Effiziente Schadensbegehungen im Hochwassergebiet Ahrtal
Wie der Sachverständige Wolfgang Gerlach über 500 Projekte mit PlanRadar verwaltet, um Fehler und Doppelarbeiten zu vermeiden
Dipl-Ing. Wolfgang Gerlach ist seit 1978 als Ingenieur tätig und hat sein eigenes Ingenieursbüro 1987 gegründet. Seit 1993 ist er öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger. In dieser Funktion besichtigt und berichtet er über Gebäudeschäden nach Sturm, Hagel, Brand oder Hochwasser und übernimmt die Abnahme von Gebäuden für Auftraggeber. Im Laufe seiner Tätigkeit hat er Bausubstanz im Wert von insgesamt 3 Mrd. Euro besichtigt, in einem seiner umfangreichsten Projekte gab es 193.000 Mängel zu erfassen.
Zum ersten Mal mit PlanRadar in Berührung gekommen ist Wolfang Gerlach 2018, als er mit der externen Mängelbegehung bei der Kernsanierung eines Gewerbegebäudes des österreichischen Generalunternehmers Kamper in Frankfurt beauftragt wurde und die Tickets mit der App über ein iPad erstellen sollte. „Seit 2020 habe ich eine eigene PlanRadar-Lizenz, ein anderes Programm wäre für mich nicht in Frage gekommen. Grund dafür ist die einfache und intuitive Anwendung der Software, die erste Einschulung dauerte nicht länger als 30 Minuten. Auch die Serviceleistung des Teams von PlanRadar ist sehr gut, selbst kleine Kunden werden wertschätzend behandelt“, sagt Wolfgang Gerlach.
Mit der Frage, wie man Bauabnahmen übersichtlich, zügig und effizient dokumentieren könne, hatte sich Wolfgang Gerlach schon davor intensiv befasst und ein eigenes Excel-Spreadsheet für seine Begehungen entwickelt. Doch dabei brauchte er alleine 6 Spalten, um den genauen Ort eines Mangels zu erfassen. Mit PlanRadar erübrigt sich das – alle Pläne sind auf der Plattform hinterlegt, man setzt einen digitalen Pin zentimetergenau im Plan, fügt ein Foto hinzu und schon wissen alle Beteiligten über die neue Aufgabe Bescheid. „Weder dicke Ordner noch große Kameras müssen mitgetragen werden – über die App ist alles dabei“, zeigt sich Wolfgang Gerlach zufrieden. Einen weiteren wesentlichen Vorteil sieht er darin, dass Auftraggeber sich jederzeit selbst ein Bild vom Stand des Projekts machen können, ohne selbst vor Ort zu sein.
Die Herausforderung: 3.800 potenziell zu begutachtende Adressen nach einer Flutkatastrophe
Im Sommer 2021 wurde Dipl. Ing. Gerlach mit einem außergewöhnlichen Projekt betraut. Nach dem verheerenden Hochwasser im deutschen Ahrtal gab es erheblichen Schaden an Gebäuden und Infrastruktur, Eisenbahnbrücken, Straßen und Fußgängerbrücken waren weggespült. Ab 22. Juli war Gerlach als Gutachter für versicherte Flutschäden in der betroffenen Region tätig. Da es allerdings auch viele Gebäude und Häuser ohne Elementarversicherung gab, starteten die Kommunen einen Hilferuf und suchten Sachverständige, um die Schäden zu erfassen und um zu eruieren, welche Reparaturmaßnahmen getroffen werden müssten.
Wolfgang Gerlach übernahm die Gesamtorganisation dieses Projekts, in dem 12 Gutachterteams involviert sind. In der Verbandsgemeinde Altenahr gab es eine Liste mit 3.800 Adressen, die potenziell zu besichtigen waren.
Die Lösung: Strukturiertes Aufgabenmanagement mit PlanRadar
Schnell war für ihn klar, dass dieses Projekt nur durch eine ganz klare Struktur gestemmt werden könne, um Fehler und Doppelarbeiten zu vermeiden und auch um die Gutachterteams besser steuern und an Aufgaben heranführen zu können.
Er schickte also eine Anfrage an PlanRadar und entschied sich für eine Lizenz mit maximalem Datenvolumen und maximaler Unterstützung durch den Kundendienst, mit dessen Hilfe das Großprojekt innerhalb von nur 3 Wochen aufgesetzt werden konnte. Da es die erste Anfrage dieser Größenordnung war – 3.800 Projekte sollten mit nur einer Lizenz verwaltet werden – war die Vorarbeit besonders wichtig. Wolfgang Gerlach setzte eine gut strukturierte Excel-Liste auf, die danach in PlanRadar eingelesen werden konnte.
„Die einzelnen Projekte kann ich nun als Ticket in den Plänen der Gemeinden erfassen und den zuständigen Gutachter-Teams zuteilen. Dies funktioniert auch deshalb so gut, da die einzelnen Gutachter nur die für sie relevanten Berechtigungen haben und so Doppelarbeiten vermieden werden“, schildert Gerlach seine Erfahrungen mit PlanRadar.
Gutachter haben nur Zugriff auf bestimmte Funktionen: sie können Fotos an die Tickets anhängen, diese schriftlich kommentieren und PDF-Berichte zur Schadensdokumentation erstellen. Die Vorlagen für die Berichte wurden ebenfalls mithilfe des PlanRadar Customer Success Teams erstellt.
Wolfgang Gerlach hat die Einarbeitung in die PlanRadar App selbst übernommen, pro Team dauerte dies ca. 30 Minuten und wurde anhand eines Übungsbeispiels getestet.
Das Resultat: Effizientes Projektmanagement und weitere Anwendungsbereiche
Bisher wurden über 500 Liegenschaften aus der Hochwasserregion Ahrtal mit PlanRadar besichtigt, davor durchgeführte Begehungen werden noch nachgetragen. Aufgrund der maßgeblichen Effizienzsteigerung durch die Nutzung von PlanRadar soll die Software auch für die Weiterbearbeitung der einzelnen Projekte genutzt werden. Dafür werden wichtige Unterlagen vom Bauamt angefordert, in PlanRadar hinterlegt und Gutachter können die relevanten, mit PlanRadar erfassten Informationen für die Gutachten weiterverwenden.
„Abnahmen und Schadensbegehungen verlangen ein sehr genaues und strukturiertes Vorgehen. Die nötige Struktur ist in PlanRadar schon vorhanden, kann aber auch individuell angepasst werden. Das kommt uns bei umfangreichen Projekten wie diesem zugute“, resümiert Wolfgang Gerlach.
Auch die beauftragten Gutachter-Teams, die davor noch nicht mit PlanRadar gearbeitet hatten, sind von der übersichtlichen Struktur der Plattform überzeugt und wollen PlanRadar zukünftig bei eigenen Projekten einsetzen.
