Die Zukunft des Property und Facility Managements
Wie digitale Lösungen die Arbeit 2023 und darüber hinaus verändern werden
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Gesundheitsbranche, Tourismusindustrie und Immobilienwirtschaft haben eins gemeinsam: Alle drei wurden früher oder später von der Digitalisierung erfasst. Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), Robotic Process Automation (RPA) und der Einsatz digitaler Plattformen sind verstärkt auf dem Vormarsch und versprechen signifikante Effizienzsteigerungen. Unabhängig von der Branche fußt der Erfolg dieser Digitalisierungsmaßnahmen auf dem reibungslosen Austausch von Daten. Um diesen zu gewährleisten, müssen einheitliche Datenstandards zum Einsatz kommen. Hier hinkt die Bau- und Immobilienbranche noch hinterher. Architrave und PlanRadar zeigen, warum. 
Daten müssen fließen
Andere Branchen sind schon weiter. Für das Gesundheitswesen arbeiten Krankenkassen und Ärztevereinigungen schon seit geraumer Zeit daran, Gesundheits- und Forschungsdaten zu harmonisieren, auszutauschen und auszuwerten. Zum Wohl der Patienten, für schnellere und zielgerichtetere Behandlungen und um die eigenen Prozesse effizienter zu gestalten. Die Tourismusbranche hat sich ihrerseits bereits 2012 mit dem Offenen Touristischen Datenstandard (OTDS) auf ein Format geeinigt, das es beispielsweise Hotels, Reisbüros, Fluggesellschaften oder Mietwagenanbietern ermöglicht, Daten einheitlich in ihre Software bzw. Buchungssysteme einzuspeisen. Und die Bau- und Immobilienbranche? Im Lebenszyklus eines Gebäudes fallen immer mehr Daten an. Beim Bau, bei der Projektentwicklung, bei Transaktionen, in der Bewirtschaftung/Vermietung, beim Reporting, bei Bewertungsprozessen, im Risikomanagement, beim Verkauf… in allen Phasen bietet das gestiegene (und weiter steigende) Datenvolumen deutliche Chancen, fundierter, schneller, zielgerichteter und damit erfolgreicher zu entscheiden. Da alle Stadien und Prozesse miteinander verknüpft sind und sich bedingen, sprechen die Beteiligten dem Datenfluss auch außerordentliche Wichtigkeit zu. Die Realität der Umsetzung sieht über weite Strecken jedoch anders aus.
Was läuft schief?
| Analoge Dokumentenbestände | Faxen oder Postversand? Daten können unmöglich fließen, wenn sie noch in Papierform vorliegen. Diese Einsicht hat sich schon verbreitet – dennoch verstecken sich nicht unerhebliche Mengen an Informationen in langen Aktenmetern im Keller. Diese analogen Quellen zu scannen, Daten zu extrahieren und zu sortieren ist der allererste Schritt in Richtung Branchendigitalisierung. Mit Services wie DELPHI von Architrave kann dies über weite Strecken übrigens schon automatisiert geschehen. |
| Datensilos | Auch wenn Daten vorliegen, heißt das nicht, dass sie reibungslos ausgetauscht werden können. Das gilt sowohl unternehmensübergreifend wie intern. Ein Unternehmen nutzt durchschnittlich vier Ablagesysteme[1]. Die meisten davon Insellösungen, die nicht in der Lage sind, miteinander zu reden. Obendrein befinden sich 54% des genutzten und benötigten Informationen NICHT in diesen Systemen – sondern beispielsweise im E-Mail Postfach oder in privat genutzten Cloud-Lösungen[2]. |
| Beharrungskräfte | Unternehmen der Bau- und Immobilienbranche sind über weite Strecken schon lange am Markt. Ihre Prozesse und Strukturen hatten zum Teil Jahrzehnte Zeit zu wachsen und sich zu entwickeln. Mit den gewohnten Abläufen wurde auch äußerst erfolgreich gewirtschaftet. Insofern ist die Skepsis, die der Digitalisierung entgegenschlägt, zumindest teilweise nachzuvollziehen. „Warum soll ich etwas ändern? Excel läuft doch!“ Dass dies zu kurz gedacht ist, wird erst langsam realisiert… |
| Mangelhafte Bedarfsanalysen | Oft scheitert die Digitalisierung im Bau- und Immobilienbereich auch daran, dass Unternehmen keine eingehende Bedarfsanalyse durchführen. Welche Prozesse würden am meisten von der Digitalisierung profitieren? Welche Personen sind davon betroffen? Wer ist für die Umsetzung verantwortlich? Wie wird der Erfolg der Maßnahmen gemessen? Bleiben Fragen wie diese unbeantwortet, verlaufen Bemühungen zur effizienteren Datennutzung schnell im Sand. |
| Zweifel an der Sinnhaftigkeit | Ein häufiges Gegenargument gegen die Digitalisierung am Bau und bei Immobilien ist, dass sie bei kleinen Projekten nicht den entstehenden Aufwand rechtfertigt. Das Gegenteil ist der Fall. Bereits beim Bau eines Durchschnittlichen Einfamilienhauses fallen mehrere hundert Punkte (Mängel, offene Leistungen, Fristen) an, die durch einen reibungslosen Datenfluss viel effizienter verarbeitet werden können. |
