Zeit sparen mit Projektsteuerungssoftware
Wie der Facility Manager NORD/FM mit PlanRadar 70% Zeitersparnis bei der Nachbearbeitung und Nachverfolgung erzielt
Die Norddeutsche Facility Management GmbH (NORD/FM) bietet Dienstleistungen im Objektmanagement, Baumanagement, zur Immobilienvermittlung und Beratungsleistungen rund um das Facility Management an. Die 145 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Unternehmens mit Hauptsitz in Hannover haben dabei stets eine ganzheitliche und nachhaltige Betrachtung der Immobilien bei der Planung, Realisierung und Bewirtschaftung, sowie den damit in Zusammenhang stehenden Management- und Beratungsleistungen im Blick. Mit der Projektsteuerungssoftware PlanRadar betreibt die NORD/FM die effiziente Steuerung der angebotenen Dienstleistungen rund um Objekte und ermöglicht so eine Qualitätssicherung im Zeitplan.
Das Problem: Die Erfassung des IST-Zustandes in Gebäuden und die damit verbundene Nachbearbeitung sind sehr zeitaufwendig
Benjamin de Beisac ist für das Projektmanagement bei NORD/FM verantwortlich und überblickt die Steuerung von Bauarbeiten sowie Maßnahmen rund um das Facility Management in Objekten. Da kein Gebäude dem anderen gleicht, bedeutet es meist einen großen Aufwand, alle anfallenden Arbeiten und Sachverhalte festzuhalten. Das betraf in der Vergangenheit insbesondere die Nachbearbeitung und Nachverfolgung von Leistungen. Mitarbeiter verbrachten nach der Begehung einer Immobilie oft mehrere Stunden im Büro nur damit, Fotos und Daten in Mangellisten zusammenzuführen und diese an die Verantwortlichen zu verteilen. Hinzu kam, dass durch Medienbrüche mitunter der Informationsfluss zwischen den Beteiligten ins Stocken kam. „Dann wusste zwar einer über einen Mangel Bescheid, aber die anderen nicht“, so Benjamin de Beisac. Die unerwünschte Folge: Verzögerungen beim Projektfortschritt, Missverständnisse oder Doppelbearbeitungen.
Die Lösung: Projektsteuerungssoftware PlanRadar macht Abläufe vor Ort und im Büro effizienter
Um die Effizienz dieser Abläufe zu steigern, nutzt die NORD/FM die Projektsteuerungssoftware PlanRadar für das Projektmanagement und das Instandhaltungsmanagement. Bereits im Zuge der Gebäudezustandserfassung im Rahmen der technischen Due Diligence bei Ankaufsprozessen wird der Status Quo von Immobilien digital erfasst. Hierzu lassen sich die Grundrisse einfach und schnell ins System hochladen. Quasi per Knopfdruck können Besonderheiten an den relevanten Stellen in den digitalen Plänen und in BIM-Modellen per Smartphone und Tablet oder am PC verzeichnet werden. Im Zuge der jährlichen Gebäudebegehung registriert das Unternehmen mit der Projektsteuerungssoftware Gebäudezustände, Instandhaltungsbedarfe und Schäden. Die erfassten Punkte werden nach Notwendigkeit des Handlungsbedarfes kategorisiert und sofort mit Mitarbeitern und Auftragnehmern geteilt. Die Excel-Exportfunktion ermöglicht eine kompakte Datenanalyse und schafft Grundlagen für ein übersichtliches Managementreporting. Die Projektsteuerungssoftware wird neben der Mangelverfolgung auch für die Protokollierung der Baubesprechungen und die Erfassung von ToDo´s genutzt. „Durch die freie Programmierbarkeit der Tickets, ist eine Anpassung an die individuellen Bedürfnisse einfach möglich“, so Benjamin de Beisac Im Vermietungsprozess von Bestandsflächen nutzt die NORD/FM PlanRadar für eine zielgerichtete Erfassung von Mieterwünschen, die im Zuge von Begehungen und Verhandlungen geäußert wurden. Anhand der erfassten Daten können diese bei einem eventuellen Umbaubedarf im Mietangebot berücksichtigt werden.
Das Ergebnis: Projektsteuerungssoftware reduziert Arbeitsaufwände
Mit der Projektsteuerungssoftware PlanRadar verfolgt der Projektmanager in Echtzeit den Status der Arbeiten in Objekten. Durch die kostenfreie Anbindung von Handwerkern und anderen Subunternehmern verfügt die NORD/FM zu jeder Zeit über alle Informationen zu Fertigstellungen und Fristen. Doppelarbeit wird durch die Abbildung in Echtzeit verhindert, da alle Projektbeteiligten jederzeit den aktuellen Stand abfragen können. „Für die NORD/FM ergibt sich durch die Nutzung von PlanRadar bei der Nachbearbeitung und Nachverfolgung eine Zeitersparnis von bis zu 70%, da alle Daten und Aufgaben digital vor Ort erfasst und durchgängig dokumentiert werden. Mit dem Einsatz der Software hat sich zudem die Zahl von Missverständnissen im Aufgabenmanagement reduziert, da Maßnahmen direkt im Grundriss verortet und mit weiteren Informationen wie Fotos und Sprachnachrichten angereichert werden können“, hält Benjamin de Beisac fest.
