:17 – 39:44: Bei dem Listen Export als Excel wird jedoch um die Fotos zu sehen ein Planradar Account benötigt. Manche Kunden möchten nicht extra einen Account erstellen. Ist hier ein “Workaround” möglich?
Wir raten Ihnen, auf PDF-Berichte umzusteigen. Hier ist die Darstellung der Fotos auch einstellbar. In der Excelliste sind zwar Bilder, diese sind aber relativ klein. Clemens Pohl zeigt die Ticketberichterstellung in der WebApp.
41:04 – 42:10: Sie sprachen eben davon Tickets per PDF zu verschicken – gibt es keine andere Art mehr?
Wenn eine Person nicht auf PlanRadar zugreifen möchte, gibt es nur die Möglichkeit, eine Excel-Liste zu schicken oder einen PDF-Bericht zu erstellen. Der größte Mehrwert besteht aber natürlich, wenn die Auftragnehmer auch über die App kommunizieren.
42:14 – 42:48: Externe Benutzer können bestimmen, ob sie die Tickets bekommen können?
Wer PlanRadar nutzt, aber keine E-Mails bekommen möchte, kann das Ausmaß der Benachrichtigungen selbst bestimmen bzw. diese auch deaktivieren.