| Fehlende Standards | Um Informationen reibungslos von System A zu System B zu übertragen (oder von Unternehmen zu Unternehmen) braucht es Standards. Leerstelle, Komma oder Punkt als Tausendertrennzeichen? Qm, m2, Quadratmeter? Simple Beispiele. Aber schon an der einfachen Maßeinheit oder Schreibweise kann es scheitern, Daten eindeutig und für alle beteiligten Systeme lesbar auszutauschen. Das gilt natürlich auch für den eigentlichen Wert sowie für das Übertragungsformat und ggf. die Verschlüsselung. Mangelnde Standards hierfür sind der Grund, dass die meisten Daten im Immobilien Management noch per Hand von einem System in das andere übertragen werden. Umständlich, zeitaufwändig und fehleranfällig – im Durchschnitt ist einer von 300 Tastaturanschlägen falsch. |
| Fehlende Schnittstellen | Viele Anwendungen könnten miteinander „reden“, wenn sie über Schnittstellen verfügen würden. Besonders in älteren Softwareapplikationen ist so eine API (englisch für: Application Programming Interface) bisher jedoch nicht eingerichtet oder vorgesehen. |
Standards entwickeln
Die vielfältigen Bedürfnisse der Akteure in einem Standard zusammenzuführen ist ein schwieriges Unterfangen. Es gilt, viele unterschiedliche Anforderungen (und Befindlichkeiten) zu harmonisieren. Für ein Unternehmen bedeutet das auch, sich an einigen Stellen von den eigenen bewährten Modellen zu verabschieden und diese dem gemeinschaftlichen Standard unterzuordnen – zum Wohl der Branchendigitalisierung. Das fällt nicht jedem leicht. Einer der Hauptakteure ist in dieser Hinsicht die gif Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung e.V. Der Verein hat 2016 mit der Richtlinie zum Immobiliendaten-Austausch (gif-IDA) den Standardisierungsprozess eingeläutet. der Leitfaden markiert in einem Prozessmodellalle relevanten Prozesse, die einen Datenaustausch unter den Akteuren der Immobilienbewirtschaftung erfordern – inklusive definierter Datenfelder. Der gif-Musterindex gilt mittlerweile als maßgebliche Instanz für branchenweit einheitliches Datenmanagement. Veranstaltungen wie der Real Estate Data Summit werben innerhalb der Branche für die gif-Standards, schaffen Vertrauen und sorgen dafür, dass sich möglichst viele Marktteilnehmern zu den Standards bekennen.
API: Offen für Austausch
Neben Standards sind es intelligente Schnittstellen, die den Schlüssel zum Datenaustausch darstellen. Die sogenannten APIs bilden dabei die technologische Grundlage. Sie definieren, wie individuelle Systeme und Komponenten miteinander interagieren, wie und in welcher Form Daten ausgetauscht werden können. Zum erfolgreichen Einsatz einer API gehört die Bereitstellung einer detaillierten technischen Dokumentation, die Kunden und Entwicklern sämtliche Funktionen und notwendigen Parameter zur Verfügung stellt. Auch hier heißt es also, ein Stück weit die eigene Autonomie preiszugeben, um auch die technische Voraussetzung für einen effektiven Datenaustausch zu schaffen. Nur wenn APIs und deren Daten allgemein zugänglich sind, können alle davon profitieren. Die Vorteile liegen auf der Hand. Daten können einfach und in Echtzeit zwischen verschiedenen Software-Lösungen ausgetauscht werden. Ob Planupdates, Fotodokumentationen, Due Diligence-Berichte oder Bautagebücher: Alle relevanten Informationen zu Bau- und Immobilienprojekten stehen sofort zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. LESETIPP: So funktioniert die IT-Integration mit PlanRadar per REST API
Fazit: Digitalisierung ist immer ein Gemeinschaftsprojekt
Fehlende (oder unzureichende) Standards und Schnittstellen hemmen die Geschäftsentwicklung und stellen auf lange Sicht einen Wettbewerbsnachteil da. Ohne sie bleibt jede Kooperation, jede Transaktion, jeder Daten- oder Dokumentenaustausch eine umständliche und ressourcenintensive Angelegenheit. Es liegt in der Natur der Sache, dass Standards auf einer breiten Basis diskutiert, entwickelt und beschlossen werden müssen. Aus dem Grund sind fehlende Standards auch kein individuelles Versäumnis. Sie legen aber den Finger in die Wunde. Wenn die deutsche Immobilienwirtschaft hier nicht stärker kooperiert, schneller entscheidet und umsetzt, geht wichtige Zeit im globalen Wettbewerb verloren. PlanRadar und Architrave sind sich dieser Verantwortung bewusst und engagieren sich aktiv und umfänglich in der Erforschung, Diskussion und Verabschiedung von Standards. [1] M-Files „Intelligent Information Management“, https://www.m-files.com/Content/documents/en/res/whitepapers/2019-Intelligent-Information-Management-Benchmark-Report.pdf [2] M-Files „The Business Case for Information Management, https://www.m-files.com/Content/documents/en/res/ECM_Stats_White_Paper.pdf
